Dans de nombreux quartiers et communes de Hô-Chi-Minh-Ville, l'image des longues files d'attente pour la signature de documents officiels par les autorités a quasiment disparu. Désormais, les fonctionnaires sont habilités à signer et à remettre les documents directement au guichet. Ces changements découlent de la mise en œuvre de la résolution 29/2025 du Conseil populaire de Hô-Chi-Minh-Ville, qui réglemente les attributions et les pouvoirs des présidents des comités populaires communaux, lesquels sont autorisés par les fonctionnaires à exercer des fonctions dans le domaine judiciaire.
Donner plus de pouvoir aux fonctionnaires permet non seulement de raccourcir les délais de traitement des documents, mais aussi de réduire leur charge de travail, créant ainsi les conditions permettant aux responsables de quartier et de commune de se concentrer sur la gestion et d'apporter satisfaction aux citoyens et aux entreprises.
Signature sur place, les documents sont remis en quelques minutes.
Avec une population de plus de 204 000 habitants, Ba Diem est l'une des communes les plus peuplées de Hô Chi Minh-Ville après la réorganisation, de sorte que le volume de dossiers traités chaque jour est toujours très important.
Assis dans la file d'attente, M. Le Van Giau feuilletait attentivement son dossier de demande, jetant de temps à autre un coup d'œil au tableau électronique en attendant son tour. Lorsque son nom fut appelé, il se dirigea rapidement vers le guichet d'accueil pour obtenir des copies certifiées conformes. L'agent vérifia le dossier, confirma les informations, puis le remit à M. Nguyen Van Hau, directeur adjoint du Centre des services administratifs de la commune, qui signa directement au guichet. Quelques minutes plus tard, le cachet rouge était apposé sur le document : le dossier était complet.
« De la soumission de la demande à sa réception, il ne faut qu'une quinzaine de minutes, principalement pour l'attente, mais le traitement est très rapide », a commenté M. Giau.
Quelques rangs plus loin, M. Ho Van Thanh est également venu faire valider sa demande d'emploi. Lorsqu'on a appelé son nom pour connaître les résultats, on lui a rendu son formulaire tamponné, et le personnel l'a aidé à vérifier une dernière fois les informations. « Les démarches administratives sont beaucoup plus simples maintenant. Le personnel a donné des instructions claires, tout a été fait rapidement, sans attente ni allers-retours interminables comme avant », a déclaré M. Thanh.
Dans un coin du Centre de services administratifs du quartier de Tan Son Nhat, M. Thai Truong Vu, fonctionnaire du centre, vérifie et certifie deux dossiers de candidature et un diplôme universitaire pour M. Le Minh (résidant dans le quartier de Tan Son Nhat). « Avant, pour la certification, l'attente était très longue ; parfois, même après avoir déposé les documents, nous ne savions pas quand le responsable allait signer. Maintenant, les fonctionnaires signent directement au guichet, et cela prend moins de dix minutes », explique M. Minh.
M. Tran Ngoc Dang Khoa, représentant d'une entreprise du quartier de Tan Son Nhat, a apporté seize dossiers de documents à faire certifier. Il a expliqué que son entreprise est fréquemment amenée à effectuer des photocopies et des certifications de documents, et qu'elle maîtrise donc parfaitement ce processus. « J'ai récemment constaté que le personnel fait preuve d'une grande flexibilité et d'une grande rapidité, tout en effectuant des vérifications minutieuses, ce qui permet aux entreprises de gagner un temps précieux », a déclaré M. Khoa.
Processus rapide et sans accroc
Dans le quartier de Binh Dong, depuis la mi-septembre, les responsables du quartier ont autorisé M. Huynh Huu Liem, directeur adjoint du Centre de services de l'administration publique, à signer directement et à renvoyer les résultats de quatre procédures administratives, principalement la certification de copies à partir des originaux et la certification de signatures sur les documents.
M. Liem a expliqué que, selon la procédure précédente, les fonctionnaires recevaient les documents, les vérifiaient, les comparaient et les soumettaient aux responsables des comités populaires de quartier pour signature et validation, ce qui allongeait considérablement les délais. Depuis l'autorisation de signature directe, le traitement est beaucoup plus rapide.
« En moyenne, je signe près de 130 documents par jour. Beaucoup de gens n'ont besoin d'attendre que quelques minutes pour obtenir les résultats », a-t-il confié, ajoutant que la décentralisation audacieuse du pouvoir par les dirigeants vers leurs subordonnés contribue non seulement à réduire la pression sur le quartier, mais apporte également satisfaction à la population.
M. Thai Truong Vu, huissier de justice au Centre de services administratifs de l'arrondissement de Tan Son Nhat, était également habilité à signer et à restituer les documents notariés et certifiés. Ayant travaillé de nombreuses années au sein du département de la Justice du district de Tan Binh (anciennement), M. Vu comprenait parfaitement les contraintes liées à cette fonction. « Auparavant, lorsque nous n'étions pas habilités, tous les documents devaient être soumis à la signature des responsables. Lorsque ces derniers étaient en réunion, nous devions nous rendre dans la salle de réunion ou attendre, ce qui occasionnait de longues attentes », se souvient-il.
Depuis qu'il est agréé, M. Vu peut traiter les documents des personnes dès leur réception. « Nombreux sont ceux qui, ayant déjà fait certifier leurs documents, sont surpris de constater que la procédure ne prend désormais que quelques minutes », a-t-il déclaré.
Malgré le grand nombre de documents, M. Vu a continué à suivre scrupuleusement la réglementation qui consistait à ne certifier un document que lorsqu'il existait un original pour comparaison, et si les documents ne répondaient pas aux exigences, il expliquait la situation et demandait des documents supplémentaires afin d'éviter les erreurs.
Au centre de services administratifs de la commune de Ba Diem, le guichet de notariat reçoit quotidiennement entre 200 et 250 documents, avec des pics à près de 2 000 documents par semaine. Le fait d'autoriser les responsables communaux à mandater les fonctionnaires pour signer directement les documents et en rendre compte a porté ses fruits.
Auparavant, depuis début octobre, en application de la résolution 29/2025 du Conseil populaire de Ho Chi Minh-Ville et des directives du ministère de la Justice, les dirigeants communaux ont autorisé six actes notariés et certifiés à être signés en leur nom par le directeur adjoint du Centre de services de l'administration publique et le chef adjoint du bureau du Conseil populaire - Comité populaire de la commune.
M. Nguyen Van Hau, directeur adjoint du Centre de services administratifs de la commune de Ba Diem, a déclaré que les jours où il était de service, il était quasiment saturé au guichet des photocopies et des certifications. « Depuis la mise en place d'un système de signatures automatiques, le traitement d'un dossier ne prend plus que 5 à 10 minutes au lieu d'une demi-heure auparavant. Il n'y a plus d'attente ni d'embouteillages », a-t-il commenté.
Malgré l'augmentation de sa charge de travail, M. Hau maintient un rythme de travail soutenu afin d'éviter l'accumulation de documents. Pour les cas complexes ou imprévus, il les reçoit et en discute immédiatement avec le service compétent afin de définir une stratégie de traitement, ce qui permet une meilleure compréhension et évite les allers-retours inutiles.
M. Tran Minh Tuan, chef adjoint du Bureau du Conseil populaire – Comité populaire de la commune de Ba Diem, également habilité à signer les documents, a déclaré que cette autorisation était tout à fait justifiée. Fort d'une longue expérience, ayant occupé le poste de président du Comité populaire de la commune avant cette mesure, la signature des documents ne présente aucune difficulté technique, la principale exigence étant le respect des délais. « Je suis affecté deux jours par semaine à la signature et à la certification des copies. Il y a parfois des dizaines de dossiers à traiter, qu'il faut classer et prioriser en fonction des échéances afin d'éviter tout retard pour la population », a-t-il expliqué.
Confiez le poste à la bonne personne.
S'adressant à Ho Chi Minh City Law , M. Nguyen Thanh Danh, vice-président du comité populaire du quartier de Tan Son Nhat, a déclaré que depuis début octobre, après avoir reçu des instructions du ministère de la Justice, le quartier a délégué l'autorisation pour cinq contenus liés à la notarisation et à la certification à deux fonctionnaires du Centre de services de l'administration publique.
Selon M. Danh, la sélection des agents habilités a été menée avec le plus grand soin, en privilégiant ceux qui sont au contact direct de la population au quotidien, qui maîtrisent les procédures et qui possèdent une solide expertise et des compétences avérées. « Les deux agents sélectionnés occupaient des fonctions similaires dans leurs unités précédentes, ce qui nous rassure pleinement », a déclaré M. Danh.
Le représentant du quartier de Tan Son Nhat a également déclaré que, pour que la réforme administrative soit véritablement efficace, il ne suffit pas de s'arrêter au stade de l'autorisation, mais que les agences et les unités doivent également limiter l'exigence de certification de documents inutiles.
« Nombreux sont les organismes qui exigent encore des copies certifiées conformes de tous les documents, alors que la réglementation exige une simple photocopie accompagnée de l’original pour comparaison. L’utilisation des données électroniques et la consultation via le CCCD ou le VNeID permettraient de gagner un temps précieux », a déclaré M. Nguyen Thanh Danh.
M. Nguyen Tuan Anh, président du Comité populaire de la commune de Ba Diem, a déclaré que la mise en œuvre du mécanisme d'autorisation a engendré un changement significatif, en allégeant la pression sur les dirigeants et en réduisant considérablement les délais d'attente pour la population. Afin de garantir l'efficacité et la responsabilité, la commune exige que les fonctionnaires autorisés soient des gestionnaires expérimentés dans ce domaine.
Cependant, selon M. Tuan Anh, en raison du volume important de documents, les deux fonctionnaires affectés à cette tâche, le directeur adjoint du Centre de services administratifs et le chef adjoint du bureau du Conseil populaire – Comité populaire de la commune, ont dû travailler quasiment sans interruption toute la journée pour assurer le bon déroulement des opérations. « La commune a donc décidé de procéder à une nouvelle répartition des tâches, en faisant tourner le président, les deux vice-présidents, le chef adjoint du bureau et le directeur adjoint du centre, chacun étant chargé de la signature un jour par semaine », a précisé M. Tuan Anh.
Le président de la commune de Ba Diem a également déclaré que la difficulté rencontrée dans le travail de certification actuel ne provient pas seulement du volume de documents, mais aussi des nombreuses agences et organisations qui exigent encore la copie et la certification de documents qui ne sont pas réellement nécessaires. « Je pense qu'il est nécessaire de revoir la réglementation afin de simplifier les procédures et d'éviter une perte de temps et d'énergie pour les citoyens », a-t-il suggéré.
14 contenus autorisés
Conformément à la résolution 29/2025 du Conseil populaire de Ho Chi Minh-Ville adoptée fin août, le président du Comité populaire au niveau communal est autorisé à autoriser les fonctionnaires du Comité populaire au niveau communal à mettre en œuvre 14 contenus dans le domaine judiciaire.
Le 18 octobre, le ministère de la Justice de Hô Chi Minh-Ville a publié un document fournissant des instructions détaillées sur la mise en œuvre de l'autorisation. Le président du Comité populaire communal doit, en fonction des besoins des particuliers, des organisations et des usages locaux, examiner et décider d'autoriser un ou plusieurs fonctionnaires à effectuer les tâches de certification de copies et de certification de signatures.
Concernant la certification des contrats et transactions, le président du comité populaire communal examine et décide de l'autorisation accordée aux fonctionnaires d'effectuer cette tâche, après avoir vérifié que les critères et conditions requis sont remplis, notamment en matière de qualifications, de compétences professionnelles, d'expertise, d'expérience, d'accès à la base de données permettant de consulter l'historique des transactions des fonctionnaires, et de responsabilités légales. Cette autorisation n'est pas requise dans les localités ayant transféré le pouvoir de certification des contrats et transactions à des organismes notariés.
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Le gouvernement à deux niveaux fonctionne plus efficacement grâce au mécanisme de délégation.
L'autorisation donnée aux fonctionnaires de niveau communal d'exercer un certain nombre de tâches et de pouvoirs des présidents des comités populaires de niveau communal dans le domaine de la justice administrative, conformément à la résolution 29/2025 du Conseil populaire de Hô Chi Minh-Ville, a créé un changement clair dans le travail d'authentification dans ce domaine.
La directrice adjointe du département de la Justice de Hô Chi Minh-Ville, Nguyen Thi Phuong Ngoc, a déclaré que, jusqu'à présent, 110 localités ont mis en œuvre l'autorisation permettant aux fonctionnaires de signer et de certifier des copies. Cette mesure contribue à alléger la charge de travail des responsables des comités populaires communaux et à accélérer le traitement des documents pour les citoyens.
Selon Mme Ngoc, après l'adoption de la résolution 29, le ministère de la Justice a mené des recherches urgentes, recueilli les avis de 168 localités et conseillé au Comité populaire de la ville de publier un document contenant des instructions détaillées sur la mise en œuvre de l'autorisation.
Le ministère organise régulièrement des actions de sensibilisation, des formations et apporte son soutien aux fonctionnaires locaux dans le cadre de la mise en œuvre. Jusqu'à présent, les collectivités locales ont globalement bien compris et appliqué l'esprit de la résolution n° 29.
Les responsables de chaque localité doivent, en fonction de la situation, sélectionner des fonctionnaires compétents et qualifiés afin de garantir qu'ils accomplissent leurs missions conformément à la loi et servent au mieux les intérêts de la population. Parallèlement, ils doivent mettre en place un mécanisme de contrôle permettant de traiter rapidement tout problème qui pourrait survenir.
Après deux mois de mise en œuvre, ce mécanisme d'autorisation a contribué à améliorer la satisfaction des citoyens ; les fonctionnaires sont plus motivés, plus responsables et plus professionnels dans l'exercice de leurs fonctions. « L'autorisation a permis de résorber l'accumulation de dossiers lorsque les responsables des comités populaires communaux sont en réunion ou au travail ; les documents sont traités dans les délais, sans attente pour les usagers », a expliqué Mme Ngoc.
Mme Nguyen Thi Phuong Ngoc a également déclaré que dans les prochains mois, le ministère continuera de surveiller et de coordonner avec les agences et les collectivités locales l'évaluation de l'efficacité de la mise en œuvre de la résolution 29 ; de rechercher et de proposer l'élargissement du mécanisme d'autorisation dans les domaines appropriés, contribuant ainsi à la réforme administrative et à un service toujours plus efficace à la population.
« La délégation est une solution pragmatique pour réformer les procédures administratives et bâtir un modèle de gouvernance urbaine dynamique et efficace. Les collectivités locales doivent proposer proactivement au Conseil populaire municipal et au Comité populaire des mesures et politiques adaptées à la réalité. En tant qu'organe consultatif, le ministère de la Justice continuera d'apporter son soutien, de veiller à la bonne application de la loi et d'en faire bénéficier concrètement les citoyens », a souligné Mme Ngoc.
LE THOA
Source : https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html
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