چه اسناد و مدارکی در بخش آموزش به طور دائم ذخیره می‌شوند؟

وزارت آموزش و پرورش به تازگی پیش‌نویس بخشنامه‌ای را برای تنظیم مدت زمان نگهداری سوابق و مدارک در حوزه آموزش و پرورش منتشر کرده است که جایگزین بخشنامه تنظیم مدت زمان نگهداری مدارک حرفه‌ای بخش آموزش و پرورش که در سال ۲۰۱۶ صادر شده بود، می‌شود.

بر این اساس، پیش‌نویس بخشنامه، مدت زمان نگهداری سوابق و مدارک در حوزه آموزش و پرورش را برای واحدهای تحت نظارت و مستقیماً تحت نظر وزارت آموزش و پرورش؛ ادارات آموزش و پرورش؛ ادارات آموزش و پرورش؛ پیش‌دبستانی، آموزش عمومی، آموزش مداوم، دانشگاه‌ها، دانشکده‌های آموزش، مدارس تخصصی، سایر مؤسسات آموزشی که فعالیت‌های آموزشی را تحت مسئولیت مدیریت دولتی وزارت آموزش و پرورش و ادارات، سازمان‌ها و افراد مرتبط انجام می‌دهند، تعیین می‌کند.

۲۰۰ نوع رکورد و سند به طور دائم ذخیره می‌شوند

بر این اساس، در این آیین‌نامه، بیش از ۲۰۰ نوع سابقه و سند وجود دارد که به طور دائم ذخیره می‌شوند. به عنوان مثال، سوابقی که سیاست تأسیس یا اجازه تأسیس دانشگاه‌ها را تأیید می‌کنند، سوابقی که دانشگاه‌های خصوصی غیرانتفاعی را به رسمیت می‌شناسند، سوابقی که آموزش تا سطح دانشگاه را مجاز می‌دانند.

مدارک پذیرش دانشگاه از جمله اسناد بایگانی‌شده دائمی در بخش آموزش هستند.

مدارک مربوط به پذیرش در مقاطع دکترا، کارشناسی ارشد، دانشگاه و کالج‌های آموزشی مانند سوابق تعیین اهداف پذیرش سالانه، سوابق تدوین برنامه‌ها برای اطمینان از کیفیت ورودی‌های پذیرش، نمرات معیار، تصمیمات پذیرش و فهرست‌های پذیرش.

مدارک مربوط به به رسمیت شناختن فارغ‌التحصیلی دانشگاه مانند تصمیمات مربوط به به رسمیت شناختن فارغ‌التحصیلی و اعطای مدرک، فهرست فارغ‌التحصیلی، سوابق به رسمیت شناختن فارغ‌التحصیلی؛ سوابق و مدارک مربوط به آموزش دکترا مانند سوابق مجوز آموزش، تعلیق ثبت نام، لغو تصمیم مربوط به اجازه آموزش در رشته‌ها و تخصص‌های دکترا؛ سوابق اجازه همکاری در آموزش دکترا با مؤسسات آموزشی داخلی؛ ریزنمرات خلاصه نتایج یادگیری بر اساس ترم، سال تحصیلی، دوره؛ سوابق به رسمیت شناختن فارغ‌التحصیلی و اعطای مدرک دکترا؛ سوابق ارزیابی پایان‌نامه دکترای سطح پایه؛ سوابق درخواست دفاع از پایان‌نامه دکترا در سطح مدرسه یا مؤسسه و غیره.

سوابق و اسنادی که به مدت 20 سال یا بیشتر نگهداری می‌شوند

در خصوص دوره ذخیره‌سازی ۷۰ ساله، تنها یک فایل برای ایجاد پایگاه داده کارمندان دولت، معلمان و مدیران آموزشی وجود دارد. این محتوای جدیدی است که قبلاً در بخشنامه ۲۰۱۶ گنجانده نشده بود.

۳ نوع سند وجود دارد که به مدت ۳۰ سال بایگانی می‌شوند، شامل سوابق ارزیابی پایان‌نامه‌های کارشناسی ارشد، سوابق ارزیابی پایان‌نامه‌های کارشناسی ارشد و پردازش نتایج ارزیابی پایان‌نامه‌های کارشناسی ارشد در صورت شکایت و ارزیابی پایان‌نامه کارشناسی ارشد توسط شورای ارزیابی که واجد شرایط یا بالاتر باشد.

بیش از ۸۰ پرونده کاغذی وجود دارد که باید به مدت ۲۰ سال ذخیره شوند، مانند پرونده‌های تأسیس شورای مدرسه و انتصاب رئیس شورای دانشگاه‌های دولتی؛ اسناد مربوط به تأیید فارغ‌التحصیلی دانشگاه؛ پروژه‌ها و پایان‌نامه‌های فارغ‌التحصیلی دانشگاه که توسط شورا رضایت‌بخش یا بالاتر ارزیابی شده‌اند؛ پرونده‌های برنامه‌ها و موضوعات تحقیقات علمی مدرسان و محققان در سطح وزارتخانه و صنعت؛ پرونده‌های انتخاب و تخصیص دانش‌آموزان پیش‌دانشگاهی برای تحصیل در دانشگاه‌ها، دانشکده‌ها و مدارس متوسطه؛ جداول خلاصه نتایج یادگیری و آموزش دانش‌آموزان دبستان و غیره.

سوابق و اسناد به مدت ۲ تا ۱۰ سال نگهداری می‌شوند

مدارک زیر به مدت ۱۰ سال بایگانی شده‌اند: ریزنمرات هر درس شامل نمرات آزمون، نمرات امتحانات، نمرات دروس دانشگاهی؛ سوابق تأیید نتایج امتحانات پایان دوره دانشگاه؛ سوابق تأیید نتایج امتحانات پایان دوره، ریزنمرات هر درس شامل نمرات آزمون، نمرات امتحانات، نمرات دروس سطح کارشناسی ارشد و غیره.

ظرف ۵ سال، مدارکی وجود دارد: پروژه‌های فارغ‌التحصیلی و پایان‌نامه‌هایی که الزامات سطح دانشگاه را برآورده نمی‌کنند؛ مدارک درخواست و امتحانات کارشناسی ارشد؛ ریزنمرات هر درس شامل نمرات آزمون، نمرات امتحانات، نمرات دروس سطح کارشناسی ارشد؛ مدارکی که نتایج امتحانات نهایی، امتحانات نهایی در سطح دکترا را بررسی می‌کنند...

در همین حال، گزارش‌های کارآموزی فارغ‌التحصیلی دانشگاه و کالج به مدت ۳ سال بایگانی می‌شوند؛ برگه‌های امتحانی و سایر مدارک مربوط به امتحانات و آزمون‌های فارغ‌التحصیلی دانشگاه و کالج به مدت ۲ سال بایگانی می‌شوند.

متن کامل پیش‌نویس بخشنامه تنظیم دوره نگهداری سوابق و اسناد در حوزه آموزش و پرورش، خوانندگان می‌توانند اینجا مشاهده کنند.

تفاوت‌های آیین‌نامه‌های قدیمی و جدید

در حالی که بخشنامه قدیمی ۲۷۴ نوع سند داشت، پیش‌نویس بخشنامه جدید تا ۳۸۷ سند دارد. تغییراتی وجود دارد، مانند اینکه آیین‌نامه قدیمی اسناد تبادل آموزش و پرورش فقط به مدت ۱۰ سال معتبر بود، اما پیش‌نویس جدید فقط ۵ سال اعتبار دارد؛ آیین‌نامه قدیمی تدوین، انتخاب، ارزیابی، تأیید و استفاده از مواد آموزشی و کتاب‌های درسی برای تمام سطوح آموزش دانشگاهی ۲۰ سال اعتبار داشت، اما آیین‌نامه جدید دائمی است.

علاوه بر این، فهرست سازمان‌های بین‌المللی ارزیابی و اعتبارسنجی کیفیت آموزشی که توسط ویتنام، طبق آیین‌نامه قدیمی، به رسمیت شناخته شده‌اند، به مدت 20 سال نگهداری می‌شود، اما پیش‌نویس جدید به مدت 10 سال نگهداری می‌شود. سوابق تأسیس یا اجازه تأسیس، انحلال، تغییر نام، اعطا، اعطای مجدد مجوزهای عملیاتی، تعلیق فعالیت‌های ارزیابی کیفیت آموزشی برای سازمان‌های ارزیابی کیفیت آموزشی در بخشنامه قدیمی به طور دائم نگهداری می‌شود، اما پیش‌نویس جدید به مدت 10 سال نگهداری می‌شود...

منبع: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm