Datendigitalisierung: Verbesserung des Nutzens, der Sicherheit und des Wissenswerts von Bac Ninh

Die Digitalisierung von Daten ist nicht nur eine Geschichte der Transformation von Speichermethoden, sondern auch ein strategischer Schritt vorwärts im Wissensmanagement moderner Regierungen. In Bac Ninh führt die Digitalisierung historischer Archive zu klaren Ergebnissen: Mehr als 3,6 Millionen Seiten Dokumente wurden in elektronische Daten umgewandelt. Dies erleichtert Menschen und Organisationen die Suche, verkürzt die Bearbeitungszeit um ein Vielfaches und verbessert gleichzeitig die Sicherheit und Rechtsgültigkeit. Aus einem umfangreichen Papierarchiv hat Bac Ninh ein „digitales Wissenslager“ geschaffen – eine Plattform für E-Government, digitale Wirtschaft und digitale Gesellschaft im digitalen Zeitalter.

Musste man früher stundenlang in Papierform nach persönlichen Unterlagen, Verwaltungsentscheidungen oder Daten von Absolventen suchen, genügt heute ein paar Suchbegriffe und ein paar Minuten Arbeit, und das System liefert präzise, ​​vollständige und rechtsgültige Ergebnisse. Der Fall von Frau Nguyen Thi Thu Huong, Lehrerin an der Ngo Si Lien Secondary School, ist ein typisches Beispiel: Mit dem Suchbefehl „Entscheidung zur Beendigung des Praktikums von Frau Nguyen Thi Thu Huong“ war die Akte von 1993 in weniger als drei Minuten gefunden. Oder wie Frau Pham Thi Ngoc Ha, Lehrerin an der Ngoc Son Secondary School, die die Liste der Absolventen von 1969 bis 1985 mit nur wenigen Suchvorgängen fand.

Von 2022 bis 2024 hat das Innenministerium von Bac Ninh in Abstimmung mit einer Beratungseinheit die Software für elektronisches Archivmanagement eingeführt und dabei die Funktionen für Dateneingabe, Suche, Zugriffsberechtigung und Änderungsüberwachung perfektioniert. Mehr als 31.300 Datensätze, das entspricht 3,3 Millionen A4-Dokumentseiten, wurden digitalisiert, hauptsächlich Richtlinien und Verwaltungsdokumente des Volkskomitees der Provinz sowie von Abteilungen und Zweigstellen aus dem Zeitraum 1948–2014. Jedes Jahr greifen durchschnittlich mehr als eine Million Leser auf das System zu, wobei 1.500 Online-Dateinutzungen stattfinden, was die praktische Wirksamkeit des elektronischen Archivs unterstreicht.

Laut Dang Quang Son, Direktor des Bac Ninh Historical Archives Center No. 1, hilft die digitale Technologie, die Suchzeit im Vergleich zu früher um das 20- bis 30-fache zu verkürzen und gleichzeitig die Sicherheit dank Zugriffskontrolle, Benutzerautorisierung und Aufzeichnung des Änderungsverlaufs zu gewährleisten. „Jedes gefundene Dokument ist nicht nur ein Verwaltungsdokument, sondern auch Teil der bewahrten Erinnerung, hat wiederhergestellten Rechtswert und ist ein Beweis für die Wirksamkeit der digitalen Transformation“, betonte Son.

Aufbau einer digitalen Wissensbasis – Werterhalt

Das Projekt zur Digitalisierung von Archivdokumenten soll nicht nur die Arbeitsmethoden verbessern, sondern auch das Modell vom „traditionellen Archiv“ zum „modernen Wissensmanagement“ umgestalten. Ausgehend von einem separaten Dokumentenlager hat das Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 ein vernetztes Datenökosystem aufgebaut, in dem jedes Dokument, jede Resolution, jede offizielle Depesche und jede Beamtenakte nach Zeit, ausstellender Behörde, Fachgebiet und Thema markiert und verknüpft ist. Der Aufbau eines „Wissensarchivs“ hilft Nutzern, Informationen im Kontext zu nutzen und eröffnet die Möglichkeit, Daten zu analysieren, Statistiken zu erstellen und für vielfältige Zwecke anzuwenden: Verwaltung, Forschung, Bildung , Kultur und Recht.

Der Digitalisierungsprozess ist jedoch mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Manche Dokumente sind Jahrzehnte alt und in schlechtem Zustand, was das Scannen, Identifizieren und Korrigieren der Daten erschwert. Viele Dokumente verfügen nicht über Zusammenfassungen und haben kein einheitliches Format, was eine zeitaufwändige Bearbeitung erfordert. Auch die Genehmigung des Prozesses sowie die Bewertung und Abnahme digitalisierter Produkte gemäß den geltenden Vorschriften dauern lange, was den Fortschritt beeinträchtigt. Da sich der Speicherserver im Wissenschafts- und Technologieministerium befindet, wird die Nutzung bei Problemen mit der Übertragungsleitung vorübergehend unterbrochen. Bislang wurden nur etwa 75 % aller im Lager gespeicherten Dokumente digitalisiert (Stand 2020), obwohl das Zentrum jedes Jahr eine große Menge neuer Dokumente erhält.

Um diese Einschränkung zu überwinden und den Umfang weiter auszudehnen, hat das Volkskomitee der Provinz Bac Ninh das Projekt „Digitalisierung von Dokumenten im historischen Provinzarchiv für den Zeitraum 2025–2029“ mit einem Gesamtbudget von rund 23 Milliarden VND genehmigt. Ziel ist die Digitalisierung von weiteren 3,8 Millionen A4-Seiten an Verwaltungsdokumenten des Volkskomitees der Provinz sowie der Abteilungen und Zweigstellen. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Vervollständigung des gesamten digitalen Verwaltungsdatenlagers der Provinz und hin zum Modell „Elektronische Regierung – elektronische Speicherung – im Dienste elektronischer Bürger“.

Dem Plan zufolge wird das Innenministerium die Leitung bei der Umsetzung und Koordination mit relevanten Behörden und Einheiten übernehmen, um die Genauigkeit, Vollständigkeit und Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Das Bac Ninh Historical Archives Center Nr. 1 ist für die Auswahl seriöser Technologiepartner, die Organisation spezialisierter Digitalisierungsteams und die Förderung der Kommunikation verantwortlich, um die Bürger bei der Nutzung digitalisierter Daten zu unterstützen. Bis Mitte 2025 hat das Zentrum mehr als 330.000 Seiten an Dokumenten des Volkskomitees der Provinz und der Ministerien für Bildung und Ausbildung sowie Wissenschaft und Technologie digitalisiert und damit die Grundlage für die nächste Phase geschaffen.

Das Highlight des Bac-Ninh-Modells ist die Integration der digitalen Speicherinfrastruktur mit mehrschichtiger dezentraler Sicherheit. Das System ermöglicht nicht nur eine schnelle Suche, sondern verfolgt auch Zugriffsprotokolle, erkennt Anomalien und schützt Originaldaten umfassend. Dies ist ein wichtiges Kriterium im Rahmen der von der Regierung geförderten Nationalen Datenstrategie bis 2030, die von den Kommunen die Umstellung des Speichermodells von der „Dokumentenaufbewahrung“ auf „Datenbestandsverwaltung“ verlangt.

Aus einer breiteren Perspektive entwickelt Bac Ninh ein intelligentes Speichermodell, bei dem Daten aus der Vergangenheit zu einer Ressource für die Zukunft werden. Werden historische Dokumente digitalisiert, verknüpft und gesichert, dienen sie nicht nur der Verwaltungsarbeit, sondern bilden auch die Grundlage für analytische Anwendungen, Prognosen, Politikforschung und die Vermittlung lokaler Geschichte.

Insgesamt zeigt das Archivdigitalisierungsprojekt von Bac Ninh einen nachhaltigen Ansatz für die digitale Transformation, der nicht nur „Papier in Daten“ umwandelt, sondern „Dokumente in Wissen und Wissen in Werte“. Wenn der gesamte Prozess der Archivierung, Suche und Verwaltung von Aufzeichnungen automatisiert und transparent ist, bewahrt Bac Ninh nicht nur das lokale Verwaltungsgedächtnis, sondern schafft auch eine Datenplattform für eine intelligente Regierung, die Menschen und Unternehmen im digitalen Zeitalter effektiver unterstützt.

Zentrum für Wissenschafts- und Technologiekommunikation

Quelle: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm