Numérisez tous les documents et toutes les données dès que possible.
Lors de la conférence, le directeur du département des affaires intérieures de la province de Nghe An , Nguyen Viet Hung, a indiqué qu'au cours des six derniers mois, la localité avait mis en œuvre le plan de réorganisation des unités administratives au niveau communal et de mise en place d'un système de gouvernement local à deux niveaux dans la province, conformément au plan et à la feuille de route établis.
Avant la réorganisation, la province de Nghệ An comptait 412 unités administratives communales (dont 362 communes, 33 quartiers et 17 villes). Après la réorganisation, elle n'en compte plus que 130 (dont 119 communes et 11 quartiers).
Suite à la réorganisation, la tâche d'archivage des documents dans le cadre du nouveau modèle organisationnel local est devenue une nécessité urgente, notamment dans le contexte de la province de Nghe An qui souffre des fortes pluies et des inondations causées par le typhon n° 3.
M. Nguyen Viet Hung a déclaré que le ministère des Affaires intérieures avait mis en place deux groupes de travail chargés d'intervenir directement dans les districts, les villes et les communes (avant la réorganisation) afin d'inspecter et de compiler des statistiques sur le volume existant de documents et de fournir des conseils sur la conservation en toute sécurité, la prévention des pertes de documents et une expertise en matière de gestion et d'archivage des documents avant, pendant et après la réorganisation de la structure organisationnelle et la mise en œuvre du gouvernement local à deux niveaux.
Après examen, le Comité populaire de la province de Nghe An a approuvé le plan d'organisation, d'allocation et de gestion des biens publics pour les (nouveaux) gouvernements communaux après la réorganisation, afin de remettre rapidement les biens et de garantir que les (nouveaux) gouvernements communaux fonctionnent de manière harmonieuse, efficace et efficiente ; en évitant les perturbations de la gestion, les pertes d'actifs et les impacts sur la gestion de l'État et la prestation de services publics.
« La charge de travail au niveau communal est considérable et largement décentralisée. Le président du comité populaire communal exerce en grande partie les fonctions de l'ancien président du comité populaire de district. Actuellement, le volume des archives est énorme et les localités sont fréquemment touchées par des inondations qui menacent la sécurité des lieux de conservation. Par conséquent, la numérisation des données et la mise en place de réglementations spécifiques pour leur préservation sont indispensables », a souligné M. Hung.
Selon M. Nguyen Viet Hung, la province de Nghệ An a rencontré plusieurs difficultés et obstacles dans la mise en œuvre de son modèle de gouvernement local à deux niveaux. Premièrement, dans certaines zones, les infrastructures et les équipements restent inadéquats et insuffisants pour répondre aux besoins du service.
Par ailleurs, la qualité des fonctionnaires et agents de la fonction publique au niveau communal est inégale, ce qui nécessite du temps pour leur prise de fonction, leur adaptation et l'attribution de tâches correspondant à leurs compétences et à leurs points forts. Dans la province de Nghệ An, certaines communes et certains quartiers manquent actuellement de personnel possédant la formation et l'expérience nécessaires en matière de gestion publique dans les domaines de la santé, de l'éducation , des sciences et des technologies, ce qui engendre des difficultés pour le conseil et la mise en œuvre des projets. On observe également des excédents et des pénuries localisés de fonctionnaires et d'agents de la fonction publique au sein des communes, notamment dans les zones reculées et défavorisées.
« Le volume de dossiers et de documents accumulés et en cours de réorganisation au sein des comités populaires des districts, des villes et des communes (avant réorganisation) est considérable ; les moyens et équipements nécessaires à leur collecte, leur conservation et leur protection demeurent limités », a souligné M. Hung. Il a suggéré que le gouvernement définisse clairement les pouvoirs en matière de recrutement, de gestion et d’emploi des fonctionnaires dans les établissements d’enseignement locaux afin de faciliter la mise en œuvre de la réforme. Par ailleurs, il a demandé une évaluation rapide du projet « Achèvement de la modernisation des cartes des unités administratives ».
Le système de connexion logicielle n'est pas stable.
Par ailleurs, évoquant les difficultés liées à la mise en œuvre du modèle de gouvernement local à deux niveaux, M. Nguyen Quoc Huu, directeur du Département des affaires intérieures de la province de Thai Nguyen, a déclaré que ce nouveau modèle exigeait des fonctionnaires diligents et travailleurs, proactifs et engagés. À Thai Nguyen, lors de la mise en place de ce modèle, même à 22 heures, dès réception des instructions, les fonctionnaires du département se réunissent immédiatement pour faire rapport aux dirigeants provinciaux le lendemain matin.
« Il faut encourager le courage, l'intelligence et le dynamisme des agents des affaires internes. C'est un métier très stressant, et parfois, la charge de travail est telle que nous sommes mis à rude épreuve. Nous devons aussi nous rendre dans les communes pour accompagner les habitants et les aider à surmonter les obstacles, en leur montrant pas à pas comment procéder. Si nous ne réglons pas les problèmes à la base, ils risquent de prendre de l'ampleur au niveau provincial », a déclaré M. Huu.
M. Nguyen Quoc Huu a suggéré que, dans les zones montagneuses, en particulier parmi les minorités ethniques, où les jeunes ont une bonne connaissance du territoire, de la langue ethnique et des technologies, le ministère de l'Intérieur devrait fournir des directives sur le recrutement de fonctionnaires à temps partiel au niveau communal pour exécuter les tâches assignées, car la charge de travail au niveau communal est très importante.
Le directeur du Département des affaires intérieures de la province de Lam Dong, Do Van Chung, a également souligné les difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre du nouveau modèle d'organisation des collectivités locales. Selon M. Chung, les fonctionnaires spécialisés au niveau communal n'ont actuellement pas bénéficié d'une formation approfondie et rencontrent parfois de nombreuses difficultés d'application. M. Chung a cité l'exemple du Département de la culture et des affaires sociales, où une seule personne gère l'ensemble des tâches, de la gestion du personnel à la structure organisationnelle en passant par les salaires, ce qui représente un véritable défi.
D'après M. Chung, la localité compte encore de nombreux petits immeubles de bureaux dispersés, dont certains sont délabrés et nécessitent des investissements. De plus, le système informatique reliant les ministères et les agences est instable et dysfonctionne fréquemment, ce qui complique les démarches administratives. Par exemple, le logiciel d'enregistrement des entreprises du ministère des Finances est lent et insuffisant ; la base de données foncières n'est pas synchronisée ; et le système cartographique et le service des impôts ne sont pas connectés en temps opportun.
Selon M. Do Van Chung, le système de protection contre les logiciels malveillants actuel est incomplet, ce qui freine la transformation numérique. Face à ce constat, il a proposé d'adapter rapidement les procédures internes de traitement des candidatures, d'octroyer des pouvoirs plus étendus, d'améliorer les données en lien avec le Portail national des services publics et d'organiser davantage de formations.
« Lors de la mise en œuvre, le grand nombre de cadastres pose de nombreuses difficultés aux communes et aux quartiers ; les fonctionnaires rencontrent de nombreux obstacles et leur nombre est insuffisant, notamment dans les domaines scientifiques et techniques et de l’aménagement du territoire. De nombreuses zones manquent de personnel spécialisé », a expliqué M. Do Van Chung, ajoutant que le département envisageait de recruter davantage de fonctionnaires, voire d’affecter des agents supplémentaires, au niveau communal.
Source : https://www.sggp.org.vn/so-luong-cong-chuc-cap-xa-co-trinh-do-con-thieu-post805369.html
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