Bac Ninh menciptakan 'gudang pengetahuan digital' untuk melayani e-government

Foto ilustrasi.

Membangun repositori pengetahuan digital, menjaga nilai dokumen

Selama periode 2022 hingga 2024, Departemen Dalam Negeri Bac Ninh telah berkoordinasi dengan unit konsultan untuk menerapkan perangkat lunak Manajemen Arsip Elektronik. Perangkat lunak ini telah melengkapi fitur-fitur penting seperti entri data, pencarian, otorisasi akses, dan pemantauan perubahan.

Hingga saat ini, lebih dari 31.300 berkas, setara dengan 3,3 juta halaman A4, telah didigitalisasi. Dokumen-dokumen ini sebagian besar merupakan dokumen arahan dan administratif Komite Rakyat Provinsi, departemen, dan cabangnya, dari tahun 1948 hingga 2014.

Hingga saat ini, sistem ini telah membuktikan efektivitas praktisnya. Sebelumnya, pencarian profil pribadi, keputusan administratif, atau data mahasiswa pascasarjana membutuhkan waktu berjam-jam di arsip kertas. Kini, sistem ini dapat memberikan hasil yang akurat, lengkap, dan sah secara hukum hanya dengan beberapa kata kunci dan beberapa menit pengoperasian. Teknologi digital telah membantu mempersingkat waktu pencarian hingga 20-30 kali lipat dibandingkan metode tradisional. Sistem penyimpanan ini juga menjamin keamanan dengan mengontrol akses, menetapkan hak pengguna, dan mencatat riwayat perubahan. Berkat hal tersebut, rata-rata, setiap tahun sistem ini mencatat lebih dari satu juta pembaca dan 1.500 eksploitasi profil daring.

Proyek transformasi digital dalam penyimpanan dokumen menandai langkah maju yang penting dari metode "penyimpanan tradisional" menuju sistem "manajemen pengetahuan modern". Pusat Arsip Sejarah Bac Ninh No. 1 telah membangun ekosistem data tertaut alih-alih terus mengelola repositori dokumen terpisah. Dalam sistem ini, dokumen seperti teks, resolusi, surat dinas, dan catatan pegawai negeri sipil ditandai dan ditautkan berdasarkan faktor waktu, instansi penerbit, bidang, dan topik. Dengan menciptakan "Arsip Pengetahuan", pengguna dapat mengakses informasi dalam konteks spesifik, sehingga membuka peluang untuk menerapkan data untuk berbagai tujuan, termasuk administrasi, penelitian, pendidikan , budaya, dan hukum, sekaligus meningkatkan kemampuan analitis dan statistik.

Tantangan dan rencana ekspansi untuk periode 2025 - 2029

Menurut Pusat Komunikasi Sains dan Teknologi, meskipun telah banyak pencapaian luar biasa, perjalanan digitalisasi masih menghadapi banyak tantangan. Beberapa dokumen berusia puluhan tahun dan rusak parah, sehingga menyulitkan pemindaian, identifikasi, dan koreksi data. Kurangnya ringkasan atau format yang tidak konsisten dari banyak dokumen juga menciptakan beban kerja yang memakan waktu untuk pemrosesan bisnis. Proses persetujuan, penilaian, dan penerimaan produk digital sesuai dengan peraturan saat ini berlarut-larut, yang memengaruhi kemajuan implementasi. Selain itu, gangguan sementara dalam eksploitasi data terkadang terjadi karena masalah transmisi dari server penyimpanan di Departemen Sains dan Teknologi. Hingga akhir tahun 2020, tingkat dokumen digital baru mencapai sekitar 75% dari total dokumen yang tersimpan di gudang, sementara dokumen baru terus diterima setiap tahun.

Untuk mengatasi kekurangan ini dan terus memperluas cakupannya, Komite Rakyat Provinsi Bac Ninh telah menyetujui Proyek "Digitalisasi Dokumen di Arsip Sejarah Provinsi untuk periode 2025-2029". Proyek ini diperkirakan menelan biaya sekitar 23 miliar VND, dan tujuannya adalah untuk mendigitalkan tambahan 3,8 juta halaman dokumen administratif dari Komite Rakyat Provinsi, departemen, dan cabang. Ini merupakan langkah penting untuk melengkapi seluruh gudang data administratif digital provinsi, yang semakin mendekati model "Pemerintahan Elektronik - Penyimpanan Elektronik - Melayani Warga Elektronik".

Departemen Dalam Negeri akan menjadi lembaga utama dalam pelaksanaan Proyek ini, berkoordinasi dengan instansi dan unit terkait untuk memastikan keakuratan, integritas, dan keamanan data. Pusat Arsip Sejarah Bac Ninh No. 1 akan memilih mitra teknologi terkemuka, membentuk tim khusus digitalisasi, dan mempromosikan komunikasi untuk memandu warga tentang cara memanfaatkan data digital. Pada pertengahan 2025, Pusat ini telah menyelesaikan digitalisasi lebih dari 330.000 halaman dokumen Komite Rakyat Provinsi dan Departemen Pendidikan & Pelatihan, Sains & Teknologi, yang menciptakan fondasi yang kokoh untuk fase selanjutnya.

Membentuk pemerintahan yang cerdas

Model Bac Ninh menonjol karena integrasi infrastruktur penyimpanan digital dan keamanan terdesentralisasi berlapis. Sistem ini tidak hanya memungkinkan pengambilan data yang cepat, tetapi juga mampu melacak log akses, mendeteksi anomali, dan sepenuhnya melindungi data asli. Hal ini merupakan faktor penting dalam konteks Pemerintah yang sedang mempromosikan Strategi Data Nasional hingga 2030, yang mewajibkan pemerintah daerah untuk mengubah model penyimpanan dari "menyimpan dokumen" menjadi "manajemen aset data".

Bac Ninh sedang membangun model penyimpanan cerdas, dengan tujuan mengubah data historis menjadi sumber daya berharga untuk masa depan. Ketika dokumen-dokumen historis didigitalkan, dihubungkan, dan diamankan, dokumen-dokumen tersebut tidak hanya akan mendukung pekerjaan administratif tetapi juga menciptakan fondasi yang kokoh untuk aplikasi dalam analisis, peramalan, penelitian kebijakan, dan pendidikan sejarah lokal.

Hien Thao

Sumber: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967