Numérisation des documents au Centre des archives de la ville

Normaliser les affaires

Récemment, dans la ville de Phong Dien, le ministère de l'Intérieur a organisé une conférence de formation sur le VTLT avec la participation de nombreux cadres, fonctionnaires et employés publics des départements spécialisés, des comités populaires des communes, des quartiers et des villes des écoles de toute la région.

Un contenu important du programme est l’offre de conseils complets sur les opérations de base de l’administration publique lors de la gestion de gouvernements locaux à deux niveaux. Comment créer des dossiers et soumettre des documents aux archives de l'agence ; gérer les documents sortants et entrants ; dépôt électronique; La collecte, l'édition et la valorisation des documents... sont présentées de manière systématique, au plus près de la réalité de base.

Les fonctionnaires participant à la formation ont été directement guidés et ont vu leurs problèmes résolus lors de l'utilisation des systèmes logiciels partagés de la ville, et ont en même temps abordé la mise en œuvre de la décision 458/QD-TTg du Premier ministre sur l'archivage électronique des documents pour la période 2020 - 2025. Il s'agit d'une étape de préparation nécessaire au processus de modernisation administrative et de construction d'une archive numérique, vers un gouvernement numérique.

M. Tran Nguyen Hoang, membre du personnel administratif du Comité populaire de la commune de Phong Chuong, a déclaré : « Auparavant, j'effectuais des tâches administratives, principalement basées sur l'expérience. Grâce à la formation, de nombreuses procédures m'ont été clairement expliquées, notamment la création de dossiers électroniques et la collecte de documents selon les nouvelles normes. Je suis convaincu que, lorsque le système de gouvernement à deux niveaux entrera en vigueur, ces connaissances faciliteront le travail. »

Non seulement dans la ville de Phong Dien, le ministère de l'Intérieur déploie des compétences en matière de connaissances et d'archivage pour permettre aux fonctionnaires des communes et des quartiers de gérer un gouvernement local à deux niveaux, à l'intention de tous les fonctionnaires, fonctionnaires et employés publics de la ville.

Mme Nguyen Thi Lien, fonctionnaire au service moderne d'accueil et de résultats du quartier d'An Cuu, district de Thuan Hoa, a déclaré : « La formation m'a aidée à systématiser l'ensemble du processus administratif, de la création des dossiers à la soumission et à la gestion des documents électroniques, en passant par leur classement. Cela m'aide à créer des dossiers plus sûrs et conformes aux normes, contribuant ainsi à rendre le traitement des procédures administratives plus rapide, plus pratique et plus transparent. »

La directive 05/CT-UBND du 1er avril 2025 du Comité populaire de la ville de Hue et le plan n° 1198/KH-SNV du 17 avril 2025 du ministère de l'Intérieur sur le renforcement de la gestion du travail du VTLT dans le processus de réorganisation de l'appareil du système politique conformément à la conclusion n° 127-KL/TW du Politburo montrent la préparation sérieuse de la ville de Hue dans la constitution d'une équipe de cadres de commune et de quartier avec une capacité suffisante pour l'archivage numérique. Des réglementations détaillées sur le processus de numérisation, de conservation, d'exploitation et de destruction des archives numériques sont clairement émises, créant une base juridique solide pour le travail de formation.

Doter les responsables des communes et des quartiers de compétences en archivistique répond non seulement à des besoins immédiats, mais constitue également une condition pour la construction d’un gouvernement électronique et d’un gouvernement numérique qui jouent un rôle central dans le processus de révolution administrative.

Les nouvelles exigences à l'ère numérique

D'un point de vue professionnel, M. Nguyen Tat Thang, directeur du Centre des archives du ministère de l'Intérieur, a déclaré : « Dans le contexte d'un gouvernement à deux niveaux et de la transformation numérique, l'archivage n'est plus une obligation purement administrative mais un facteur clé du système de données opérationnel ».

Selon M. Thang, de nombreuses unités au niveau des communes et des quartiers sont encore confuses quant à la création de dossiers électroniques, à la classification et à la détermination de la valeur des documents. Le programme de formation aide le personnel à comprendre les procédures standard et à sensibiliser au rôle de l'archivage dans le processus d'organisation d'un appareil rationalisé et efficace. « Le gouvernement à deux niveaux ne peut fonctionner efficacement si les données administratives restent confuses. Un système de stockage électronique centralisé, synchrone et durable est nécessaire », a affirmé M. Thang.

Selon le ministère de l’Intérieur, la mise en œuvre initiale de la formation simultanée dans les localités a apporté des résultats positifs, aidant les fonctionnaires à être plus proactifs dans l’archivage des documents officiels et à construire un modèle d’archives numériques au niveau local. Après la formation, de nombreuses communes et quartiers ont révisé et réorganisé leurs dossiers, placé des documents importants dans le système de stockage électronique et se sont préparés au transfert de données lorsque le modèle de gouvernement à deux niveaux sera officiellement opérationnel.

Dans le contexte de la restructuration de l'appareil administratif vers la rationalisation et l'efficacité, doter pleinement le personnel des communes et des quartiers de connaissances et de compétences en archivage n'est plus une option mais une exigence obligatoire. Il s’agit d’un facteur important dans la transformation du modèle de gestion du manuel au numérique, de l’administration sur papier aux opérations basées sur les données. Plus important encore, il s’agit d’une étape fondamentale vers la formation d’une administration moderne qui sert le peuple plus rapidement, plus précisément et plus transparentement.

Article et photos : HAI THUAN

Source : https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/chuan-bi-cong-tac-van-thu-luu-tru-cho-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-154089.html