مقامات بخش و بخش شهر هوشی مین نسخه‌هایی را امضا و تأیید می‌کنند: کاهش فشار

سازوکار اعطای مجوز به کارمندان دولت برای امضا و تأیید رونوشت‌ها، به کوتاه شدن زمان پردازش اسناد، کاهش حجم کار مدیران و افزایش رضایت مردم کمک می‌کند.

در بسیاری از بخش‌ها و کمون‌های شهر هوشی مین، تصویر افرادی که در صف‌های طولانی منتظر امضای هر مجموعه از اسناد تأیید شده توسط رهبران هستند، تقریباً از بین رفته است. در عوض، کارمندان دولت مجاز به امضا و بازگرداندن نتایج درست در پیشخوان پذیرش هستند. این تغییرات ناشی از اجرای قطعنامه 29/2025 شورای خلق شهر هوشی مین است که وظایف و اختیارات روسای کمیته‌های مردمی در سطح کمون را که به کارمندان دولت اجازه انجام وظایف قضایی را می‌دهند، تنظیم می‌کند.

اعطای قدرت بیشتر به کارمندان دولت نه تنها به کوتاه شدن زمان پردازش اسناد کمک می‌کند، بلکه حجم کار را نیز کاهش می‌دهد و شرایطی را برای رهبران بخش و بخش ایجاد می‌کند تا بر کار مدیریتی تمرکز کنند و رضایت مردم و مشاغل را به ارمغان بیاورند.

کارکنان مرکز خدمات مدیریت عمومی کمون با دیم، افراد را برای تکمیل مدارک راهنمایی می‌کنند. عکس: بائو فونگ

درجا امضا کنید، افراد اسناد را تنها پس از چند دقیقه دریافت می‌کنند

با دیم با جمعیتی بالغ بر ۲۰۴۰۰۰ نفر، پس از سازماندهی مجدد، یکی از پرجمعیت‌ترین کمون‌های شهر هوشی مین است، بنابراین حجم پرونده‌های پردازش‌شده روزانه همیشه بسیار زیاد است.

آقای لو وان جیائو که در ردیف انتظار نشسته بود، با دقت پرونده درخواست خود را ورق می‌زد و گهگاهی به تابلوی الکترونیکی نگاه می‌کرد تا نوبتش برسد. وقتی نامش خوانده شد، به سرعت به سمت پیشخوان پذیرش رفت تا نسخه‌های محضری شده را دریافت کند. مأمور آن را بررسی کرد، اطلاعات را تأیید کرد، سپس پرونده را به آقای نگوین ون هائو، معاون مدیر مرکز خدمات اداری کمون، که مستقیماً پشت میز مشغول امضا بود، تحویل داد. تنها چند دقیقه بعد، مهر قرمز روی کاغذ چاپ شد و پرونده کامل شد.

آقای جیائو اظهار داشت: «از زمان ارسال درخواست تا دریافت آن، فقط حدود ۱۵ دقیقه طول می‌کشد که عمدتاً منتظر نوبت خود هستید، اما پردازش آن بسیار سریع است.»

چند ردیف آن طرف‌تر، آقای هو ون تان هم برای تأیید درخواست کار خود آمده بود. وقتی نامش برای دریافت نتایج خوانده شد، درخواست مهر شده را پس گرفت و کارکنان او را برای آخرین بار برای بررسی اطلاعات راهنمایی کردند. آقای تان گفت: «حالا انجام کارهای اداری بسیار آسان‌تر از قبل به نظر می‌رسد. کارکنان دستورالعمل‌های واضحی ارائه دادند، کار به سرعت انجام شد، دیگر نیازی به انتظار یا رفت و برگشت‌های مکرر مانند قبل نبود.»

در گوشه‌ای از مرکز خدمات مدیریت عمومی بخش تان سون نات، آقای تای ترونگ وو، کارمند دولت این مرکز، در حال بررسی و تأیید دو مجموعه از مدارک درخواست کار و مدرک دانشگاهی آقای له مین (ساکن بخش تان سون نات) است. آقای مین گفت: «قبلاً، هنگام مراجعه برای صدور گواهینامه، مجبور بودیم مدت زیادی منتظر بمانیم، گاهی اوقات پس از ارائه مدارک، نمی‌دانستیم رئیس چه زمانی امضا خواهد کرد. اکنون، کارمندان دولت مستقیماً در پیشخوان امضا می‌کنند و این کار کمتر از 10 دقیقه طول می‌کشد.»

آقای تران نگوک دانگ خوآ، نماینده شرکتی در بخش تان سون نهات، ۱۶ مجموعه سند برای تأیید آورده بود. او اظهار داشت که شرکت اغلب مجبور است رویه‌هایی را برای کپی کردن و تأیید اسناد انجام دهد، بنابراین با این فرآیند کاملاً آشنا است. آقای خوآ گفت: «اخیراً دیده‌ام که کارکنان بسیار انعطاف‌پذیر کار می‌کنند، کارها را به سرعت انجام می‌دهند و در عین حال با دقت بررسی می‌کنند و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا در زمان زیادی صرفه‌جویی کنند.»

آقای هوین هو لیم، معاون مدیر مرکز خدمات مدیریت عمومی بخش بین دونگ، اسناد محضری و گواهی شده را امضا کرد. عکس: بائو فونگ

فرآیند سریع و روان

در بخش بین دونگ، از اواسط سپتامبر، روسای بخش به آقای هوین هو لیم، معاون مدیر مرکز خدمات مدیریت عمومی، اختیار داده‌اند تا مستقیماً نتایج چهار مرحله اداری، عمدتاً تأیید کپی از اصل و تأیید امضا روی اسناد، را امضا و ارسال کند.

آقای لیم گفت که طبق روند قبلی، کارمندان دولت اسناد را دریافت می‌کردند، سپس آنها را بررسی، مقایسه و برای امضا و بازگرداندن نتایج به رهبران کمیته مردمی بخش ارائه می‌دادند، بنابراین زمان پردازش طولانی بود. از زمانی که اجازه امضا مستقیم به آنها داده شده است، پردازش بسیار سریع‌تر شده است.

او با بیان اینکه تمرکززدایی جسورانه‌ی رهبران از قدرت به زیردستان نه تنها به کاهش فشار بر بخش کمک می‌کند، بلکه رضایت مردم را نیز به همراه دارد، گفت: «به طور متوسط، من هر روز نزدیک به ۱۳۰ سند امضا می‌کنم. بسیاری از مردم فقط باید چند دقیقه صبر کنند تا نتایج را ببینند.»

آقای تای ترونگ وو، کارمند دولت مرکز خدمات اداری عمومی بخش تان سون نات، اسناد محضری و گواهی شده را از مردم دریافت می‌کند. عکس: بائو فونگ

آقای تای ترونگ وو، کارمند قضایی مرکز خدمات اداری عمومی بخش تان سون نات، نیز مجاز به امضا و بازگرداندن اسناد محضری و گواهی‌شده بود. آقای وو که سال‌ها در اداره دادگستری ناحیه تان بین (سابق) کار کرده بود، به وضوح فشار این شغل را درک می‌کرد. او به یاد می‌آورد: «در گذشته، وقتی مجوز نداشتیم، همه اسناد باید برای امضا به رهبران ارائه می‌شدند. وقتی رهبران در جلسات بودند، ما باید به اتاق جلسه می‌رفتیم یا منتظر می‌ماندیم و این باعث می‌شد مردم مدت زیادی منتظر بمانند.»

از زمان مجاز شدن، آقای وو می‌تواند به محض دریافت مدارک افراد، آنها را بررسی کند. او گفت: «بسیاری از افرادی که قبلاً برای تأیید مدارک مراجعه می‌کردند، از اینکه اکنون تکمیل این فرآیند فقط چند دقیقه طول می‌کشد، شگفت‌زده شده‌اند.»

با وجود تعداد زیاد اسناد، آقای وو همچنان به شدت از مقررات مربوط به تأیید فقط در صورت وجود نسخه اصلی برای مقایسه پیروی می‌کرد و اگر اسناد الزامات را برآورده نمی‌کردند، برای جلوگیری از خطا، توضیح می‌داد و درخواست اسناد اضافی می‌کرد.

در مرکز خدمات مدیریت عمومی کمون با دیم، پیشخوان ثبت اسناد رسمی هر روز ۲۰۰ تا ۲۵۰ سند دریافت می‌کند و در هفته‌های اوج، این تعداد به بیش از ۲۰۰۰ سند در هفته می‌رسد. اجازه دادن به رهبران کمون برای اعطای اختیار به کارمندان دولت برای امضا و ارسال مستقیم نتایج، نتایج روشنی را به همراه داشته است.

پیش از این، از ابتدای اکتبر، با اجرای قطعنامه ۲۹/۲۰۲۵ شورای خلق شهر هوشی مین و راهنمایی وزارت دادگستری، رهبران کمون شش مورد از مفاد گواهی محضری و صدور گواهینامه را به معاون مدیر مرکز خدمات مدیریت عمومی و معاون رئیس دفتر شورای خلق - کمیته خلق کمون - برای امضا از طرف خود، مجاز کردند.

آقای نگوین ون هائو، معاون مدیر مرکز خدمات مدیریت عمومی کمون با دیم (تصویر سمت راست)، کپی‌های تأیید شده اسناد را امضا کرده و به مردم بازمی‌گرداند. عکس: بائو فونگ

آقای نگوین ون هائو، معاون مدیر مرکز خدمات مدیریت عمومی کمون با دیم، گفت که در روزهایی که به او محول شده بود، تقریباً پشت باجه کپی و صدور گواهینامه "گیر" می‌کرد. آقای هائو اظهار داشت: "از زمانی که ترتیب امضای سرکار توسط رهبران داده شده است، تکمیل یک پرونده به جای نیم ساعت مانند قبل، فقط ۵ تا ۱۰ دقیقه طول می‌کشد. دیگر خبری از انتظار یا ازدحام نیست."

اگرچه حجم کار افزایش یافته است، آقای هاو هنوز روحیه کار مداوم را حفظ کرده تا از انباشت اسناد جلوگیری کند. برای موارد دشوار یا پیش‌آمده، او بلافاصله با بخش حرفه‌ای مشورت می‌کند تا در مورد مسیر رسیدگی به توافق برسد و به افراد کمک می‌کند تا به وضوح درک کنند و از رفت و آمد مکرر جلوگیری شود.

آقای تران مین توان، معاون رئیس دفتر شورای خلق - کمیته خلق کمون با دیم، که مجاز به امضای اسناد بود، گفت که این مجوز کاملاً منطقی است. او سال‌ها تجربه دارد و قبل از این توافق، سمت رئیس کمیته خلق کمون را بر عهده داشته است، بنابراین امضای اسناد از نظر مهارت‌های حرفه‌ای دشوار نیست، اما چالش در زمان نهفته است. او گفت: «من دو روز در هفته برای امضای نسخه‌ها و تأیید آنها تعیین شده‌ام. گاهی اوقات ده‌ها پرونده وجود دارد که باید طبق مهلت مقرر طبقه‌بندی و اولویت‌بندی شوند تا از تأخیر برای مردم جلوگیری شود.»

فضای کاری در مرکز خدمات مدیریت عمومی بخش تان سون نات شلوغ و پرجنب‌وجوش بود. عکس: بائو فونگ

فرد مناسب را به شغل مناسب واگذار کنید

آقای نگوین تان دان، نایب رئیس کمیته مردمی بخش تان سون نات، در گفتگو با روزنامه حقوقی شهر هوشی مین ، گفت که از ابتدای ماه اکتبر، پس از دریافت دستورالعمل از وزارت دادگستری، این بخش مجوز پنج مورد مربوط به گواهی محضری و صدور گواهینامه را به دو کارمند دولت از مرکز خدمات مدیریت عمومی اعطا کرده است.

به گفته آقای دان، انتخاب افسران مجاز با دقت بسیار زیادی انجام شد و اولویت با کسانی بود که هر روز مستقیماً به مردم خدمت می‌کنند، روند کار را درک می‌کنند و تخصص و مهارت‌های محکمی دارند. آقای دان گفت: «دو افسر انتخاب شده هر دو در واحدهای قبلی خود مشاغل مشابهی داشتند، بنابراین ما کاملاً مطمئن هستیم.»

نماینده بخش تان سون نهات همچنین گفت که برای اینکه اصلاحات اداری واقعاً مؤثر باشد، نه تنها لازم است در مرحله مجوز متوقف شویم، بلکه سازمان‌ها و واحدها نیز باید الزام به تأیید اسناد غیرضروری را محدود کنند.

آقای نگوین تان دانه گفت: «بسیاری از مکان‌ها هنوز مردم را مجبور می‌کنند که از تمام اسناد، کپی برابر اصل تهیه کنند، در حالی که طبق مقررات، فقط یک کپی به همراه اصل برای مقایسه کافی است. اگر از داده‌های الکترونیکی بهره ببریم و آنها را از طریق CCCD یا VNeID جستجو کنیم، در زمان افراد صرفه‌جویی زیادی خواهد شد.»

آقای نگوین توان آن، رئیس کمیته مردمی کمون با دیم، گفت که اجرای سازوکار مجوزدهی تغییر آشکاری ایجاد کرده است، هم فشار بر رهبران را کاهش داده و هم زمان انتظار مردم را به طور قابل توجهی کوتاه کرده است. برای تضمین کارایی و مسئولیت‌پذیری، کمون معیارهایی را برای انتخاب مقامات مجاز تعیین می‌کند که باید از بین مقامات مدیریتی با تجربه در این زمینه باشند.

با این حال، به گفته آقای توان آن، به دلیل حجم بالای اسناد، دو مقام منصوب شده برای این مرجع، معاون مدیر مرکز خدمات مدیریت عمومی و معاون رئیس دفتر شورای خلق - کمیته خلق کمون، نیز مجبور بودند تقریباً تمام روز کار کنند تا از پیشرفت کار اطمینان حاصل شود. آقای توان آن اطلاع داد: «سپس کمون تصمیم گرفت با چرخش بین رئیس، دو معاون رئیس، معاون رئیس دفتر و معاون مدیر مرکز، هر فرد مسئول امضا را یک روز در هفته تعیین کند.»

رئیس کمون با دیم همچنین گفت که فشار در کار صدور گواهینامه فعلی نه تنها از حجم اسناد ناشی می‌شود، بلکه از سوی بسیاری از آژانس‌ها و سازمان‌هایی نیز هست که هنوز از مردم می‌خواهند اسنادی را که واقعاً ضروری نیستند، کپی و تأیید کنند. او پیشنهاد داد: «من فکر می‌کنم بررسی مقررات برای کاهش رویه‌ها و جلوگیری از اتلاف وقت و تلاش مردم ضروری است.»

۱۴ محتوای مجاز

طبق قطعنامه ۲۹/۲۰۲۵ شورای خلق شهر هوشی مین که در پایان ماه اوت تصویب شد، رئیس کمیته خلق در سطح بخش مجاز است به کارمندان دولت کمیته خلق در سطح بخش اجازه دهد ۱۴ ماده در حوزه قضایی را اجرا کنند.

تا ۱۸ اکتبر، اداره دادگستری شهر هوشی مین سندی را منتشر کرد که دستورالعمل‌های دقیقی در مورد اجرای مجوز ارائه می‌داد. رئیس کمیته مردمی کمون، بر اساس نیازهای افراد، سازمان‌ها و رویه‌های محلی، بررسی و تصمیم می‌گیرد که به یک یا چند کارمند دولت اجازه دهد وظایف تأیید رونوشت از اصل و تأیید امضا را انجام دهند.

در خصوص تأیید قراردادها و معاملات، رئیس کمیته مردمی در سطح بخش، با اطمینان از استانداردها و شرایط کافی برای انجام وظیفه مانند صلاحیت‌ها، ظرفیت حرفه‌ای، تخصص، تجربه، توانایی اتصال به پایگاه داده برای مشاهده تاریخچه معاملات کارمندان دولت، مسئولیت‌های قانونی و غیره، مجوز لازم برای انجام این کار را بررسی و تصمیم‌گیری خواهد کرد. برای مناطقی که اختیار تأیید قراردادها و معاملات را به سازمان‌های دفتر اسناد رسمی واگذار کرده‌اند، مجوزی صادر نمی‌شود.

*****

دولت دو سطحی به لطف سازوکار تفویض اختیار، کارآمدتر عمل می‌کند.

طبق مصوبه ۲۹/۲۰۲۵ شورای مردمی شهر هوشی مین، اعطای اختیار به کارمندان دولت در سطح کمون برای انجام تعدادی از وظایف و اختیارات روسای کمیته‌های مردمی در سطح کمون در حوزه عدالت اداری، تغییر آشکاری در کار احراز هویت در این منطقه ایجاد کرده است.

معاون مدیر اداره دادگستری شهر هوشی مین، نگوین تی فونگ نگوک، گفت که تاکنون، ۱۱۰ منطقه مجوز امضا و تأیید نسخه‌ها را برای کارمندان دولت اجرا کرده‌اند. این امر به کاهش حجم کار رهبران کمیته مردمی در سطح کمون و کوتاه شدن زمان پردازش اسناد برای مردم کمک می‌کند.

به گفته خانم نگوک، پس از تصویب قطعنامه ۲۹، وزارت دادگستری فوراً تحقیق کرد، نظرات ۱۶۸ منطقه را جمع‌آوری کرد و به کمیته مردم شهر توصیه کرد که سندی با دستورالعمل‌های دقیق در مورد اجرای مجوز صادر کند.

این اداره همچنین به طور منظم تبلیغات، آموزش و حمایت از کارمندان دولت محلی را در فرآیند اجرا سازماندهی می‌کند. تاکنون، مردم محلی اساساً روح قطعنامه ۲۹ را درک کرده و به درستی به کار برده‌اند.

رهبران هر محل، بر اساس شرایط واقعی، کارمندان دولتی شایسته و واجد شرایط را انتخاب می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که آنها وظایف محوله خود را مطابق با قانون انجام می‌دهند و به بهترین شکل به مردم خدمت می‌کنند. در عین حال، آنها یک مکانیسم نظارتی برای رسیدگی سریع به هرگونه مشکلی که پیش می‌آید، ایجاد می‌کنند.

پس از دو ماه اجرا، این سازوکار مجوزدهی به بهبود رضایت مردم کمک کرده است؛ کارمندان دولت انگیزه، مسئولیت‌پذیری و حرفه‌ای‌گری بیشتری در انجام وظایف خود دارند. خانم نگوک گفت: «این مجوز به غلبه بر مشکل انباشت اسناد هنگام رفتن رهبران کمیته مردمی در سطح کمون به جلسات یا محل کار کمک کرده است؛ اسناد به موقع و بدون انتظار مردم پردازش می‌شوند.»

خانم نگوین تی فونگ نگوک همچنین گفت که در آینده، این اداره به نظارت و هماهنگی با سازمان‌ها و مناطق محلی ادامه خواهد داد تا اثربخشی اجرای قطعنامه ۲۹ را ارزیابی کند؛ تحقیق و پیشنهاد گسترش سازوکار مجوز در زمینه‌های مناسب را ارائه دهد که به اصلاحات اداری و خدمت‌رسانی بهتر و بهتر به مردم کمک می‌کند.

خانم نگوک تأکید کرد: «تفویض اختیار یک راهکار عملی در اصلاح رویه‌های اداری است که هدف آن ایجاد یک مدل حکومت شهری پویا و مؤثر است. شهرداری‌ها باید به طور فعال به شورای شهر و کمیته مردمی پیشنهاد دهند تا به سرعت سازوکارها و سیاست‌هایی متناسب با واقعیت صادر کنند. وزارت دادگستری به عنوان یک نهاد مشورتی، به همراهی، تضمین اجرای صحیح قانون و ایجاد مزایای عملی برای مردم ادامه خواهد داد.»

لو توا

منبع: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html