Salinan kertas akta nikah dan akta kelahiran - Foto: KHANH LINH
Wakil Menteri Kehakiman Nguyen Thanh Tinh menandatangani Keputusan Nomor 3458 tentang publikasi data catatan sipil dan panduan tentang menghubungkan, memanfaatkan, dan menggunakan data catatan sipil untuk menggantikan dokumen kertas dalam menyelesaikan prosedur administrasi.
Sejumlah dokumen pendaftaran sipil akan digantikan dengan salinan kertas menggunakan data elektronik.
Oleh karena itu, data dalam basis data catatan sipil elektronik yang memenuhi syarat untuk dieksploitasi dan digunakan sebagai pengganti dokumen kertas dalam prosedur administrasi meliputi: akta kelahiran/salinan akta kelahiran, ekstrak akta kelahiran; akta perkawinan/salinan ekstrak akta perkawinan, sertifikat status perkawinan; ekstrak akta kematian/akta kematian/salinan ekstrak akta kematian.
Dokumen pendaftaran sipil lainnya meliputi: ekstrak pendaftaran perubahan, koreksi, dan penambahan catatan pendaftaran sipil, penentuan ulang etnisitas; ekstrak pendaftaran paternitas, maternitas, dan filiasi; sertifikat pendaftaran adopsi; ekstrak pendaftaran perwalian, ekstrak pendaftaran penghentian perwalian, ekstrak pendaftaran pengawasan perwalian, ekstrak pendaftaran kelahiran dalam Buku Pendaftaran Sipil, ekstrak pendaftaran perkawinan, ekstrak pendaftaran perceraian, dan ekstrak catatan pendaftaran sipil lainnya.
Tujuannya adalah untuk mengganti atau mengurangi jumlah dokumen yang dibutuhkan dalam prosedur administrasi dengan memanfaatkan atau menggunakan data yang tersedia dalam basis data registrasi sipil elektronik.
Persyaratannya adalah mematuhi peraturan tentang keamanan informasi, hak kekayaan intelektual yang berkaitan dengan data, dan privasi.
Sebagai contoh, ketika warga negara menjalani prosedur seperti pendaftaran sekolah, pemeriksaan medis, asuransi, perumahan, pernikahan, dan lain sebagainya, instansi penerima akan mencari informasi catatan sipil alih-alih meminta salinan kertas.
Secara bersamaan mematuhi peraturan dan pedoman teknis tentang pertukaran data serta prinsip dan peraturan tentang pengelolaan, koneksi, dan berbagi data digital antar lembaga dalam sistem politik ...
Keputusan 3458 menetapkan bahwa kolom informasi yang harus dibagikan meliputi nama lengkap, tanggal lahir, jenis kelamin, tempat asal, nomor identitas pribadi, dan lain-lain, dari orang yang mendaftarkan akta kelahiran, kematian, perkawinan, atau status perkawinan.
Data di atas dibagikan untuk dieksploitasi dan digunakan sesuai dengan tingkat kelengkapan basis data sebagaimana diatur dalam peraturan Pemerintah tentang pengurangan dan penyederhanaan prosedur administrasi berbasis data.
Persiapan sedang dilakukan untuk menghubungkan data registrasi sipil elektronik di seluruh negeri.
Untuk mengimplementasikan hal ini, Kementerian Kehakiman mewajibkan para Menteri, kepala lembaga setingkat menteri, dan Komite Rakyat provinsi dan kota yang dikelola secara pusat untuk meninjau dan merestrukturisasi proses penanganan prosedur administratif dalam lingkup manajemen negara di sektor dan bidang masing-masing.
Prosedur administratif di bawah yurisdiksi Komite Rakyat Provinsi dan Komite Rakyat Komune didasarkan pada data yang diambil dari basis data catatan sipil elektronik, yang digunakan untuk menggantikan dokumen kertas dalam berkas penyelesaian prosedur administratif di bawah yurisdiksi mereka sebagaimana diatur dalam Pasal 7 Resolusi 66.7/2025/NQ-CP.
Berdasarkan dokumen konektivitas Kementerian Kehakiman, sistem informasi untuk menangani prosedur administrasi di tingkat kementerian dan provinsi akan disesuaikan untuk memastikan konektivitas yang memadai dalam mengakses data registrasi sipil sebagaimana dipersyaratkan oleh manajemen negara dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Saat ini, Kementerian Kehakiman telah menerbitkan dokumen tentang menghubungkan, memanfaatkan, dan berbagi informasi antara basis data catatan sipil elektronik dan sistem informasi penyelesaian prosedur administrasi di tingkat kementerian dan provinsi, beserta lampiran yang menguraikan beberapa hal yang perlu diperhatikan selama implementasi.
Dalam praktiknya, mungkin ada kasus di mana basis data catatan sipil elektronik tidak memiliki informasi meskipun warga negara masih memiliki dokumen catatan sipil asli, atau informasi dalam basis data tidak konsisten dengan dokumen yang diberikan oleh warga negara.
Pada tahap ini, instansi penerima akan menginstruksikan warga untuk menghubungi Komite Rakyat di komune tempat pendaftaran sipil mereka sebelumnya dilakukan atau Komite Rakyat di komune tempat mereka tinggal untuk memperbarui atau mengoreksi informasi mereka.
Sumber: https://tuoitre.vn/khai-sinh-ket-hon-khai-tu-sap-khong-can-nop-ban-giay-khi-lam-thu-tuc-2025121411142319.htm
Komentar (0)