La déléguée Phan Thi My Dung a contribué au projet de loi révisée sur la notarisation.

La déléguée Phan Thi My Dung a contribué au projet de loi révisée sur la notarisation.

Adjoint Phan Thi My Dung, directrice du département de la justice de la province de Long An, a fortement approuvé la nécessité de modifier la loi actuelle sur le notariat et a contribué à améliorer les réglementations liées au modèle d'organisation des bureaux de notaires, à l'âge de la pratique notariale, aux emplacements des notaires et à la notarisation électronique.

Tout d'abord , concernant le modèle d'organisation de l'office notarial, la déléguée Phan Thi My Dung a déclaré que le projet de loi hérite de la réglementation en vigueur, selon laquelle « les offices notariaux sont organisés et fonctionnent conformément aux dispositions de la présente loi et des autres documents juridiques pertinents pour le type de société. Les offices notariaux doivent compter au moins deux associés et aucun apport de capital. Les associés jouissent des mêmes droits lorsqu'ils prennent des décisions concernant l'office notarial. » Cette disposition présente de nombreux avantages, notamment la garantie du fonctionnement régulier et continu de l'office notarial (en cas de maladie, d'accident, de maladie, etc.) et la contribution à la stabilité et à la pérennité de l'office notarial afin de répondre rapidement aux besoins notariaux des organisations et des particuliers.

Cependant, la mise en œuvre pratique de la réglementation susmentionnée a également révélé certaines limites, telles que l'émergence d'une situation où les notaires sont formellement associés afin de garantir le fonctionnement de l'office notarial (embauche de notaires) ; le « transfert » de notaires pour remplir les conditions de création d'un office notarial. Après l'enregistrement, l'adhésion en partenariat prend fin, etc. D'autre part, la réglementation exigeant qu'un office notarial compte deux notaires ou plus conduit au développement des offices notariaux uniquement dans les zones urbaines densément peuplées et les zones à fort développement socio-économique ; elle n'encourage pas l'établissement d'offices notariaux dans les zones rurales, les zones reculées, voire les zones où il n'y en a pas, car les sources de revenus ne garantissent pas le fonctionnement régulier de l'office notarial. Il en résulte un accès difficile aux services notariaux.

Afin d'assurer le développement stable et durable de la profession notariale, conformément à la résolution gouvernementale n° 172/NQ-CP du 19 novembre 2020 relative à la politique de développement de la profession notariale, le délégué Dung a suggéré que le projet de loi charge le Comité populaire provincial d'élaborer un projet de gestion et de développement des organisations notariales locales. À partir de là, chaque localité examinera et décidera quelles localités pourront créer des offices notariaux sous forme d'entreprises privées, en fonction des conditions socio-économiques de chaque localité, notamment compte tenu des inégalités de développement socio-économique entre les localités et les régions. Parallèlement, cela créera des initiatives pour les localités, contribuera à renforcer la responsabilité de la gestion de l'État et garantira le développement des organisations notariales conformément aux plans approuvés.

Français En outre, la clause 6 de l'article 26 du projet stipule : « Dans les 2 ans à compter de la date de cessation de l'adhésion à la société comme prescrit aux points a, b et d, clause 1 du présent article, un notaire qui a mis fin à son adhésion à la société doit toujours être solidairement responsable avec tous ses biens des dettes de l'office notarial nées pendant la période où il était notaire associé de cet office notarial ; après cette période, le notaire peut participer à la création d'un nouvel office notarial ou former un partenariat avec un autre office notarial en activité. » La réglementation selon laquelle un notaire n'est plus un associé mais doit toujours être solidairement responsable pendant 2 ans est appropriée, je suis d'accord, mais la réglementation selon laquelle un notaire doit attendre 2 ans avant de participer à la création d'un nouvel office notarial ou de former un partenariat avec un autre office notarial est inappropriée, constitue un gaspillage de ressources et ne repose sur aucune base scientifique .

Parallèlement, cette disposition est incompatible avec les dispositions de la loi sur les entreprises, qui ne limitent pas le droit de créer une nouvelle entreprise dans les deux ans suivant la dissolution du partenariat. Limiter les effets négatifs de la création d'un nouveau bureau notarial nécessite d'autres mesures appropriées et ne devrait pas viser à restreindre le droit d'exercice du notaire.

Concernant le transfert des offices notariaux, le projet de loi stipule : « Les offices notariaux peuvent être transférés à d’autres notaires remplissant les conditions spécifiées à l’article 2 du présent article. Les offices notariaux ne peuvent être transférés que s’ils exercent leurs activités depuis au moins deux ans. Les notaires ayant transféré leurs offices notariaux ne sont pas autorisés à participer à la création de nouveaux offices notariaux ni à former des partenariats avec des offices notariaux en activité dans les deux ans suivant la date du transfert. »

Selon le délégué, cette réglementation est inappropriée, en particulier lorsque M. A a établi un bureau de notaire à Long An. Après une période d'exercice, sa famille a déménagé ou, pour une raison quelconque, il a souhaité établir un bureau de notaire à Da Nang, son nouveau lieu de résidence. Conformément à cette réglementation, M. A a dû transférer son bureau et, après deux ans, a été autorisé à établir un bureau de notaire à Da Nang. M. A souhaitait exercer sans interruption. Il a donc été contraint d'engager un notaire pour établir un bureau de notaire, auquel M. A a participé en tant que notaire contractuel. De ce fait, cela a créé un environnement malsain, ne reflétant pas la véritable nature de la création et du fonctionnement d'un bureau de notaire.

Ce règlement a également fait en sorte qu'au cours des 10 années d'application de la loi actuelle sur le notariat à l'échelle nationale, il n'y ait eu aucun cas de transfert d'office notarial dans lequel le notaire a choisi de se retirer du partenariat, de changer le nom de l'office notarial, de changer le nom du responsable de l'office notarial, entraînant des procédures administratives inutiles, alors que la nature de l'affaire est la même.

Deuxièmement, concernant l'âge des notaires : le projet de loi complète la réglementation relative à l'âge de nomination et d'exercice des notaires, qui ne doit pas dépasser 70 ans (clause 1, article 8, clause 2, article 14). Pour les notaires en exercice âgés de près de 70 ans ou de plus de 70 ans, le projet de loi complète les dispositions transitoires, selon lesquelles les notaires âgés de 68 à 70 ans à la date d'entrée en vigueur de la présente loi peuvent exercer jusqu'à 72 ans ; les notaires nommés avant la date d'entrée en vigueur de la présente loi et âgés de plus de 70 ans bénéficieront d'une période d'exercice supplémentaire maximale de deux ans. Cette réglementation vise à éviter une diminution soudaine du nombre de notaires en exercice, en garantissant une période transitoire pour la nomination de notaires afin de remplacer les notaires âgés de près de 70 ans ou de plus de 70 ans ayant cessé d'exercer.

Le délégué Dung a accepté d'ajouter une réglementation sur la limite d'âge pour la nomination et l'exercice du notariat. Cependant, il a déclaré que cette limite d'âge ne serait pas équitable par rapport au système juridique concernant l'âge d'exercice d'autres fonctions judiciaires telles que celles d'avocat, d'huissier, d'administrateur, de commissaire-priseur, etc. De plus, elle constituerait un « gaspillage des ressources sociales » et une « restreinte à la liberté d'exercice du notariat »… car la majorité des notaires de cette tranche d'âge constituent la première génération de notaires, posant les bases de la profession notariale actuelle, forte d'une longue histoire de réalisations, de contributions et d'une expérience professionnelle. Elle éliminerait le consentement et le libre choix des notaires en matière de patrimoine, notamment pour la transmission des actifs commerciaux qu'ils ont constitués.

Par ailleurs, la notarisation est une activité très particulière, exerçant des services publics autorisés par l'État. Les notaires jouent un rôle crucial dans les actes notariés, exigeant une lucidité constante. Par conséquent, le délégué a proposé que le projet de loi stipule : lorsqu'un notaire a 70 ans ou plus, il doit se soumettre à un examen médical tous les six mois et le soumettre au ministère de la Justice du lieu où il exerce. Si le notaire n'a pas encore atteint cet âge et que cela est jugé nécessaire, le ministère provincial de la Justice sera habilité à demander un examen médical à un notaire, renforçant ainsi la responsabilité de l'administration publique en matière de notarisation.

Troisièmement , concernant le transfert de l'autorité d'authentification des contrats et des transactions : les délégués approuvent les dispositions du point e, clause 1, article 73 du projet de loi sur la notarisation (amendé) concernant le transfert de l'autorité au Comité populaire provincial, en particulier « Examiner et décider de transférer l'autorité d'authentification des contrats et des transactions du Département de la justice du district et du Comité populaire de la commune aux organisations de pratique notariale dans les districts où des organisations de pratique notariale ont été développées pour répondre aux exigences de notarisation des particuliers et des organisations conformément aux directives du gouvernement ». Cette disposition contribuera à garantir la sécurité juridique des contrats et des transactions, tout en réduisant la charge de travail des agences gouvernementales locales.

Quatrièmement , concernant le lieu de la notarisation : Le délégué estime que la notarisation est un type particulier de service public, autorisé par l'État, et non un type normal de service commercial. Par conséquent, pour éviter la situation de « notarisation en déplacement » qui perd la réputation et l'image de la notarisation, mais qui répond en même temps aux besoins légitimes de la personne qui demande la notarisation, en plus des cas énumérés pour la signature en dehors du siège comme dans le projet, il est nécessaire d'ajouter une disposition complète pour les cas que le projet n'anticipe pas entièrement, les situations qui surviennent dans la réalité et pour d'autres raisons légitimes (comme dans la réglementation en vigueur), la notarisation peut être effectuée en dehors du siège de l'organisation de la pratique notariale.

Toutefois, afin d'éviter les abus, le délégué a suggéré que le projet de loi énonce clairement le témoignage du notaire et complète la disposition interdisant l'établissement de points de transaction notariée réguliers en dehors du siège social sans se fonder sur des demandes de notarisation spécifiques des clients. Parallèlement, le gouvernement devrait préciser les signes de points de transaction notariée illégaux et prévoir des sanctions spécifiques, ainsi qu'une répression stricte.

Cinquièmement , sur la notarisation électronique : les délégués ont convenu d'ajouter des dispositions sur la notarisation électronique dans le projet de loi pour répondre aux exigences de la quatrième révolution industrielle dans les activités de notarisation, contribuant à promouvoir la transformation numérique dans les transactions civiles et économiques ; assurant la cohérence avec les nouvelles dispositions de la loi sur les transactions électroniques de 2023. Cependant, les délégués ont déclaré que les activités de notarisation doivent garantir la certification de l'authenticité et de la légalité des contrats et des transactions.

Français En conséquence, lorsque des transactions civiles sont effectuées dans l'environnement électronique, le processus de notarisation doit également être ajusté pour garantir les éléments essentiels de la notarisation du contenu, notamment : (1) Assurer l'authenticité de l'identité : sujet correct participant à la transaction ; (2) Assurer l'authenticité du testament : pleine capacité civile, volontaire, non forcée ; (3) Assurer que le testament est exprimé correctement et pleinement : contenu de la transaction, signature, empreinte digitale de confirmation ; (4) S'assurer que les papiers et documents notariés sont vérifiés avec exactitude et intégralité ; (5) Assurer l'authenticité de l'heure et du lieu de la transaction ; (6) S'assurer que le contenu de la transaction est légal. Dans le même temps, les documents notariés électroniques doivent également répondre à l'exigence (7) : Assurer l'intégrité et la valeur des preuves dans l'environnement électronique.

De plus, la notarisation électronique, notamment en ligne, présente des caractéristiques qui ne permettent pas à la technologie de remplacer complètement le rôle de l'humain. Parmi ces facteurs, on peut citer : la détermination de la capacité civile du sujet relève des droits et responsabilités du notaire, ce qui nécessite la présence directe de la personne demandant la notarisation. La communication par voie électronique rend difficile l'évaluation par le notaire de la capacité d'agir et de la volonté volontaire de la personne demandant la notarisation, notamment dans le contexte actuel où des criminels de haute technologie utilisent l'IA pour falsifier des voix et des images afin de commettre des fraudes. La vérification des documents peut être remplacée par l'analyse d'une base de données, mais le volume actuel de documents à vérifier est très important et diversifié, en fonction des différents types de transactions, ce qui nécessite une base de données synchrone, complète et unifiée en quantité et en qualité.

L'évaluation de la légalité du contenu des transactions est la tâche principale et importante du notaire dans le cadre du modèle de notarisation du contenu, exigeant des compétences professionnelles et de nombreuses années d'expérience. Cette question devrait être confiée au gouvernement, en fonction des conditions socio-économiques, afin de définir la feuille de route pour la mise en œuvre des transactions notariées électroniquement et d'en rendre compte au Comité permanent de l'Assemblée nationale pour examen, décision sur le pilotage et la mise en œuvre.

Le vice-Premier ministre et ministre de la Justice, Le Thanh Long, a présenté le rapport sur le projet de loi sur la notarisation (amendé)

En outre, les délégués ont également abordé des questions liées à la période de validité du certificat de résultats des tests de stage, à l'autorité de notariser les transactions immobilières et ont proposé d'envisager l'ajout de réglementations de notarisation obligatoire pour les chartes d'entreprise, les registres d'établissement d'entreprise et les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, de l'assemblée générale des actionnaires et du conseil d'administration des entreprises afin de garantir l'ordre social, la sécurité et la sûreté économique.

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