L'application Mail par défaut sur iOS peut offrir une expérience utilisateur basique, difficilement comparable à celle des applications Mail tierces. Cependant, elle propose de nombreuses fonctionnalités et astuces peu connues qui peuvent vous aider à gagner en productivité si vous les exploitez.
Planifier l'envoi
Lorsque vous utilisez l'application Mail d'Apple pour envoyer des messages, vous pouvez programmer leur envoi. Après avoir rédigé le message, appuyez longuement sur l'icône d'envoi. Le système vous proposera immédiatement des options telles que « Envoyer maintenant », « Envoyer à 21 h ce soir », « Envoyer à 8 h lundi », « Envoyer plus tard »… Sélectionnez l'heure souhaitée.
Annuler l'envoi
De plus, Apple est très soucieux de la sécurité des utilisateurs qui envoient des messages erronés sur cette application. Ainsi, juste après avoir appuyé sur « Envoyer », un élément « Annuler l'envoi » apparaîtra en bas au centre de l'écran. Pour annuler l'envoi immédiatement, cliquez dessus.
Activer les notifications privées
Autre astuce : vous pouvez activer les notifications privées pour les e-mails privés. Lors de la rédaction d'un e-mail, vous pouvez cocher l'icône de notification en forme de cloche juste à côté de l'objet. Lorsque cette fonctionnalité est activée, si l'autre personne répond à l'e-mail, vous recevrez une notification privée.
Recevez des rappels par e-mail avec les contacts qui vous intéressent
Si vous attendez un e-mail d'un contact important et qu'il y a un risque que vous l'oubliiez si vous êtes occupé, cette fonction de suivi d'Apple Mail vous aidera.
Lorsque vous utilisez la fonctionnalité « Suivi » d'Apple Mail, vos e-mails envoyés reviennent automatiquement en haut de votre boîte de réception après trois jours sans réponse, ce qui vous permet d'envoyer rapidement un e-mail de suivi. Cette fonctionnalité est également disponible dans Apple Mail sur macOS.
Lorsque l'e-mail revient en haut de votre boîte de réception, ouvrez-le et vous verrez un bouton « Suivre ». Cliquez dessus pour commencer à rédiger un nouvel e-mail.
Définissez des rappels pour ne jamais oublier de répondre aux e-mails
« Me rappeler » est une autre fonctionnalité d'Apple Mail qui peut être un peu gênante pour ceux qui ont tendance à oublier de répondre aux e-mails. Elle permet d'ajouter un rappel à un e-mail pour pouvoir y répondre à une heure précise.
Pour configurer un rappel, accédez à votre boîte de réception et recherchez l'e-mail pour lequel vous souhaitez un rappel. Balayez vers la droite et sélectionnez « Me le rappeler » (l'icône d'horloge violette). Une fenêtre de paramètres s'ouvrira pour vous permettre de choisir le meilleur moment pour répondre à cet e-mail.
Une fois configurés, les e-mails contenant des rappels seront affichés dans le dossier « Me rappeler » afin que vous puissiez agir rapidement sans avoir à accéder à la liste des e-mails de votre boîte de réception.
Faites ressortir le contenu de votre e-mail grâce aux personnalisations de formatage de texte
La mise en forme du texte vous permet de mieux communiquer les points clés ou de mettre en avant les appels à l'action dans vos e-mails. L'application Mail propose diverses options de mise en forme pour vous aider à mettre en valeur le texte de vos e-mails.
Pour accéder à ces options, appuyez sur l'icône «
Convertir un e-mail au format PDF
Si vous souhaitez enregistrer un e-mail pour le consulter hors ligne ou le partager avec quelqu'un, vous pouvez l'exporter au format PDF directement dans l'application Mail sur votre iPhone.
Pour ce faire, ouvrez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF. Appuyez ensuite sur le bouton « Répondre » en bas de l'écran. Recherchez l'option « Imprimer ». Appuyez ensuite sur l'icône « Partager » en haut, puis sur « Enregistrer dans les fichiers ».
Utiliser une signature personnalisée
Les signatures électroniques ont de nombreuses fonctions. Mais surtout, elles renforcent la légitimité de vos e-mails et vous donnent une image plus professionnelle.
Par défaut, Apple Mail utilise « Envoyé depuis mon iPhone » comme signature sur votre iPhone. Cependant, cela peut paraître ennuyeux et peu professionnel. Heureusement, Apple vous permet de créer votre propre signature dans l'application Apple Mail sur votre iPhone, ce qui vous permet d'ajouter une touche plus personnelle à vos e-mails. Pour cela, allez dans « Réglages », sélectionnez « Mail » et « Signature ».
Gérer plusieurs comptes de messagerie et définir un compte par défaut
Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, les ajouter à l'application Mail sur votre iPhone vous permettra de les gérer plus efficacement. Pour cela, accédez à « Réglages » > « Mail » > « Comptes » > « Ajouter un compte ».
Une fois le compte ajouté, vous le retrouverez dans votre boîte de réception. De là, vous pourrez également basculer entre vos comptes pour consulter ou envoyer des e-mails. Si vous ajoutez plusieurs comptes à Apple Mail, vous devrez sélectionner manuellement le compte auquel envoyer l'e-mail à chaque fois que vous en rédigerez un. Vous pouvez éviter ce problème en définissant un compte par défaut pour Apple Mail.
Pour ce faire, revenez dans « Paramètres », sélectionnez « Mail », sélectionnez « Compte par défaut » et appuyez sur le compte que vous souhaitez définir comme compte par défaut dans Apple Mail.
Personnaliser les actions de balayage
Apple a ajouté des paramètres simplifiant certaines actions de messagerie dans l'application Mail par simple glissement. Vous pouvez accéder à ces actions en glissant vers la gauche ou la droite sur un e-mail.
Par défaut, le geste de balayage vers la gauche affiche l'option « Marquer », tandis que le geste de balayage vers la droite affiche « Marquer comme lu ». Si ces actions vous semblent moins utiles, vous pouvez les personnaliser pour afficher celles que vous utilisez le plus souvent.
Pour ce faire, allez dans « Paramètres », sélectionnez « Mail » puis « Préférences de glissement ». Vous pourrez ainsi configurer les actions de glissement qui vous conviennent le mieux.
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