צמצום נהלים, מעבר לניהול דיגיטלי מודרני ושקוף

VHO - משרד המשפטים ביקש זה עתה ממשרדים, סניפים ורשויות מקומיות להשלים את הסקירה ולהציע לצמצם את ההליכים המנהליים לפני ה-15 בנובמבר, במטרה ליצור מנגנון שבו "סוכנויות מדינה יוכלו לנצל מידע בעצמן, אנשים לא צריכים להגיש אותו בחזרה".

צמצום ניירת, הגברת שיתוף נתונים כדי לשרת טוב יותר את האנשים

על פי נתונים ממאגר הנתונים הלאומי להליכים מנהליים (TTHC) מ-17 באוקטובר, ישנם כיום 5,527 הליכים מנהליים ברחבי המדינה, כולל 3,170 הליכים מנהליים ברמה משרדית או אנכית, 2,082 הליכים מנהליים ברמה המחוזית, 400 הליכים מנהליים ברמת הקהילה ו-141 הליכים מנהליים של סוכנויות אחרות.

בנוסף, ישנם 668 הליכים מנהליים המוסדרים על ידי יישובים כדי לעמוד במדיניות ספציפית בכל יישוב.

לאחרונה, משרד הביטחון הפנים תיאם עם יחידות ייעוץ כדי לסקור ולזהות 15 סוגי מסמכים בעלי נתונים מלאים וניתן לנצל אותם באופן אוטומטי כדי לצמצם ולפשט את רכיבי רישומי ההליכים המנהליים. על בסיס זה, משרד הביטחון הפנים הכין רשימה מפורטת של 734 הליכים מנהליים שרישומיהם מכילים אחד מ-15 סוגי המסמכים הללו, שניתן להחליף בנתונים.

ביישום פרויקט 06 של הממשלה בנושא פיתוח נתוני אוכלוסייה, זיהוי ואימות אלקטרוני, פרסם משרד המשפטים מספר 6723 3 נספחים עם הוראות מפורטות בנוגע לשיטות סקירה, טפסי סיכום ו-5 אפשרויות לצמצום ופישוט הליכים מנהליים, על מנת להבטיח יישום אחיד ברחבי הארץ.

בהתאם לכך, הסקירה מתמקדת בהליכים מנהליים אשר רכיבי התיק שלהם מכילים לפחות אחד מ-15 סוגי המסמכים שניתן להחליף בנתונים, בהתבסס על הרשימה שערך משרד הביטחון הציבורי.

משרד המשפטים מנחה את הסוכנויות לבחור אחת מחמש אפשרויות במהלך הבדיקה, ובפרט כדלקמן:

אחת מהן היא להחליף את רכיבי הקבצים בנתונים אלקטרוניים. סוכנויות מדינה יחפשו וינצלו באופן יזום מידע במאגרי מידע, במקום לבקש מאנשים לספק מסמכים.

שנית , יש להפחית לחלוטין את רכיבי הפרופיל אם המידע אינו נחוץ עוד לעיבוד ההליך.

שלישית , אם עדיין נדרש מידע אך לא ניתן להחליפו בנתונים, יש לציין את הסיבה לכך בבירור כדי שיהיה בסיס לשיפור נוסף.

רביעית , עם נהלים כפולים שאינם מתאימים עוד, ניתן להציע לבטל את כל ההליכים המנהליים.

חמישית , לבקש מהמשרדים והסניפים האחראים על מסד הנתונים לספק שדות מידע נוספים הדרושים כדי להבטיח את היכולת להתחבר, לשתף ולנצל נתונים.

משרדים, סוכנויות ברמת המשרד, מחוזות וערים יכניסו את תוצאות הסקירה לנספח המצורף. במקרה של גילוי נהלים נוספים שניתן לצמצם, על היחידות לעדכן ולהשלים; אם אינן מסכימות עם הרשימה שפורסמה, עליהן לציין בבירור את הסיבות.

במהלך תהליך הבדיקה, על הסוכנויות לציין בבירור את הסעיפים, הסעיפים, הנקודות, הטפסים או הנספחים של מסמכים משפטיים שיש לתקן או לבטל.

אם החלפת רשומות בנתונים דורשת התאמת טפסי בקשה או הצהרות כדי להוסיף מידע למטרות עיון, יש לציין זאת במפורש בדוח.

עבור נהלים מנהליים ספציפיים שהוציאו רשויות מקומיות, יושבי ראש ועדות העם של הפרובינציות והערים אחראים על ניהול הבדיקה והצעת הפחתות, ובמקביל לייעץ לרשויות המוסמכות לתקן ולהשלים מסמכים משפטיים כדי להסיר את הדרישה מאנשים להגיש מסמכים שכבר נמצאים במאגר. יש להשלים זאת לפני 15 בנובמבר או להגישו בישיבת מועצת העם הקרובה ביותר.

לדברי סגן שר המשפטים נגוין טאן טין, ייעול הליכים אדמיניסטרטיביים לא רק מסייע בהפחתת עלויות הציות אלא גם מפחית את העלויות החברתיות, ובכך מאפשר למקד משאבים רבים יותר בהשקעות ובפיתוח. במקביל, היעילות והאפקטיביות של המנגנון המנהלי משתפרות, ועוברות לעבר מינהל מודרני ושקוף המשרת טוב יותר את הפיתוח.

סגן השר נגוין טאן טין הדגיש גם כי על מנת שהצמצום והפישוט של הליכים אדמיניסטרטיביים המבוססים על נתונים יהיו באמת אפשריים ויביאו נוחות לאנשים ולעסקים, משרדי הממשלה, הסניפים והרשויות המקומיות צריכים להבהיר את יכולתם ומחויבותם לבנות, לחבר ולשתף נתונים בהתאם לעקרונות של "נכון, מספיק, נקי, חי, מאוחד ומשותף", כדי להבטיח שתוכנית הצמצום תיושם ביעילות מיד עם פרסומה.

זה דורש סינכרון ותפקוד חלק של מערכת טכנולוגיית המידע, התשתית הטכנית וציוד הקצה; במקביל, יש צורך להכשיר ולהדריך את הצוות כדי להבטיח תהליך פעולה חלק.

מקור: https://baovanhoa.vn/cong-nghe/cat-giam-thu-tuc-huong-toi-nen-hanh-chinh-so-hien-dai-minh-bach-177109.html