Utilizar los datos del registro civil como sustituto de los documentos en papel en la gestión de procedimientos administrativos.

El Ministerio de Justicia acaba de emitir la Decisión n.º 3458/QD-BTP sobre la publicación de datos del registro civil y la guía para la conexión, explotación y uso de datos del registro civil en sustitución de documentos impresos en la resolución de procedimientos administrativos. Esta constituye una base jurídica importante para promover la transformación digital en el ámbito del registro civil, contribuyendo a la reducción del papeleo, la simplificación de procesos y la mejora de la eficiencia de los servicios para la ciudadanía.

Báo Tin Tức•11/12/2025

Pie de foto — Funcionarios del Centro de Servicios Administrativos Públicos del Distrito de Tan Lap ( Dak Lak ) guían a los residentes en los trámites administrativos. Foto: Nguyen Dung/TTXVN

De acuerdo con la Decisión, los datos de la base de datos del registro civil electrónico son aptos para su explotación y uso como sustitutos de los documentos en papel en los procedimientos administrativos, entre ellos: Acta de nacimiento/copia del acta de nacimiento, Extracto de nacimiento; Acta de matrimonio/copia del extracto de matrimonio, Certificado de estado civil; Extracto de defunción/Acta de defunción/copia del extracto de defunción.

Otros documentos del registro civil: Extractos de inscripción de cambios, correcciones y adiciones a actas del registro civil, redeterminación de etnia; Extractos de inscripción de reconocimiento de paternidad, maternidad y filiación; Certificado de inscripción de adopción; Extractos de inscripción de tutela, Extractos de inscripción de terminación de tutela, Extractos de inscripción de supervisión de tutela, Extractos de inscripción de nacimiento en el Registro Civil, Extractos de inscripción de matrimonio, Extractos de inscripción de divorcio, Extractos de otras actas del registro civil.

La explotación o el uso de los datos correspondientes contenidos en la base de datos del registro civil electrónico deben cumplir con las regulaciones sobre seguridad de la información, derechos de propiedad intelectual relacionados con los datos, privacidad, intercambio de datos y los principios y regulaciones sobre la gestión, conexión e intercambio de datos digitales entre organismos del sistema político. En particular, deben ser coherentes con el Marco de Arquitectura de Gobierno Electrónico de Vietnam y el Marco de Arquitectura de Gobierno Electrónico del Ministerio de Justicia .

Los campos de información compartidos en virtud de la Decisión n.º 3458 incluyen: información sobre el registro de nacimientos; información sobre el registro de defunciones; información sobre el registro de matrimonios; e información sobre la emisión de certificados de estado civil. Estos datos se comparten para su explotación y uso según el nivel de integridad de la base de datos, según lo estipulado en la Cláusula 1, Artículo 6, de la Resolución n.º 66.7/2025/NQ-CP, de 15 de noviembre de 2025, del Gobierno, sobre la reducción y simplificación de los trámites administrativos basados en datos.

La Decisión No. 3458 establece claramente que los Ministros, jefes de agencias de nivel ministerial y Comités Populares de provincias y ciudades bajo administración central son responsables de revisar y reestructurar el proceso de manejo de los procedimientos administrativos dentro del ámbito de la gestión estatal de sus respectivos sectores y campos; y los procedimientos administrativos bajo la autoridad de los Comités Populares a nivel provincial y comunal, basándose en la explotación de los datos en la base de datos del registro civil electrónico, utilizándolos para reemplazar los documentos en papel en el expediente para el manejo de los procedimientos administrativos bajo su autoridad según lo estipulado en el Artículo 7 de la Resolución No. 66.7/2025/NQ-CP.

El Ministerio de Justicia ha emitido un documento sobre la conexión, explotación y compartición de información entre la base de datos del registro civil electrónico y el sistema de información de resolución de procedimientos administrativos a nivel ministerial y provincial, junto con un apéndice en el que se describen algunos aspectos a tener en cuenta durante la implementación.

Otros datos contenidos en la Base de Datos Electrónica del Registro Civil incluyen: datos sobre cambios, correcciones y adiciones a los registros civiles; datos sobre el registro de paternidad, maternidad y filiación; datos sobre el registro de adopciones; datos sobre el registro de tutelas, datos sobre la terminación de la tutela y datos sobre el registro de la supervisión de la tutela. Estos datos pueden utilizarse para sustituir los documentos en papel en la tramitación de procedimientos administrativos por parte de ministerios, organismos ministeriales y comités populares provinciales y municipales.

El Ministerio de Justicia solicita que, antes de conectar y compartir datos, los ministerios, los organismos a nivel ministerial y los comités populares de las provincias y ciudades intercambien acuerdos escritos con el Ministerio de Justicia sobre el alcance, la forma y la estructura de la conexión de datos, las responsabilidades de las partes para garantizar la seguridad de la información y proteger la privacidad, los secretos personales y los secretos familiares según lo prescrito, y realicen pruebas antes de conectar oficialmente los sistemas.

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