چه اسناد و مدارکی در حوزه آموزش به طور دائم بایگانی می‌شوند؟

وزارت آموزش و پرورش به تازگی پیش‌نویس بخشنامه‌ای را برای تنظیم مدت زمان نگهداری سوابق و مدارک در حوزه آموزش و پرورش منتشر کرده است که جایگزین بخشنامه تنظیم مدت زمان نگهداری مدارک حرفه‌ای بخش آموزش و پرورش که در سال ۲۰۱۶ صادر شده بود، می‌شود.

بر این اساس، پیش‌نویس بخشنامه تنظیم‌کننده مدت زمان نگهداری سوابق و مدارک در حوزه آموزش و پرورش، برای واحدهای تحت نظارت و مستقیماً تحت نظارت وزارت آموزش و پرورش؛ ادارات آموزش و پرورش؛ ادارات آموزش و پرورش؛ پیش‌دبستانی، آموزش عمومی، آموزش مداوم، دانشگاه‌ها، کالج‌های آموزشی، مدارس تخصصی، سایر مؤسسات آموزشی که فعالیت‌های آموزشی را تحت مسئولیت مدیریت دولتی وزارت آموزش و پرورش و آموزش و پرورش انجام می‌دهند و سازمان‌ها، سازمان‌ها و افراد مرتبط اعمال می‌شود.

۲۰۰ نوع رکورد و سند به طور دائم ذخیره می‌شوند

بر این اساس، در این آیین‌نامه، بیش از ۲۰۰ نوع سابقه و سند وجود دارد که به طور دائم ذخیره می‌شوند. به عنوان مثال، سوابقی که سیاست تأسیس یا اجازه تأسیس دانشگاه‌ها را تأیید می‌کنند، سوابقی که دانشگاه‌های خصوصی غیرانتفاعی را به رسمیت می‌شناسند، سوابقی که اجازه انتقال آموزش به سطح دانشگاه را می‌دهند.

مدارک پذیرش دانشگاه از جمله اسناد بایگانی‌شده دائمی در بخش آموزش هستند.

مدارک مربوط به پذیرش در مقاطع دکترا، کارشناسی ارشد، دانشگاه و کالج، مانند سوابق تعیین اهداف پذیرش سالانه، سوابق تدوین برنامه‌هایی برای اطمینان از کیفیت ورودی‌های پذیرش، نمرات معیار، تصمیمات پذیرش و فهرست‌های پذیرش.

مدارک مربوط به تشخیص فارغ‌التحصیلی دانشگاه مانند تشخیص فارغ‌التحصیلی و تصمیمات اعطای مدرک، فهرست فارغ‌التحصیلی، سوابق تشخیص فارغ‌التحصیلی؛ سوابق و مدارک مربوط به آموزش دکترا مانند سوابق مجوز آموزش، تعلیق ثبت نام، لغو تصمیم برای اجازه آموزش در رشته‌ها و تخصص‌های دکترا؛ سوابق اجازه همکاری در آموزش دکترا با مؤسسات آموزشی داخلی؛ ریزنمرات خلاصه نتایج یادگیری بر اساس ترم، سال تحصیلی، دوره؛ سوابق تشخیص فارغ‌التحصیلی و اعطای مدرک دکترا؛ سوابق ارزیابی پایان‌نامه دکترای سطح پایه؛ سوابق درخواست دفاع از پایان‌نامه دکترا در سطح مدرسه یا مؤسسه...

سوابق و اسنادی که به مدت 20 سال یا بیشتر نگهداری می‌شوند

در خصوص دوره ذخیره‌سازی ۷۰ ساله، تنها یک فایل برای ایجاد پایگاه داده کارکنان کارمندان دولت، معلمان و مدیران آموزشی وجود دارد. این محتوای جدیدی است که قبلاً در بخشنامه ۲۰۱۶ گنجانده نشده بود.

۳ نوع سند وجود دارد که به مدت ۳۰ سال بایگانی می‌شوند، شامل سوابق ارزیابی پایان‌نامه‌های کارشناسی ارشد، سوابق ارزیابی پایان‌نامه‌های کارشناسی ارشد و پردازش نتایج ارزیابی پایان‌نامه‌های کارشناسی ارشد در صورت شکایت و ارزیابی پایان‌نامه کارشناسی ارشد توسط شورای ارزیابی که واجد شرایط یا بالاتر باشد.

بیش از ۸۰ پرونده کاغذی وجود دارد که باید به مدت ۲۰ سال نگهداری شوند، مانند پرونده‌های مربوط به تأسیس شورای مدرسه و انتصاب رئیس شورای دانشگاه‌های دولتی؛ اسناد مربوط به تأیید فارغ‌التحصیلی دانشگاه؛ پروژه‌ها و پایان‌نامه‌های فارغ‌التحصیلی دانشگاه که توسط شورا به عنوان واجد شرایط یا بالاتر ارزیابی می‌شوند؛ پرونده‌های برنامه و موضوعات تحقیقات علمی مدرسان و محققان در سطح وزارتخانه؛ پرونده‌های مربوط به انتخاب و تخصیص دانش‌آموزان پیش‌دانشگاهی برای تحصیل در دانشگاه‌ها، کالج‌ها و مدارس متوسطه؛ جداول خلاصه نتایج یادگیری و آموزش دانش‌آموزان دبستان و غیره.

سوابق و اسناد به مدت ۲ تا ۱۰ سال نگهداری می‌شوند

مدارک زیر به مدت ۱۰ سال بایگانی شده‌اند: ریزنمرات هر درس شامل نمرات آزمون، نمرات امتحانات، نمرات دروس دانشگاهی؛ سوابق تأیید نتایج امتحانات پایان ترم دانشگاه؛ سوابق بررسی نتایج امتحانات پایان ترم، ریزنمرات هر درس شامل نمرات آزمون، نمرات امتحانات، نمرات دروس سطح کارشناسی ارشد و غیره.

ظرف ۵ سال، مدارکی وجود دارد: پروژه‌های فارغ‌التحصیلی و پایان‌نامه‌هایی که الزامات سطح دانشگاه را برآورده نمی‌کنند؛ مدارک درخواست و امتحانات کارشناسی ارشد؛ ریزنمرات هر درس شامل نمرات آزمون، نمرات امتحانات، نمرات دروس سطح کارشناسی ارشد؛ مدارکی برای بررسی نتایج امتحانات پایان دوره، امتحانات پایان دوره در سطح دکترا...

در همین حال، گزارش‌های کارآموزی فارغ‌التحصیلی دانشگاه و کالج به مدت ۳ سال بایگانی می‌شوند؛ برگه‌های امتحانی و سایر مدارک مربوط به امتحانات و آزمون‌های فارغ‌التحصیلی دانشگاه و کالج به مدت ۲ سال بایگانی می‌شوند.

متن کامل پیش‌نویس بخشنامه تنظیم دوره نگهداری سوابق و اسناد در حوزه آموزش و پرورش، خوانندگان می‌توانند اینجا مشاهده کنند.

تفاوت‌های آیین‌نامه قدیم و جدید

در حالی که بخشنامه قدیمی ۲۷۴ نوع سند داشت، پیش‌نویس بخشنامه جدید تا ۳۸۷ سند دارد. تغییراتی وجود دارد، مانند اینکه آیین‌نامه قدیمی اسناد تبادل آموزش و پرورش فقط به مدت ۱۰ سال معتبر بود، اما پیش‌نویس جدید فقط ۵ سال اعتبار دارد؛ آیین‌نامه قدیمی تدوین، انتخاب، ارزیابی، تأیید و استفاده از مواد آموزشی و کتاب‌های درسی برای تمام سطوح آموزش دانشگاهی ۲۰ سال اعتبار داشت، آیین‌نامه جدید دائمی است.

علاوه بر این، فهرست سازمان‌های بین‌المللی ارزیابی و اعتبارسنجی کیفیت آموزشی که توسط ویتنام، طبق آیین‌نامه قدیمی، به رسمیت شناخته شده‌اند، به مدت ۲۰ سال نگهداری می‌شود، اما در پیش‌نویس جدید ۱۰ سال است. سوابق تأسیس یا اجازه تأسیس، انحلال، تغییر نام، اعطا، اعطای مجدد مجوزهای عملیاتی، تعلیق فعالیت‌های ارزیابی کیفیت آموزشی برای سازمان‌های ارزیابی کیفیت آموزشی در بخشنامه قدیمی به طور دائم نگهداری می‌شود، اما در پیش‌نویس جدید ۱۰ سال است...

منبع: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm