Ca Mau préconise que la numérisation des documents soit sélective dans le temps et ne concerne que les documents qui doivent être numérisés ; elle ne doit pas être effectuée en masse afin d'éviter le gaspillage.

L'après-midi du 21 avril 2025, le camarade Nguyen Duc Hien, secrétaire adjoint permanent du Comité provincial du Parti de Ca Mau, a tenu une séance de travail avec des représentants de la direction des agences de conseil et de soutien du Comité provincial du Parti, du Comité du Front de la Patrie et des organisations sociopolitiques au niveau provincial, des Comités du Parti de district, des Comités du Parti de ville et des Comités du Parti relevant directement du Comité provincial du Parti, sur le travail d'archivage, de gestion des documents, des bases de données documentaires et de numérisation des documents dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique.

Scène de réunion

Lors de la séance de travail, les délégués ont été informés de la dépêche officielle n° 64-CV/TW du Secrétariat, datée du 10 avril 2025, relative à l'archivage et à la gestion des documents et des bases de données documentaires dans le cadre de la mise en place et de l'organisation de l'appareil du système politique et des unités administratives au niveau local ; de la dépêche officielle n° 14204-CV/VPTW du Bureau central du Parti, datée du 9 avril 2025, qui fournit des directives sur la numérisation des documents lors de la mise en place des unités administratives, ainsi que de plusieurs documents connexes.

Des représentants de certains organismes et services ont fait état des résultats obtenus en matière d'archivage, de gestion documentaire, de bases de données documentaires et de numérisation des archives de ces organismes et services ; ils ont également évoqué les difficultés et les problèmes de personnel, d'équipement et de financement rencontrés dans le cadre de la réorganisation de ces services…

Le représentant du Comité d'inspection de la province de Ca Mau a présenté un rapport sur l'état actuel des archives du Comité d'inspection du Comité provincial du Parti, ainsi que sur la mise en œuvre de la numérisation et de l'utilisation du logiciel du Comité central d'inspection pour la gestion des documents. Les dossiers d'inspection et de contrôle conservés par l'Agence ont été classés et indexés. 5 914 documents entrants sur 9 396 et 2 700 documents sortants sur 3 176 ont été numérisés (période 2020-2025). Les services spécialisés mettent à jour les dossiers et les pétitions dans le logiciel du Comité central d'inspection. Les comités d'inspection de district procèdent à l'édition et à la numérisation des documents et des dossiers (une unité a terminé ces opérations). La mise à jour des dossiers et des pétitions dans le logiciel du Comité central d'inspection n'a pas encore été effectuée au niveau des districts, le logiciel n'étant pas stable et la connexion étant inexistante dans certains secteurs. Parallèlement, l'organisation a signalé plusieurs difficultés et problèmes lors du traitement et de la numérisation des documents : manque de scanners et de clés USB sécurisées pour la copie des documents confidentiels, et difficultés initiales de mise à jour des données dans le logiciel du Comité central d'inspection. « Les informations relatives aux organisations et aux membres du parti n'ont pas été synchronisées avec la base de données, ce qui a entraîné des difficultés pour la mise à jour des champs de code d'organisation et de code de membre, faute d'informations ; le logiciel de pétition ne permet pas de joindre les fichiers de pétition au système, ce qui nécessite une saisie manuelle très chronophage … »

Le camarade Nguyen Duc Hien, secrétaire adjoint permanent du Comité provincial du Parti de Ca Mau , a conclu : « Le rapport révèle que la numérisation des archives de certains organismes et unités n'a pas atteint les objectifs fixés. Il a donc demandé aux services consultatifs et de soutien du Comité provincial du Parti, ainsi qu'aux organismes, unités et organisations du Parti qui en dépendent directement, de considérer la numérisation des documents comme une priorité absolue et d'y allouer les ressources nécessaires afin de respecter les délais prescrits par le Comité central. Il a insisté sur le fait qu'aucun prétexte, tel ou tel, ne saurait justifier un retard dans la numérisation. Il a suggéré que les responsables des organismes et unités se réunissent pour examiner attentivement les méthodes, les modalités de mise en œuvre, le calendrier d'achèvement et la nécessité de constituer des équipes, de recruter davantage de cadres et de fonctionnaires, et de répartir clairement les tâches en vue de la numérisation conjointe. Il a enfin souligné l'importance de définir le calendrier et les documents à numériser. » Ne procédez pas à une numérisation massive, car une numérisation achevée mais non exploitée, partagée ou utilisée dans le cadre du travail sera non seulement inefficace, mais aussi source de gaspillage. Chargez le Bureau du Comité provincial du Parti de fournir des orientations sur la numérisation des documents, tout en résumant les difficultés, les problèmes et les propositions des agences et unités, et en informant le Comité permanent du Comité provincial du Parti afin qu'il prenne les mesures nécessaires pour les résoudre, aidant ainsi les organisations, agences et unités du Parti à achever rapidement le travail d'édition et de numérisation conformément à l'esprit et aux délais prescrits.

Khanh Hung

Source : https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html