Ca Mau indique que la numérisation des documents doit être sélective dans le temps et dans les documents qui doivent être numérisés, et ne doit pas être numérisée en masse, pour éviter le gaspillage.

Français L'après-midi du 21 avril 2025, le camarade Nguyen Duc Hien, secrétaire adjoint permanent du Comité provincial du Parti de Ca Mau, a eu une séance de travail avec les représentants de la direction des organismes de conseil et de soutien du Comité provincial du Parti, du Comité du Front de la Patrie et des organisations sociopolitiques au niveau provincial, des comités du Parti de district, des comités du Parti de ville et des comités du Parti relevant directement du Comité provincial du Parti sur le travail d'archivage, de gestion des documents, des bases de données de documents et de numérisation des documents dans le processus de réorganisation de l'appareil du système politique.

Scène de réunion

Français Lors de la séance de travail, les délégués ont été informés de la Dépêche Officielle n° 64-CV/TW, datée du 10 avril 2025 du Secrétariat sur l'archivage et la gestion des documents et des bases de données documentaires dans le processus d'aménagement et d'organisation de l'appareil du système politique et des unités administratives au niveau local ; la Dépêche Officielle n° 14204-CV/VPTW, datée du 9 avril 2025 du Bureau Central du Parti guidant un certain nombre de contenus sur la numérisation des documents lors de l'aménagement des unités administratives et un certain nombre de documents connexes.

Les représentants de certains organismes et unités ont fait rapport sur les résultats obtenus dans l'archivage, la gestion des documents, les bases de données documentaires et la numérisation des archives des organismes et unités ; en même temps, ils ont réfléchi sur les difficultés et les problèmes de personnel, d'équipement, de finances au service de l'archivage, de la gestion des documents, des bases de données documentaires et de la numérisation des documents dans le processus de réorganisation de l'appareil...

Français Le représentant du Comité d'inspection de la province de Ca Mau a fait rapport sur l'état actuel des documents archivés au Comité d'inspection du Comité provincial du Parti ; la mise en œuvre de la numérisation et de l'application du logiciel du Comité central d'inspection sur la gestion des dossiers au cours du temps passé : En conséquence, les dossiers d'inspection et de supervision stockés à l'Agence ont été classés, indexés, 5914/9396 documents entrants ont été numérisés, 2700/3176 documents sortants ont été numérisés (trimestre 2020-2025) ; les départements spécialisés mettent à jour les pétitions et les dossiers dans le logiciel du Comité central d'inspection ; pour le comité d'inspection au niveau du district, ils éditent et numérisent les documents et les dossiers (01 unité a terminé l'édition et la numérisation), la mise à jour des pétitions et des dossiers dans le logiciel du Comité central d'inspection au niveau du district n'a pas été effectuée, le logiciel ne fonctionne pas de manière stable et certains endroits ne sont pas connectés ; Parallèlement, un certain nombre de difficultés et de problèmes ont été signalés lors de l'édition et de la numérisation des documents : absence de scanners et de clés USB sécurisées pour la copie des documents confidentiels, et difficultés initiales de mise à jour des enregistrements sur le logiciel du Comité central d'inspection. « Les informations sur les organisations et les membres du parti n'ont pas été synchronisées avec la base de données, ce qui a entraîné des difficultés de mise à jour des champs relatifs aux codes d'organisation et de membre du parti, manquant d'informations ; le logiciel de pétition ne permet pas de joindre les fichiers de pétition au système, ce qui nécessite une saisie manuelle, ce qui prend beaucoup de temps … ».

Français Le camarade Nguyen Duc Hien, secrétaire adjoint permanent du Comité provincial du Parti de Ca Mau , a conclu : D'après le rapport, la numérisation des documents d'archives de certains organismes et unités n'a pas répondu aux attentes ; il a demandé aux organismes de conseil et de soutien du Comité provincial du Parti, aux organismes, unités et organisations du Parti directement sous l'autorité du Comité provincial du Parti de considérer la numérisation des documents comme une exigence urgente, et de prioriser les ressources pour éditer et numériser rapidement les documents, afin de garantir le délai prescrit selon les directives du Comité central ; et de ne pas imputer cela à des documents confidentiels, ceci ou cela, pour éviter le retard dans la numérisation des documents. Il a suggéré que les dirigeants des organismes et des unités se réunissent pour discuter soigneusement des méthodes, des modalités de mise en œuvre, du délai d'achèvement et de la nécessité de constituer des équipes, de recruter davantage de cadres et de fonctionnaires, et d'attribuer clairement les tâches pour éditer et numériser conjointement les documents ; Notez que lors de la numérisation, il est nécessaire de noter le calendrier et les documents à numériser. Ne numérisez pas massivement, car une numérisation achevée mais non exploitée, partagée ou utilisée dans le cadre professionnel sera inefficace et constituera un gaspillage. Chargez le bureau du Comité provincial du Parti de fournir des conseils sur la numérisation des documents, de synthétiser les difficultés, les problèmes et les propositions des organismes et des unités, et de faire rapport au Comité permanent du Comité provincial du Parti afin qu'il donne des instructions pour les supprimer, aidant ainsi les organisations, organismes et unités du Parti à achever rapidement les travaux d'édition et de numérisation conformément à l'esprit et aux délais prescrits.

Khanh Hung

Source: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html