Mendorong digitalisasi dokumen arsip untuk melayani kegiatan komite Partai

DNVN - Menanggapi kebutuhan untuk menata ulang dan mengkonsolidasikan organisasi sesuai dengan kebijakan Pusat, Komite Partai provinsi dan kota di seluruh negeri secara aktif mendigitalkan catatan dan arsip Partai - untuk memastikan kepemimpinan, arahan dan operasi, sambil melindungi keamanan informasi dan melayani pemrosesan kerja secara lebih efektif.

Implementasi transformasi digital secara simultan di bidang penyimpanan secara nasional

Dalam rangka melaksanakan resolusi dan kesimpulan Politbiro dan Sekretariat Pusat Partai tentang reorganisasi aparat dan unit administratif, pekerjaan pengumpulan, penyuntingan, dan digitalisasi dokumen arsip menjadi lebih mendesak dari sebelumnya.

(Ilustrasi)

Pemerintah daerah segera merencanakan dan mengeluarkan peraturan serta prosedur untuk mengelola dan mengoperasikan sistem jaringan internal. Infrastruktur teknologi informasi diinvestasikan secara sinkron; banyak pusat integrasi data di Komite Partai provinsi dan kota dilengkapi dengan server modern, peralatan jaringan dan keamanan, yang memenuhi standar dan pedoman Kantor Pusat Partai.

Tidak hanya di tingkat provinsi, sistem manajemen operasional, perangkat lunak berkas digital, basis data anggota partai versi 3.0, tanda tangan digital, dan aplikasi bersama telah diterapkan hingga tingkat kecamatan — menjamin 100% komite partai provinsi dan kotamadya menerapkannya. Dokumen elektronik, pengiriman dan penerimaan, pemrosesan dokumen digital, penyimpanan data, dan manajemen berkas anggota partai telah diterapkan secara luas.

Digitalisasi membantu memproses pekerjaan dengan cepat sambil menjaga catatan secara berkelanjutan.

Peralihan dari pengarsipan berbasis kertas ke digital menawarkan banyak manfaat nyata: Catatan, dokumen, dan materi kerja Partai — termasuk yang dihasilkan selama restrukturisasi dan penggabungan lembaga — terorganisir, tersimpan terpusat, mudah diambil, diamankan, dan mudah diakses saat dibutuhkan. Di beberapa daerah, kantor-kantor komite Partai telah melengkapi basis data mereka dan mengoperasikan sistem pengarsipan digital, yang memungkinkan para pemimpin mengakses informasi dengan cepat saat mengarahkan pekerjaan.

Selain itu, digitalisasi juga membantu meningkatkan disiplin penyimpanan: peringatan mengurangi kehilangan dan salah tempat dokumen asli, terutama ketika unit diatur ulang atau digabungkan - masalah yang dianggap berisiko tinggi jika metode manual tradisional masih diterapkan.

Tantangan masih tetap ada dalam penerapan secara luas.

Namun, proses digitalisasi yang komprehensif masih menghadapi kendala yang signifikan. Di banyak tempat, volume dokumen yang tersisa sebelum reorganisasi aparatur sangat besar, belum diedit - sehingga menimbulkan risiko kehilangan atau salah penempatan saat penyimpanan atau konversi. Di tingkat komune dan kelurahan sebelum penggabungan, serta di distrik dan unit yang telah dibubarkan, pengumpulan dan digitalisasi dokumen masih belum menyeluruh. Beberapa organisasi dan unit partai kekurangan staf pengarsipan khusus, peralatan, dan arsip elektronik - yang menyebabkan banyak keterbatasan dalam konversi.

Oleh karena itu, komite-komite Partai dituntut untuk melaksanakan secara ketat: mulai dari membuat catatan kerja, menyerahkan dokumen ke arsip, hingga mengedit dan mendigitalkan dokumen yang timbul sejak 1 Juli 2025. Pada saat yang sama, perlu untuk mendefinisikan dengan jelas tanggung jawab pribadi - para kepala komite Partai, badan, dan organisasi Partai - dalam memastikan bahwa data arsip lengkap dan aman.

Beberapa daerah seperti Komite Partai Provinsi Tuyen Quang telah menetapkan peraturan tertulis yang mewajibkan penyerahan semua berkas dan dokumen lama; penyuntingan, digitalisasi; dan penanganan dokumen tertunda dari unit yang telah dirombak.

Digitalisasi - langkah yang diperlukan untuk memodernisasi kepemimpinan dan arahan

Dengan tekad yang kuat, digitalisasi arsip dianggap sebagai solusi kunci bagi komite Partai di semua tingkatan untuk memastikan efektivitas dan efisiensi kerja kepemimpinan — terutama dalam konteks organisasi yang terus-menerus ditata dan diubah. Ketika data dikelola secara terpusat dan diperbarui secara berkala, para pemimpin dapat mengakses, mencari, dan menggunakan dokumen serta informasi dengan cepat dan akurat, mendukung arahan dan manajemen yang tepat waktu.

Berinvestasi dalam infrastruktur digital, menerapkan teknologi informasi, menciptakan gudang data bersama, dan mengoperasikan perangkat lunak manajemen penyimpanan sinkron merupakan bagian penting dari proses modernisasi aparatur kepemimpinan Partai - membantu memastikan transparansi, keamanan, dan kemudahan yang lebih besar untuk manajemen, keahlian, dan pelestarian sejarah.

Nguyen Bach

Sumber: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/day-manh-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-de-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy/20251208050141548