Tanda Tangan Digital dan Cap Waktu: Fondasi Notarisasi Elektronik yang Aman

Transformasi digital sedang berlangsung pesat di segala bidang, mulai dari pemerintahan hingga kehidupan bermasyarakat. Kegiatan notaris—yang erat kaitannya dengan transaksi hukum bernilai tinggi—tidak terkecuali dalam tren ini. Dengan berlakunya Undang-Undang Transaksi Elektronik 2023 mulai 1 Juli 2024 dan berlakunya Undang-Undang Notaris 2024 mulai 1 Juli 2025, notaris elektronik resmi menjadi langkah maju baru dalam reformasi prosedur administrasi.

Para pembicara berdiskusi pada lokakarya "Peran tanda tangan digital dan layanan tepercaya dalam notaris elektronik", 19 September 2025.

Salah satu fitur paling menonjol dari sistem hukum baru ini adalah ketentuan khusus tentang penggunaan tanda tangan digital dan stempel waktu dalam proses notaris elektronik – dua faktor yang dianggap "kunci" untuk menjamin keamanan, transparansi, dan nilai hukum transaksi di lingkungan digital.

Solusi mengatasi situasi pemalsuan dan sengketa dalam transaksi notaris

Notaris merupakan kegiatan hukum khusus yang memerlukan tingkat keamanan dan autentikasi yang tinggi. Pasal 1, Pasal 3 Undang-Undang Notaris menegaskan: "Transaksi yang wajib diaktakan adalah transaksi penting yang memerlukan tingkat keamanan hukum yang tinggi dan diwajibkan oleh undang-undang atau undang-undang yang ditetapkan oleh Pemerintah untuk diaktakan."

Faktanya, selama bertahun-tahun, kegiatan notaris masih menimbulkan banyak risiko. Pemalsuan dokumen, pemalsuan tanda tangan pemohon notaris, bahkan pemalsuan notaris atau stempel notaris telah terjadi secara kompleks dan canggih. Tindakan-tindakan ini tidak hanya merugikan masyarakat, tetapi juga menurunkan kepercayaan terhadap sistem hukum. Selain itu, masalah umum lainnya adalah sengketa terkait tanggal efektif akta notaris – faktor kunci dalam menentukan hak, kewajiban, dan keabsahan transaksi.

Menghadapi situasi ini, Kementerian Kehakiman telah mengambil berbagai langkah korektif. Pada Oktober 2023, Departemen Bantuan Peradilan menerbitkan Surat Edaran Resmi No. 1459/BTTP-CC, TPL yang meminta penegakan ketat terhadap peraturan notaris, sekaligus meningkatkan keterampilan dalam mengidentifikasi perilaku palsu dan curang. Namun, dalam konteks perkembangan transaksi elektronik yang pesat, solusi manual saja tidak lagi memadai. Diperlukan perangkat teknologi untuk memastikan keaslian, transparansi, dan nir-penyangkalan – dan itulah peran tanda tangan digital dan stempel waktu dalam notaris elektronik.

Tanda Tangan Digital – "Tanda Tangan Tulis Tangan" di Ruang Digital

Menurut Undang-Undang Transaksi Elektronik 2023, tanda tangan digital adalah bentuk tanda tangan elektronik yang menggunakan algoritma kunci asimetris, yang terdiri dari kunci rahasia untuk penandatanganan dan kunci publik untuk verifikasi. Tanda tangan digital menjamin tiga faktor: autentisitas (siapa sebenarnya penanda tangan), integritas (data tidak berubah setelah penandatanganan), dan nir-penyangkalan (penanda tangan tidak dapat menyangkal telah menandatangani).

Lokakarya tentang peran tanda tangan digital dan layanan tepercaya dengan notaris elektronik

Undang-undang ini juga menegaskan bahwa tanda tangan digital memiliki nilai hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan dalam transaksi elektronik. Hal ini merupakan langkah maju yang penting untuk membantu dokumen, kontrak, dan transaksi elektronik—termasuk notaris elektronik—diakui secara hukum dan memiliki nilai yang sama dengan dokumen tradisional.

Di bidang notaris elektronik, Keputusan 104/2025/ND-CP secara tegas mengatur penggunaan tanda tangan digital publik. Ini adalah jenis tanda tangan digital yang dijamin oleh sertifikat digital yang diterbitkan oleh organisasi penyedia layanan sertifikasi tanda tangan digital publik. Dengan kata lain, identitas penanda tangan digital diverifikasi melalui pihak ketiga tepercaya, yang membantu memastikan bahwa penanda tangan tersebut asli dan tanda tangannya valid.

Perlu dicatat, layanan sertifikasi tanda tangan digital publik dan layanan penandaan waktu keduanya diklasifikasikan sebagai layanan tepercaya – sektor investasi bisnis bersyarat, yang dilisensikan oleh Kementerian Sains dan Teknologi . Oleh karena itu, autentikasi tanda tangan digital dan penandaan waktu tidak hanya bersifat teknis, tetapi juga memiliki dasar hukum yang kuat.

Ketika diterapkan pada notaris elektronik, tanda tangan digital publik membantu mencegah risiko pemalsuan notaris, pemalsuan organisasi notaris, dan sekaligus mengautentikasi subjek penandatanganan secara menyeluruh. Setiap transaksi dapat dilacak dan diverifikasi integritasnya, memastikan "apa yang ditandatangani adalah asli, apa yang ditandatangani adalah sah."

Stempel waktu – Menjamin tanggal efektif dokumen

Jika tanda tangan digital membantu menentukan "siapa penandatangannya", stempel waktu membantu menentukan "kapan penandatanganan terjadi". Ini merupakan salah satu faktor penting dalam menyelesaikan sengketa mengenai keabsahan dokumen elektronik yang diaktakan.

Berdasarkan peraturan baru, stempel waktu dilampirkan pada pesan data pada saat penandatanganan digital, yang menjadi bukti teknis waktu penandatanganan. Stempel waktu yang dikeluarkan oleh penyedia layanan tepercaya ini memiliki kekuatan hukum yang sama dengan notaris yang mengonfirmasi waktu penandatanganan pada dokumen kertas.

Undang-Undang Notaris 2024 dan Keputusan 104/2025/ND-CP dengan jelas menyatakan: Dokumen notaris elektronik berlaku sejak ditandatangani dengan tanda tangan digital notaris dan organisasi praktik notaris. Tanda tangan digital yang menggunakan layanan penanda waktu merupakan syarat wajib untuk menyediakan layanan notaris elektronik. Peserta dalam transaksi notaris elektronik wajib menggunakan tanda tangan digital publik yang diakui di Vietnam.

Selain itu, tanda tangan digital dan stempel waktu digunakan di seluruh proses notaris elektronik – mulai dari pembuatan, koreksi kesalahan teknis, penandatanganan dan konfirmasi, hingga pengarsipan catatan. Ketika catatan notaris kertas dipindahkan ke penyimpanan elektronik, organisasi notaris harus menandatangani secara digital untuk mengonfirmasi kebenaran isinya sebelum disimpan, guna memastikan integritas dan tidak dapat diedit.

Dengan demikian, sejak dokumen yang diaktakan dibuat hingga disimpan, setiap operasi dilindungi oleh dua lapis autentikasi – tanda tangan digital dan stempel waktu untuk membantu mencegah pemalsuan, penipuan, dan perselisihan.

Sebuah langkah maju yang besar dalam digitalisasi aktivitas notaris

Penambahan ketentuan tentang tanda tangan digital dan cap waktu dalam Undang-Undang Notaris yang baru tidak hanya bertujuan untuk mengatasi risiko yang ada, tetapi juga membuka jalan bagi sistem notaris elektronik yang komprehensif di masa mendatang.

Bagi organisasi notaris, ini merupakan peluang untuk mengubah model operasional mereka ke lingkungan digital, sehingga menghemat waktu, biaya, dan sumber daya manusia. Bagi individu dan bisnis, notaris elektronik membantu mempersingkat proses, memungkinkan transaksi dilakukan dari jarak jauh, dan meminimalkan risiko kehilangan atau pemalsuan dokumen.

Yang lebih penting, peraturan baru ini juga berkontribusi dalam membangun kepercayaan bagi seluruh ekosistem e-commerce, mendorong pengembangan e-commerce, keuangan digital, dan bidang terkait yang lebih kuat.

Dari perspektif manajemen negara, penggunaan tanda tangan digital dan stempel waktu membantu pihak berwenang dengan mudah memantau, mengambil, menyimpan, dan membandingkan informasi, sekaligus menciptakan landasan hukum yang kuat untuk pembentukan basis data notaris nasional.

Notarisasi elektronik merupakan langkah yang tak terelakkan dalam proses transformasi digital nasional. Regulasi yang jelas tentang penggunaan tanda tangan digital dan stempel waktu dalam Undang-Undang Notarisasi dan dokumen pelaksanaannya tidak hanya memiliki signifikansi teknis, tetapi juga menunjukkan komitmen Negara untuk menjamin keamanan, transparansi, dan keadilan dalam semua transaksi di lingkungan digital.

Dapat dikatakan bahwa tanda tangan digital dan stempel waktu merupakan "segel digital" untuk setiap dokumen elektronik yang diaktakan, yang menegaskan nilai hukum sekaligus melindungi hak-hak individu dan organisasi. Hal ini bukan hanya sebuah inovasi dalam teknik notaris, tetapi juga sebuah langkah maju dalam pemikiran hukum, yang membawa notaris Vietnam lebih dekat ke standar internasional di era digital.

Pusat Komunikasi Sains dan Teknologi

Sumber: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm