Gia Lai renforce la gestion des documents et des archives dans le cadre de la restructuration de l'appareil.

Le président du Comité populaire provincial demande aux chefs des agences, des organisations, aux présidents des comités populaires des districts, des villes, des bourgs et aux présidents des comités populaires des communes, des quartiers et des villes d'assumer la responsabilité en tant que dirigeants de la direction et de l'organisation de la mise en œuvre du travail de documentation et d'archivage des agences et des unités ; Assurer la sécurité des documents et des bases de données documentaires sous l'autorité de gestion conformément aux dispositions de la loi pendant le processus d'organisation et d'organisation de l'appareil jusqu'à ce que les documents et les bases de données documentaires soient remis conformément à la réglementation.

Le directeur adjoint en charge du Centre provincial des archives historiques a examiné les dossiers des fonctionnaires qui s'étaient rendus à B et n'avaient pas encore identifié les informations. **Photo : LN**

Continuer à propager, diffuser et comprendre en profondeur les documents du Centre et de la province sur le travail de documentation et d'archivage afin de sensibiliser et de responsabiliser les agences, les organisations, les cadres, les fonctionnaires et les employés publics pour le travail de documentation et d'archivage dans la nouvelle situation. Tous les documents et bases de données documentaires constitués au cours des activités des agences et organisations doivent être gérés de manière centralisée, uniforme et sécurisée en fonction de chaque archive ; Les documents et bases de données de toute agence ou organisation doivent être répertoriés et collectés en fonction de chaque archive de cette agence ou organisation.

Diriger les agences et les unités sous leur autorité de gestion pour organiser les statistiques de tous les documents et bases de données documentaires existants ; Élaborer de manière proactive un plan visant à organiser les entrepôts et l'équipement nécessaire pour rassembler et conserver en toute sécurité les documents sous l'autorité de gestion, organiser les forces sur place pour protéger en toute sécurité les documents jusqu'à ce qu'ils soient remis aux agences et organisations de gestion compétentes après la restructuration de l'appareil. Organiser les forces et coordonner avec les chefs d'agences, d'organisations et d'unités pour mettre en œuvre des mesures visant à assurer la sécurité et à prévenir les incendies et les explosions dans les locaux et les entrepôts où les documents et les bases de données sont temporairement stockés.

Soumettre d'urgence le dossier de conservation permanente complété et édité au Centre des Archives Historiques Provinciales conformément aux dispositions de la loi. Appliquer strictement les réglementations légales sur la gestion et l’utilisation des sceaux et des certificats de signature numérique pour le service public ; Protéger les secrets d'État et assurer la sécurité des informations, des documents et des données lors de l'exécution des tâches statistiques, de leur conditionnement, de leur remise, de leur conservation et de leur utilisation dans le cadre de la réorganisation de l'appareil. Il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; Ne pas endommager ou perdre des documents, des bases de données documentaires et surtout ne pas divulguer d'informations secrètes d'État pendant le processus d'organisation de l'appareil...

Le président du Comité populaire provincial a chargé le ministère de l'Intérieur d'émettre un plan de mise en œuvre de la directive n° 03 ; Coordonner avec le ministère des Finances et les agences, organisations et localités pour examiner et utiliser les sièges sociaux vacants afin d'organiser le stockage, en garantissant la sécurité et l'efficacité tout au long du processus d'organisation. Proposer des plans pour l’aménagement des entrepôts, des équipements de stockage et des ressources humaines afin de recevoir les documents et les bases de données documentaires des agences, organisations et localités, sous réserve d’arrangements visant à garantir la sécurité et l’intégrité.

Diriger le Centre provincial des archives historiques : Prendre des mesures proactives pour collecter les documents conservés de manière permanente qui ont été entièrement édités dans les agences et organisations qui sont des sources de soumission au Centre provincial des archives historiques. Statistiques de tous les documents et bases de données documentaires conservés au Centre provincial des archives historiques ; Continuer à assurer la sécurité, l'intégrité et la convivialité des documents et des bases de données documentaires du Centre provincial des archives historiques jusqu'à ce que les documents et les bases de données documentaires soient remis aux agences et organisations compétentes après la réorganisation de la structure organisationnelle...

Le Département des sciences et de la technologie détermine la portée, délimite les documents et les bases de données de documents pour assurer la sécurité des documents et des données dans le système de gestion et d'exploitation des documents en fonction de chaque compte de l'agence, de l'organisation et de l'individu ; Dans lequel, sur la base de la liste des travaux inachevés des unités et des individus, déterminer la portée des données et dresser une liste des comptes des organisations et des individus ayant des travaux inachevés ; Préparez un plan de transfert lorsque vous y êtes invité. Statistiques et rapports au Comité populaire provincial et au ministère de l'Intérieur sur le système de codes d'identification de documents, de codes de fichiers et de symboles de documents actuellement utilisés dans le système pour servir de base à l'établissement de codes d'identification de documents, de codes de fichiers et de symboles de documents des agences et organisations après la réorganisation de l'organisation pour être unifiés, synchronisés et éviter les doublons...

La police provinciale guide les organismes, les unités et les localités pour compiler, emballer, assurer la sécurité et remettre les documents confidentiels conformément à la réglementation ; intervenir rapidement en cas de détection d’appropriation intentionnelle, de destruction ou de perte de documents au cours du processus de transfert ; Guider la gestion, la livraison et la soumission des sceaux des agences et organisations soumises à un réaménagement des appareils à la fin des opérations et notifier et remettre les sceaux expirés au Centre provincial des archives historiques à des fins de stockage et de recherche historique conformément à la réglementation.

Sur la base des estimations du Département de l'Intérieur et des unités connexes, le Département des Finances, en fonction de la capacité budgétaire provinciale, examine, synthétise, conseille le Comité populaire provincial pour qu'il examine et soumette aux autorités compétentes la question de l'organisation des fonds conformément à la décentralisation actuelle du budget de l'État afin de mettre en œuvre la tâche de stockage sûr et fluide des documents et des archives avant, pendant et après l'organisation. Présider et coordonner avec le ministère de l'Intérieur et les localités l'examen et l'organisation des sièges et des emplacements temporaires devant servir de lieux de stockage sécurisé des documents avant de les remettre aux agences, organisations et unités compétentes pour gestion après la restructuration de l'appareil.