تحول دیجیتال منابع انسانی: «گلوگاه» در نرم‌افزار نیست

در حالی که تحول دیجیتال کلید بهبود بهره‌وری مدیریت محسوب می‌شود، بسیاری از کسب‌وکارهای ویتنامی هنوز بین نرم‌افزار و کاغذبازی، بین داده‌ها و عادات قدیمی در کشمکش هستند. فناوری سرمایه‌گذاری می‌شود اما نیروی کار را آزاد نمی‌کند و حتی فشار بیشتری را برای بخش منابع انسانی (HR) ایجاد می‌کند.

کسب‌وکارها در ماه‌های پایانی سال نیاز به استخدام کارگران زیادی دارند.

فناوری هنوز به کسب و کارها نرسیده است

سال‌هاست که از تحول دیجیتال در منابع انسانی به عنوان یک روند اجتناب‌ناپذیر یاد می‌شود، اما وقتی در عمل اجرا می‌شود، با موانع زیادی روبروست. در بسیاری از شرکت‌ها، نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی خریداری می‌شود، سیستم‌های داده راه‌اندازی می‌شوند، اما فرآیندهای کاری قدیمی به همان شکل باقی می‌مانند و باعث می‌شوند کار نه تنها کاهش نیابد، بلکه دو برابر شود.

در یک شرکت متخصص در تولید قطعات خودرو در منطقه پردازش صادرات تان توآن (شهر هوشی مین )، خانم مین تی، مدیر منابع انسانی شرکت، گفت که این شرکت سه سال است که نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی دارد، اما همه سوابق هنوز باید به صورت موازی روی کاغذ ذخیره شوند. هر ماه، بخش منابع انسانی باید ده‌ها پرونده استعفا، استخدام‌های جدید، ارزیابی‌های آزمایشی، ثبت زمان، مزایا و غیره را پردازش کند، اما داده‌های وارد شده در نرم‌افزار فقط برای «مقایسه» است و تصمیم نهایی هنوز بر اساس کاغذ است.

خانم مین تی اضافه کرد: «در گذشته، انجام این کار به صورت دستی سخت بود، اما اکنون با وجود نرم‌افزار، ما هنوز هم باید آن را به صورت دستی انجام دهیم زیرا از اشتباه کردن می‌ترسیم. بنابراین دو برابر سخت‌تر است.»

خانم نگوین ها، کارمند منابع انسانی شرکت هانوان لیمیتد در تان بین، گفت که این شرکت می‌خواست دیجیتالی شود، اما برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، نرم‌افزار ارزان‌قیمت با قابلیت‌های محدود را انتخاب کردند که به سیستم ثبت زمان و حقوق و دستمزد متصل نبود و باعث می‌شد کارمندان مجبور شوند داده‌ها را دو بار به صورت دستی وارد کنند.

علاوه بر این، رهبران شرکت هنوز به مدیریت بر اساس احساسات عادت دارند، «دوست دارند برای تعیین تکلیف به چهره‌ها نگاه کنند»، بنابراین گزارش‌های فناوری فقط جنبه تشریفاتی دارند. خانم ها می‌گوید: «رئیس هنوز به کاغذبازی بیشتر از نرم‌افزار اعتقاد دارد، بنابراین سیستم دیجیتال فقط برای ارائه است.»

کارگران هنوز هم هنگام انجام مراحل اداری عمومی باید روی کاغذ اظهارنامه ارائه دهند.

به همین ترتیب، آقای نگوین ترونگ دای، مدیر منابع انسانی شرکت کاغذ دای تان، گفت که هنگام تحول دیجیتالی، کسب‌وکارها در استخدام پرسنل باتجربه با مشکل مواجه می‌شوند. اگرچه پروفایل‌ها در شبکه‌های اجتماعی و پلتفرم‌های استخدام فراوان هستند، اما این اطلاعات معتبر نیستند.

آقای ترونگ دای افزود: «بسیاری از افراد سوابق بسیار خوب و عناوین شغلی چشمگیری دارند، اما وقتی شروع به کار می‌کنند، ظرفیت واقعی آنها تنها حدود ۴۰٪ است. همچنین تأیید محل کار قبلی آنها دشوار است زیرا شرکت‌ها اغلب داده‌های پرسنلی را با یکدیگر به اشتراک نمی‌گذارند.»

طبق گزارش ABeam Consulting، اگرچه ۶۸ درصد از شرکت‌های ویتنامی قصد دارند در یک سیستم مدیریت منابع انسانی (HRIS) سرمایه‌گذاری کنند، اما اکثر آنها هنوز با استفاده از اکسل، با داده‌های پراکنده و فاقد ارتباط، مدیریت می‌کنند. این امر باعث می‌شود فناوری نه نقش حمایتی، بلکه بار اضافی باشد. این داستان‌ها نشان می‌دهند که بزرگترین مشکل، کمبود فناوری نیست، بلکه این واقعیت است که افراد روش کار خود را تغییر نداده‌اند، فرآیندها بازسازی نشده‌اند، داده‌ها استاندارد نشده‌اند و رهبران، سیستم عامل دیجیتال را به طور کامل توانمند نکرده‌اند.

برای خدمت به مردم، طرز فکرتان را تغییر دهید

موضوع تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی باید از منظر استراتژیک بررسی شود. طبق گزارش بانک جهانی، ۶۳ درصد از کسب‌وکارهای جنوب شرقی آسیا در استخدام پرسنل با مهارت‌های مناسب مشکل دارند. در کنار آن، نرخ تغییر شغل در ویتنام همچنان ۲۰ تا ۲۵ درصد در سال است که بالاترین میزان در بین پرسنل جوان است. این نشان می‌دهد که حفظ افراد نه تنها به حقوق یا مزایا مربوط می‌شود، بلکه به محیط کار، فرهنگ و مکانیسم توسعه شغلی نیز بستگی دارد.

خانم ون هوانگ، نماینده شرکت مشاوره ABeam، برای حل مشکل به‌کارگیری فناوری دیجیتال در مدیریت منابع انسانی، پیشنهاد داد که کسب‌وکارها می‌توانند مدل سبد منابع انسانی را به‌کار گیرند. این مدلی است که افراد را به عنوان دارایی‌های سرمایه‌گذاری در نظر می‌گیرد. کسب‌وکارها به جای صرفاً ذخیره‌سازی سوابق و ارزیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، فقط باید یک سیستم داده مرکزی در مورد مهارت‌ها، ظرفیت، هزینه‌های آموزش و برنامه‌ریزی جانشینی ایجاد کنند. این نرم‌افزار نیست، بلکه راهی برای سازماندهی مجدد تفکر مدیریت منابع انسانی است.

بر این اساس، برخی از سازمان‌ها در ویتنام نیز هنگام استفاده از این مدل، اثربخشی خود را نشان داده‌اند. به عنوان مثال، Techcombank از داده‌های منابع انسانی برای پیش‌بینی نیازهای ظرفیت استفاده می‌کند و از این طریق به طور سیستماتیک برنامه‌ریزی جانشینی را انجام می‌دهد و نرخ ترک خدمت کارمندان جوان را 30٪ کاهش می‌دهد. شرکت JUKI ویتنام برنامه "Smart Factory HR" را مستقر کرد و داده‌های 5000 کارمند را در زمان واقعی با سیستم SAP SuccessFactors استانداردسازی کرد و به کاهش خطاها و افزایش شفافیت در ارزیابی کمک کرد...

استفاده از فناوری دیجیتال به کاهش حجم کار و افزایش قابلیت‌های مدیریتی کمک می‌کند.

خانم هوانگ ون افزود: «آینده منابع انسانی در ارتباط بین افراد - داده‌ها - استراتژی نهفته است. افراد منابع انسانی دیگر فقط متصدیان پرونده نیستند، بلکه رهبران تغییر هستند که از داده‌ها برای پیش‌بینی نیازهای منابع انسانی و توسعه تیم‌ها استفاده می‌کنند.»

از دیدگاه مدیریت دولتی، دانشیار دکتر تران ون مین، متخصص مدیریت دولتی، آکادمی ملی مدیریت دولتی، معتقد است که تحول دیجیتال تنها زمانی مؤثر است که با اصلاح فرآیند همراه باشد. اگر فقط نرم‌افزار به فرآیند قدیمی اضافه شود، هیچ تفاوتی با رانندگی با ماشین در جاده‌ای روستایی ندارد. قبل از دیجیتالی شدن، استانداردسازی فرآیند، تعریف واضح مسئولیت‌ها، آموزش کاربران و به ویژه ایجاد اعتماد به داده‌ها ضروری است. فناوری فقط یک وسیله است، مردم نیروی محرکه هستند. برای تحول مؤثر دیجیتال، کسب‌وکارها باید تحول دیجیتال را به صورت مرحله‌ای انجام دهند، در یک بخش آزمایش کنند، سپس به جای اجرای گسترده، بر اساس بازخورد و تنظیمات عملی گسترش دهند.

طبق گزارش انجمن کسب و کار شهر هوشی مین، پس از ادغام مرزهای اداری، بسیاری از پرونده‌های ثبت کسب و کار و زمین به دلیل نرم‌افزارهای ناقص مدیریت عمومی، کمبود کارکنان و عملیات ناهماهنگ به تأخیر افتادند. میزان تأخیر در پرونده‌ها تا ۴۱ درصد است که نشان می‌دهد حتی بخش دولتی، که تحول دیجیتال در آن به شدت در اولویت قرار دارد، نمی‌تواند از وضعیت «نرم‌افزار بدون انسان» فرار کند.

بنابراین، تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی داستان نرم‌افزار قوی یا ضعیف نیست، بلکه داستان سازماندهی مجدد نحوه مدیریت افراد توسط کسب‌وکارها است. فناوری تنها زمانی واقعاً ارزشمند است که به کاهش بار، افزایش بهره‌وری و ایجاد یک محیط کاری شفاف کمک کند، نه اینکه همه چیز را پیچیده‌تر کند. برای تحول دیجیتال موفقیت‌آمیز، اولین چیزی که باید تغییر کند، طرز فکر و اعتماد به داده‌ها است.

منبع: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm