Quand un document comportant une signature électronique est-il considéré comme un original ?

(Chinhphu.vn) - Mme Pham Thanh Ngan (Hanoi) a demandé : si une entreprise étrangère émet des factures à une entreprise vietnamienne en utilisant des signatures électroniques (factures au format PDF et signatures sur le fichier PDF en faisant glisser et déposer l'image de la signature), cela est-il considéré comme conforme à l'article 10 de la loi sur les transactions électroniques et considéré comme l'original ?

Mme Ngan souhaite également savoir si les entreprises vietnamiennes peuvent utiliser cette facture et ne conserver que la version PDF, sans avoir besoin d'une copie papier avec une nouvelle signature ?

Si une entreprise étrangère émet une facture, envoie une version PDF avec signature électronique à une entreprise vietnamienne et que cette signature électronique est authentifiée par un organisme du pays concerné (équivalent à une signature électronique spécialisée et garantie, une signature numérique au Vietnam), l'entreprise vietnamienne peut-elle utiliser cette facture et n'avoir besoin de conserver que la version PDF ?

Conformément aux articles 10, 23, 25 et 26 de la loi sur les transactions électroniques, l'entreprise de Mme Ngan considère que, dans le cas de transactions avec des partenaires étrangers, pour que la signature électronique de ce dernier soit conforme aux dispositions susmentionnées, elle doit être enregistrée auprès du ministère des Sciences et des Technologies . Ce n'est qu'à cette condition qu'elle aura la même valeur juridique qu'une copie papier. Mme Ngan a demandé si l'interprétation de son entreprise était correcte.

Conformément à l'article 27 de la loi sur les transactions électroniques, les signatures électroniques étrangères et les certificats de signature électronique étrangers acceptés dans les transactions internationales sont des signatures électroniques étrangères et des certificats de signature électronique étrangers d'organisations et de personnes étrangères non présentes au Vietnam, valables sur les messages de données envoyés à des organisations et des personnes vietnamiennes.

Mme Ngan a demandé si l'expression « non présent au Vietnam » devait être conforme à la définition de la loi sur l'investissement et le commerce. Dans l'affirmative, la réglementation prévue à l'article 27 est-elle applicable aux entreprises étrangères ayant une présence au Vietnam, notamment par le biais d'un bureau de représentation ou d'investissements de capitaux ?

Concernant cette question, le ministère des Sciences et de la Technologie a répondu comme suit :

L’article 10 de la loi sur les transactions électroniques stipule les conditions requises pour que les messages de données aient la même valeur que l’original :

"1. L'intégrité des informations contenues dans un message de données est garantie dès sa première génération en tant que message de données complet.

Les informations contenues dans un message de données sont considérées comme intactes lorsqu'elles n'ont pas été modifiées, à l'exception des modifications de forme qui surviennent lors du processus d'envoi, de stockage ou d'affichage du message de données.

2. Les informations contenues dans le message de données sont accessibles et utilisables dans leur intégralité.

Un message de données conforme aux dispositions de l'article 10 a la même valeur que l'original.

La loi sur les transactions électroniques stipule qu'une signature électronique est une signature créée sous la forme de données électroniques jointes ou combinées logiquement à un message de données pour confirmer l'identité du signataire et affirmer son acceptation du message de données.

L'utilisation de signatures électroniques par les entreprises vietnamiennes (factures au format PDF et signature de fichiers PDF par glisser-déposer d'images de signature) constitue une autre forme de confirmation par voie électronique, qui ne saurait être considérée comme une signature électronique. Elle ne garantit donc pas la conformité aux dispositions de l'article 10 de la loi relative aux transactions électroniques.

L’article 13 de la loi sur les transactions électroniques stipule que, lorsque la loi exige la conservation des données, celles-ci peuvent être stockées sous forme de messages numériques si les conditions prévues au paragraphe 1 de l’article 13 de ladite loi sont remplies ; dans les cas où la loi prévoit autre chose, les organisations et les particuliers peuvent choisir de les conserver sous forme de documents papier ou sous forme de messages numériques.

Les partenaires étrangers ne sont pas tenus d'enregistrer leurs signatures électroniques au Vietnam.

« Conformément aux articles 10, 23, 25 et 26 de la loi sur les transactions électroniques, l'entreprise de Mme Ngan comprend que, dans le cas de transactions avec des partenaires étrangers, pour que la signature électronique du partenaire étranger soit conforme aux dispositions ci-dessus, le partenaire doit enregistrer la signature électronique auprès du ministère des Sciences et de la Technologie ; ce n'est qu'alors qu'elle sera considérée comme ayant la même valeur juridique qu'une copie papier. »

L'interprétation ci-dessus est inexacte. Dans le cadre des transactions internationales, les parties peuvent convenir de l'utilisation de signatures électroniques étrangères ou de certificats de signature électronique étrangers. En conséquence, l'article 27 de la loi sur les transactions électroniques stipule que les signatures électroniques étrangères et les certificats de signature électronique étrangers sont acceptés comme tels pour les communications de données envoyées à des organisations et des personnes vietnamiennes. Ces dernières choisissent et sont responsables de l'acceptation de ces signatures et certificats.

Il n'est donc pas nécessaire de s'inscrire auprès du ministère des Sciences et de la Technologie, sauf si cela est requis.

La notion de « non-présent au Vietnam » est expressément encadrée par la législation relative aux investissements, au commerce et aux entreprises, et s'applique de manière générale, sauf disposition contraire de la loi sur les transactions électroniques. Cette dernière ne comportant aucune disposition relative à cette notion, son application est régie par la législation sur les investissements, le commerce et les entreprises.

Dans le cas où une entreprise étrangère aurait une présence au Vietnam en vertu de la loi sur le commerce et les entreprises, la signature électronique étrangère de cette entreprise ne sera pas soumise aux dispositions de l'article 27, paragraphe 1, de la loi sur les transactions électroniques.

Chinhphu.vn

Source : https://baochinhphu.vn/khi-nao-van-ban-co-chu-ky-eien-tu-duoc-coi-nhu-ban-goc-102250929115014287.htm