Digitale Signatur: der „Schlüssel“ für sichere und schnelle elektronische Transaktionen

Die digitale Signatur ist eine Lösung zur Authentifizierung und Unterzeichnung elektronischer Dokumente mittels Verschlüsselung. Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners und gewährleistet Datenintegrität und Nichtabstreitbarkeit nach der Unterzeichnung. In Vietnam hat sich die digitale Signatur zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen und Privatpersonen bei elektronischen Transaktionen entwickelt: Steuererklärungen, elektronische Rechnungsstellung, Vertragsunterzeichnung, Übermittlung von Verwaltungsunterlagen, Bankgeschäfte usw. Dieser Artikel erläutert anschaulich das Konzept, die Arten der digitalen Signatur, ihre praktischen Anwendungsmöglichkeiten, Registrierungsmethoden, Kosten, Sicherheitshinweise und gibt Empfehlungen für Unternehmen und Privatpersonen.

Was ist eine digitale Signatur und welchen Rechtswert hat sie?

Eine digitale Signatur ist ein elektronischer Wert, der mit elektronischen Daten (Texten, Dateien, Rechnungen usw.) verknüpft ist und mithilfe eines Public-Key-Verschlüsselungsalgorithmus (PKI) erstellt wird. Beim digitalen Signieren eines Dokuments generiert das System ein Schlüsselpaar (öffentlicher und privater Schlüssel). Der private Schlüssel wird vom Unterzeichner geheim gehalten, um die Signatur zu erstellen; der öffentliche Schlüssel dient der Überprüfung der Signatur und der Authentifizierung von Herkunft und Integrität des Dokuments.

Rechtlich gesehen besitzen digitale Signaturen in vielen Arten elektronischer Transaktionen denselben Authentifizierungswert wie handschriftliche Unterschriften und Siegel. Dies gilt insbesondere für die Unterzeichnung von Dokumenten, Verträgen und elektronischen Aufzeichnungen. Sie sind in vielen Steuerverfahren, Zollangelegenheiten, Anmeldungen, elektronischen Rechnungen und Online-Diensten obligatorisch bzw. anerkannt. Digitale Signaturen helfen den Vertragspartnern somit, die Herkunft einer Unterschrift nachzuweisen und Streitigkeiten darüber zu vermeiden.

Gängige Arten digitaler Signaturen

Digitale Signatur, die an das Gerät (Token/USB) angehängt ist: privater Schlüssel ist im USB-Token-Gerät gespeichert; zum Signieren muss der Token an das Gerät angeschlossen und die PIN eingegeben werden.

SIM-PKI-Digitalsignatur (digitale Signatur auf der SIM-Karte des Telefons): privater Schlüssel, der auf der SIM-Karte des Mobilfunkteilnehmers gespeichert ist; praktisch zum Signieren auf dem Telefon.

Digitale Signatur in der Cloud / elektronische digitale Signatur (E-Signatur auf einer Cloud-Plattform): Der private Schlüssel wird vom Anbieter in einer sicheren Umgebung (HSM) gespeichert. Der Nutzer signiert mittels Multi-Faktor-Authentifizierung (Passwort + OTP/biometrische Daten). Diese Form der Signatur erfreut sich aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und der Möglichkeit zur schnellen Signatur im Web und auf Mobilgeräten zunehmender Beliebtheit.

Spezialisierte/Drittanbieter-Digitalsignaturen: bereitgestellt von Anbietern von Zertifizierungsdiensten für digitale Signaturen mit Management- und Integrationsdienstleistungen für Unternehmen.

Praktische Anwendungen – wo können Ihnen digitale Signaturen helfen?

Steuern anmelden, elektronische Steuererklärungen einreichen, Steuererklärungen bei den Steuerbehörden einsehen und unterzeichnen.

Ausstellung und Unterzeichnung elektronischer Rechnungen (für viele Unternehmen obligatorisch).

Elektronische Unterzeichnung von Verträgen, Verwaltungsdokumenten, Berichten, Arbeitsverträgen und Kaufverträgen.

Transaktionen mit staatlichen Stellen (Online-Dienste der öffentlichen Hand), Unternehmensregistrierung, Einreichung von Angebotsunterlagen, Zollverfahren.

Elektronische Bankgeschäfte: Transaktionsauthentifizierung, Genehmigung großer Transaktionen, elektronische Dokumentensignatur.

Interne Unternehmensführung: Unterzeichnungs- und Genehmigungsverfahren, Genehmigung von Ausgaben, Buchhaltungsbelege, Speicherung rechtsgültiger elektronischer Dokumente.

Herausragende Vorteile der digitalen Signatur

Zeit sparen: Unterschreiben, austauschen, genehmigen direkt auf der elektronischen Plattform – kein Ausdrucken oder Zustellen erforderlich.

Kosteneinsparungen: Reduzierung der Kosten für Druck, Lagerung, Transport und Papierdokumentenverwaltung.

Transaktionen beschleunigen, E-Commerce: Fernsignaturfunktionen erweitern, grenzüberschreitende Transaktionen vereinfachen.

Sicherheit und Rechtmäßigkeit: Gewährleistet die Datenintegrität, authentifiziert die Unterzeichner; digital signierte Dokumente können in Streitigkeiten als Zeugen dienen.

Umweltfreundlich: Papierverbrauch reduzieren, Ressourcen schonen.

Automatische Integration: Einfache Anbindung an ERP-, CRM-, Buchhaltungssoftware und elektronische Rechnungssysteme.

Wie man digitale Signaturen registriert, ausstellt und verwendet (Überblick)

Wählen Sie einen seriösen Anbieter für digitale Signaturzertifizierungen. In Vietnam gibt es zahlreiche Anbieter, die digitale Signaturen für Unternehmen und Privatpersonen bereitstellen (Token-Dienste, SIM-PKI, Cloud-Signatur). Wählen Sie die für Ihre Bedürfnisse passende Lösung: Signatur am Computer (USB-Token), Signatur auf dem Smartphone (SIM-PKI) oder plattformübergreifende Signatur (Cloud).

Bereiten Sie folgende Dokumente vor: Rechtsdokumente (für Unternehmen) oder Personalausweis/CCCD/Reisepass (für Privatpersonen), Angaben zum Vertreter, Vollmachtsschreiben (falls erforderlich).

Antrag einreichen, Identität nachweisen: entweder direkt bei der Ausgabestelle oder, falls vom Lieferanten unterstützt, über den elektronischen KYC-Prozess.

Gerät empfangen oder Cloud-Dienst aktivieren: USB-Token empfangen oder SIM/App aktivieren, Schlüssel und Benutzerhandbuch empfangen; PIN/OTP einrichten.

Software/Treiber installieren: Installieren Sie den Token-Treiber und die Signatursoftware oder melden Sie sich beim Cloud-Signaturportal an, um Dokumente zu signieren.

Unterzeichnung & Speicherung: Dokumente werden mit der erforderlichen Methode unterschrieben; digitale Signatur- und/oder Zertifizierungsdateien werden auf einem elektronischen Speichersystem gespeichert, um den Abruf zu gewährleisten.

Referenzkosten

Unternehmen zahlen in der Regel eine Initialisierungsgebühr und eine jährliche Abonnementgebühr. Das Paket kann einen USB-Token, eine SIM-PKI oder eine Cloud-Signatur umfassen. Der Preis ist abhängig vom Anbieter, der Anzahl der benötigten Zertifikate und zusätzlichen Dienstleistungen (Integration, Support).

Privatkunden: Günstigere Tarife verfügbar; bei Verwendung einer PKI-SIM-Karte können diese der Mobilfunkrechnung hinzugefügt werden; Cloud-Signatur-Tarife sind pro Benutzer verfügbar.

(Die tatsächlichen Kosten variieren je nach Anbieter und Servicekonfiguration; Unternehmen sollten vor Vertragsabschluss mehrere Anbieter vergleichen.)

Risiken, Einschränkungen und Sicherheitsvorkehrungen

Verlust des privaten Schlüssels: Bei Verlust des USB-Tokens oder Missbrauch der SIM-Karte muss das Zertifikat umgehend gesperrt werden. Bewahren Sie Ihre PIN und Ihren OTP-Code stets sicher auf und geben Sie Ihren privaten Schlüssel niemals weiter.

Rechtmäßigkeit hängt von der Einhaltung der Vorschriften ab: Damit ein digital signiertes Dokument rechtlich anerkannt wird, müssen der Ausstellungs-, Authentifizierungs- und Zertifizierungsprozess den geltenden Normen und Vorschriften entsprechen.

Hinweis zur Kompatibilität: Einige Verwaltungs- und Bankensysteme haben eigene technische Anforderungen (Signaturformat, Zertifikatsgültigkeitsdauer, PKI-Standard). Bitte prüfen Sie vor dem Kauf die Kompatibilität mit Ihrer Software/Ihrem System.

Wartung & Datensicherung: Bei Cloud-Signaturen sollten Sie sich beim Anbieter nach Backup-Plänen, HSM-Sicherheit und SLA erkundigen; bei USB-Tokens sollten Sie mehrere gültige Kopien der Ausstellungsdatensätze aufbewahren (sichern Sie die privaten Schlüssel nicht an einem unsicheren Ort).

Mitarbeiterschulung: Fehler bei der Unterschrift (Unterzeichnung des falschen Dokuments) können Schaden verursachen; es bedarf einer Anleitung zu den Verfahren für Unterzeichnung, Archivierung und Überprüfung.

Empfehlungen für Unternehmen und Privatpersonen

Unternehmen: Ermitteln Sie Ihren Bedarf an Signaturen (Anzahl der Signaturen pro Tag, Signatur auf Mobilgeräten oder Desktop-Computern, Systemintegration) und wählen Sie den passenden Signaturtyp (Token bei hohen Sicherheitsanforderungen; Cloud-Signatur für mehr Komfort und API-Integration). Vergleichen Sie mindestens drei Anbieter hinsichtlich Sicherheit, Integrationsmöglichkeiten, Kundendienst und Preis. Definieren Sie interne Prozesse (wer signiert, speichert und verifiziert die Signaturen?).

Privat: Wenn Sie häufig Verträge unterzeichnen, Steuererklärungen abgeben oder Bankgeschäfte tätigen, sollten Sie aus praktischen Gründen eine digitale Signatur (PKI-SIM oder Cloud) verwenden. Bewahren Sie Ihre PIN/OTP sicher auf und ändern Sie Ihr Passwort regelmäßig.

Beides gilt: Vor der Unterzeichnung eines wichtigen Vertrags sollten die zu signierenden Daten sorgfältig geprüft werden; das Original mit der digitalen Signatur sollte an einem sicheren Ort aufbewahrt werden; das Zertifikat sollte sofort gesperrt werden, wenn der Verdacht besteht, dass es kompromittiert wurde.

Recht und Compliance: Wenn Sie Zweifel an der Rechtsgültigkeit in einem bestimmten Fall (Streitigkeit, besondere Transaktion) haben, konsultieren Sie einen Rechtsexperten, um sicherzustellen, dass die von Ihnen verwendete digitale Signatur und der Prozess den Beweisanforderungen vor Gericht oder einer zuständigen Behörde genügen.

Abschließen

Die digitale Signatur ist ein Schlüsselelement der digitalen Transformation und trägt dazu bei, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Sicherheit elektronischer Transaktionen zu erhöhen. Dank der Entwicklung von Cloud-Signaturen und SIM-PKI wird die Anwendung digitaler Signaturen immer komfortabler und eignet sich sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für Einzelnutzer. Um den Nutzen zu maximieren und Risiken zu minimieren, ist es jedoch notwendig, einen seriösen Anbieter zu wählen, den Ausstellungs-/Zertifizierungsprozess einzuhalten und ein striktes internes Management zu implementieren.

Quelle: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html