تغییر آدرس جدید: کسب و کارها برای جلوگیری از اشتباه و گمراهی چه باید بکنند؟

از اول جولای، تبدیل مرزهای اداری به دو سطح، حجم زیادی از کار را می‌طلبد و مستلزم آمادگی دقیق از سوی کسب‌وکارها برای جلوگیری از خطرات و اختلالات سیستم در عملیات است.

تغییر آدرس‌های اداری تأثیر زیادی بر عملکرد آژانس‌ها، سازمان‌ها و کسب‌وکارها خواهد داشت - عکس از: اچ‌پی

از اول جولای، تبدیل مرزهای اداری سه سطحی به دو سطحی، حجم عظیمی از کار را برای همه طرف‌های ذیربط، از سازمان‌های مدیریت دولتی، مقامات محلی گرفته تا مشاغل، به ویژه سیستم‌ها و خدماتی فنی که از نقشه‌ها و آدرس‌ها استفاده می‌کنند، ایجاد خواهد کرد.

این فرآیند نیاز به آماده‌سازی دقیق برای جلوگیری از خطرات، خطاها و اختلالات عملیاتی دارد.

شناسایی ۶ چالش

به گفته آقای اون نهو بین، یکی از بنیانگذاران و مدیرعامل شرکت سهامی EMDDI (یک پلتفرم حمل و نقل برای شرکت‌هایی مانند Xanh SM، Taxi Group، Lado و غیره)، تغییر آدرس‌های اداری تأثیرات قابل توجهی بر عملکرد بسیاری از مشاغل خواهد گذاشت.

به طور خاص، صنایعی مانند تجارت الکترونیک، حمل و نقل (از جمله تاکسی، تاکسی اینترنتی، تحویل، لجستیک) و املاک و مستغلات به شدت تحت تأثیر قرار خواهند گرفت.

در همین حال، کسب‌وکارها در صنایع دیگر، به‌ویژه آن‌هایی که از نرم‌افزارهای مدیریتی در سطح بخش/شهرستان استفاده می‌کنند، برای پیاده‌سازی همزمان این تغییرات به زمان بیشتری نیاز خواهند داشت.

آقای بین پیش‌بینی می‌کند که در طول فرآیند تحول، سازمان‌ها با شش گروه اصلی از چالش‌ها روبرو خواهند شد.

اولاً، حجم کار زیاد است و خطر خطا و جریمه وجود دارد. تمایز قائل شدن بین «استفاده از آدرس‌ها در عملیات روزانه» و «نیاز به تبدیل و ذخیره آدرس‌ها بر اساس واحدهای اداری جدید» مهم است.

بدون یک برنامه مشخص و پیش‌بینی موقعیت‌های نوظهور، سازمان‌ها مستعد اختلال در سیستم، خطاها و مجازات‌های احتمالی طبق مقررات هستند.

دوم، خطر استفاده از APIهای نقشه شخص ثالث. در حال حاضر، بسیاری از ارائه‌دهندگان API نقشه هنوز توانایی خود را برای پشتیبانی کامل از آدرس‌های اداری جدید تأیید نکرده‌اند. برخی از آنها نسخه‌های آزمایشی را افتتاح کرده‌اند اما صحت آنها تأیید نشده است.

بنابراین، برنامه‌هایی که از APIهای نقشه شخص ثالث استفاده می‌کنند، باید خطرات ناشی از نادرست بودن آدرس را پیش‌بینی کنند.

سوم، تشخیص آدرس‌های معادل بین آدرس‌های قدیمی و جدید برای کاربران دشوار است. این تبدیل می‌تواند باعث سردرگمی شود. برای مثال، آقای بین مثالی زد: در گذشته، تشخیص "5 کوانگ ترونگ (هوان کیِم)" از "5 کوانگ ترونگ (ها دونگ)" آسان بود، اما در سیستم آدرس دو سطحی، فقدان اطلاعات منطقه می‌تواند به راحتی باعث سردرگمی در ارتباطات، تحویل و سفر شود.

چهارم، داده‌های آدرس را استاندارد کنید. تبدیل فقط زمانی مؤثر است که داده‌های ورودی استاندارد باشند. اگر آدرس‌ها به صورت تصادفی وارد شوند، در قالب استاندارد نباشند، یا به صورت دست‌نویس و نامنظم نوشته شوند، فرآیند پردازش و تبدیل پیچیده و پرهزینه می‌شود.

پنجم، الزام صدور فاکتورها در آدرس جدید. مقررات فعلی مستلزم صدور فاکتورها در آدرس اداری جدید است. در همین حال، برخی از سیستم‌های عامل ممکن است هنوز از آدرس قدیمی استفاده کنند. بنابراین، مشاغل باید برای جلوگیری از خطا در اظهارنامه و صدور فاکتور، اطلاعات را بررسی و به‌روزرسانی کرده و با مقامات مالیاتی برای دستورالعمل‌های خاص همکاری کنند.

ششم، هزینه‌های پنهان در طول گذار. از به‌روزرسانی سیستم‌های نرم‌افزاری، تنظیم APIها، اصلاح تابلوها، چاپ مجدد فاکتورها، قراردادها و... همه هزینه‌هایی ایجاد می‌کنند. این هزینه‌ها می‌توانند قابل توجه باشند، به خصوص برای کسب‌وکارهایی که عملیات بزرگی دارند یا نقاط تماس زیادی با داده‌ها دارند.

آدرس‌های قدیمی و جدید را به صورت موازی ذخیره کنید

برای به حداقل رساندن هزینه‌های ناشی از خطرات فوق، آقای بین راهکارهایی را پیشنهاد می‌کند که سازمان‌ها می‌توانند به آنها مراجعه کنند. اول از همه، لازم است تبدیل داده‌ها به صورت کنترل‌شده برنامه‌ریزی شود، از جمله مراحل بررسی، مقایسه و آزمایش قبل از اجرای رسمی.

ذخیره همزمان آدرس‌های قدیمی و جدید در ابتدا نیز راهی برای اطمینان از عملیات بدون وقفه است. علاوه بر این، سیستم‌ها باید از نمایش هر دو قالب آدرس پشتیبانی کنند، یا حداقل این گزینه را برای کاربران فراهم کنند که آدرس جدید مربوطه را بدانند.

این به کاربران کمک می‌کند تا به تدریج به آدرس جدید عادت کنند و سردرگمی را محدود کنند. به طور خاص، به‌روزرسانی فاکتورها به آدرس جدید نیاز به هماهنگی نزدیک با مقامات مالیاتی دارد تا از رعایت مقررات اطمینان حاصل شود و از خطرات قانونی جلوگیری شود.

در نهایت، آقای بین گفت که در حال حاضر، اگر دولت بتواند استانداردسازی و اجرای همزمان کد پستی را برای آدرس‌های اداری دو سطحی ترویج دهد، این یک راه حل اساسی بهینه خواهد بود.

این امر نه تنها به همگام‌سازی سیستم‌ها بین طرفین (نقشه‌ها، حمل و نقل، مدیریت و تجارت) کمک می‌کند، بلکه در صورت بروز هرگونه تغییر دیگر در آینده، منابع زیادی را نیز ذخیره می‌کند.

هونگ فوک

منبع: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm