¿Cuándo se considera original un documento con firma electrónica?

La Sra. Ngan también quiere saber si las empresas en Vietnam pueden usar esta factura y conservar solo la versión en PDF, sin necesidad de una copia en papel con una firma nueva.

En caso de que una empresa extranjera emita una factura, envíe una versión en PDF con firma electrónica a una empresa vietnamita y dicha firma electrónica sea autenticada por una organización en ese país (equivalente a una firma electrónica especializada y garantizada, una firma digital en Vietnam), ¿puede la empresa vietnamita utilizar esta factura y solo necesita conservar la versión en PDF?

De acuerdo con los artículos 10, 23, 25 y 26 de la Ley de Transacciones Electrónicas, la empresa de la Sra. Ngan entiende que, en el caso de transacciones con socios extranjeros, para que la firma electrónica de estos cumpla con las disposiciones mencionadas, el socio debe registrarla ante el Ministerio de Ciencia y Tecnología . Solo entonces tendrá la misma validez legal que una copia en papel. La Sra. Ngan preguntó: ¿Es correcta la interpretación de su empresa?

Según el artículo 27 de la Ley de Transacciones Electrónicas, las firmas electrónicas extranjeras y los certificados de firma electrónica extranjeros aceptados en transacciones internacionales son firmas electrónicas extranjeras y certificados de firma electrónica extranjeros de organizaciones e individuos extranjeros no presentes en Vietnam, válidos en mensajes de datos enviados a organizaciones e individuos vietnamitas.

La Sra. Ngan preguntó si la expresión «no presente en Vietnam» debe ajustarse a la definición de la ley de inversiones y comercio. De ser así, en el caso de una empresa extranjera con presencia en Vietnam mediante una oficina de representación, inversión de capital, etc., ¿es aplicable la normativa del artículo 27 mencionado anteriormente?

Respecto a este asunto, el Ministerio de Ciencia y Tecnología respondió lo siguiente:

El artículo 10 de la Ley de Transacciones Electrónicas estipula los requisitos para que los mensajes de datos tengan el mismo valor que el original:

"1. Se garantiza que la información en un mensaje de datos se mantendrá intacta desde el momento en que se genera por primera vez como un mensaje de datos completo.

La información contenida en un mensaje de datos se considera intacta cuando no ha sido modificada, excepto por los cambios de formato que se produzcan durante el proceso de envío, almacenamiento o visualización del mensaje de datos.

2. La información contenida en el mensaje de datos es accesible y utilizable en su totalidad.

Un mensaje de datos que cumpla con lo dispuesto en el artículo 10 tendrá el mismo valor que el original.

La Ley de Transacciones Electrónicas estipula que una firma electrónica es una firma creada en forma de datos electrónicos adjuntos o combinados lógicamente con un mensaje de datos para confirmar la identidad del firmante y afirmar su aceptación del mensaje de datos.

El uso de firmas electrónicas por parte de empresas vietnamitas (facturas en formato PDF y firma en archivos PDF mediante la función de arrastrar y soltar imágenes de firma) constituye otra forma de confirmación por medios electrónicos que no se considera una firma electrónica. Esto no garantiza el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley de Transacciones Electrónicas.

El artículo 13 de la Ley de Transacciones Electrónicas estipula que, en los casos en que la ley exija el almacenamiento, este podrá realizarse en forma de mensajes de datos cuando se cumplan los requisitos del apartado 1 del artículo 13 de la Ley de Transacciones Electrónicas; en los casos en que la ley disponga otra cosa, las organizaciones y los particulares podrán optar por almacenarlos en forma de documentos en papel o en forma de mensajes de datos.

Los socios extranjeros no están obligados a registrar sus firmas electrónicas en Vietnam.

"De acuerdo con los artículos 10, 23, 25 y 26 de la Ley de Transacciones Electrónicas, la empresa de la Sra. Ngan entiende que, en el caso de transacciones con socios extranjeros, para que la firma electrónica del socio extranjero cumpla con las disposiciones anteriores, el socio debe registrar la firma electrónica ante el Ministerio de Ciencia y Tecnología; solo entonces se considerará que tiene el mismo valor legal que una copia en papel."

La interpretación anterior no es del todo correcta. En las transacciones internacionales, las partes pueden acordar el uso de firmas electrónicas extranjeras o certificados de firma electrónica extranjeros. En consecuencia, el artículo 27 de la Ley de Transacciones Electrónicas estipula que las firmas electrónicas extranjeras y los certificados de firma electrónica extranjeros se aceptan como firmas electrónicas extranjeras y certificados de firma electrónica extranjeros de organizaciones y personas extranjeras no presentes en Vietnam, con efecto sobre los mensajes de datos enviados a organizaciones y personas vietnamitas; las organizaciones y personas eligen y son responsables de su aceptación.

Por lo tanto, no es necesario registrarse en el Ministerio de Ciencia y Tecnología a menos que sea obligatorio.

El concepto de «ausencia en Vietnam» está específicamente regulado en las leyes de inversión, comercio y empresas, y se entiende y aplica de forma general, salvo que la Ley de Transacciones Electrónicas disponga otra cosa. Dicha ley no contiene ninguna regulación al respecto. Por lo tanto, el concepto se aplica de conformidad con las leyes de inversión, comercio y empresas.

En caso de que una empresa extranjera tenga presencia en Vietnam conforme a la ley de comercio y empresas, la firma electrónica extranjera de esta empresa no estará sujeta a las disposiciones de la Cláusula 1, Artículo 27 de la Ley de Transacciones Electrónicas.

Chinhphu.vn

Fuente: https://baochinhphu.vn/khi-nao-van-ban-co-chu-ky-eien-tu-duoc-coi-nhu-ban-goc-102250929115014287.htm