Digitalisasi Data: Meningkatkan utilitas, keamanan, dan nilai pengetahuan Bac Ninh

Digitalisasi data bukan hanya kisah tentang transformasi metode penyimpanan, tetapi juga langkah maju yang strategis dalam pengelolaan pengetahuan pemerintahan modern. Di Bac Ninh, digitalisasi arsip sejarah membuahkan hasil yang nyata: lebih dari 3,6 juta halaman dokumen telah dikonversi menjadi data elektronik, membantu masyarakat dan organisasi untuk mencari data dengan mudah, mengurangi waktu pemrosesan hingga puluhan kali lipat, sekaligus meningkatkan keamanan dan nilai hukum. Dari arsip kertas yang besar, Bac Ninh telah menciptakan "gudang pengetahuan digital" - sebuah platform untuk melayani e-government, ekonomi digital, dan masyarakat digital di era digital.

Jika dulu, mencari data pribadi, keputusan administratif, atau data mahasiswa pascasarjana membutuhkan waktu berjam-jam di gudang kertas, kini hanya perlu beberapa kata kunci dan beberapa menit operasi agar sistem menghasilkan hasil yang akurat, lengkap, dan sah secara hukum. Kasus Ibu Nguyen Thi Thu Huong, seorang guru di Sekolah Menengah Ngo Si Lien, adalah contoh tipikal: Dengan perintah pencarian "Keputusan untuk mengakhiri magang Ibu Nguyen Thi Thu Huong", berkas dari tahun 1993 dapat ditemukan dalam waktu kurang dari tiga menit. Atau seperti Ibu Pham Thi Ngoc Ha, seorang guru di Sekolah Menengah Ngoc Son, dengan mudah menemukan daftar lulusan tahun 1969-1985 hanya dalam beberapa operasi pencarian.

Dari tahun 2022 hingga 2024, Departemen Dalam Negeri Bac Ninh telah berkoordinasi dengan unit konsultan untuk menerapkan perangkat lunak Manajemen Arsip Elektronik, menyempurnakan fitur entri data, pencarian, otorisasi akses, dan pemantauan perubahan. Lebih dari 31.300 arsip, setara dengan 3,3 juta halaman dokumen A4, telah didigitalisasi, terutama dokumen arahan dan administratif Komite Rakyat Provinsi serta departemen dan cabang pada periode 1948-2014. Setiap tahun, rata-rata lebih dari satu juta pembaca mengakses sistem ini, dengan 1.500 eksploitasi berkas daring, yang menunjukkan efektivitas praktis dari arsip elektronik.

Menurut Bapak Dang Quang Son, Direktur Pusat Arsip Sejarah Bac Ninh No. 1, teknologi digital membantu mempersingkat waktu pencarian hingga 20-30 kali lipat dibandingkan sebelumnya, sekaligus menjamin keamanan berkat kontrol akses, otorisasi pengguna, dan pencatatan riwayat perubahan. "Setiap dokumen yang ditemukan bukan hanya dokumen administratif, tetapi juga bagian dari memori yang terpelihara, nilai hukum yang dipulihkan, dan bukti efektivitas transformasi digital," tegas Bapak Son.

Membangun basis pengetahuan digital – menjaga nilai

Proyek digitalisasi dokumen arsip tidak hanya bertujuan untuk meningkatkan metode kerja, tetapi juga untuk mengubah model dari "arsip tradisional" menjadi "manajemen pengetahuan modern". Dari gudang dokumen terpisah, Pusat Arsip Sejarah Bac Ninh No. 1 telah membentuk ekosistem data yang saling terhubung, di mana setiap dokumen, resolusi, surat dinas, dan berkas pegawai negeri sipil ditandai dan dihubungkan berdasarkan waktu, instansi penerbit, bidang, dan topik. Membangun "Arsip Pengetahuan" membantu pengguna memanfaatkan informasi dalam konteksnya, membuka kemampuan untuk menganalisis, menyusun statistik, dan menerapkan data untuk berbagai tujuan: administrasi, penelitian, pendidikan , budaya, dan hukum.

Namun, proses digitalisasi juga menghadapi banyak tantangan. Beberapa dokumen berusia hingga puluhan tahun, dan kondisi fisiknya menurun, sehingga menyulitkan pemindaian, identifikasi, dan koreksi data. Banyak dokumen tidak memiliki ringkasan, dan formatnya tidak terpadu, sehingga membutuhkan pemrosesan bisnis yang memakan waktu. Selain itu, proses persetujuan, penilaian, dan penerimaan produk digital sesuai peraturan yang berlaku juga membutuhkan waktu yang lama, sehingga memengaruhi kemajuan. Di sisi lain, karena server penyimpanan berada di Departemen Sains dan Teknologi, ketika saluran transmisi bermasalah, eksploitasi terhenti sementara. Hingga saat ini, tingkat digitalisasi dokumen baru baru mencapai sekitar 75% dari total dokumen yang tersimpan di gudang (per 2020), sementara setiap tahun Pusat masih menerima dokumen baru dalam jumlah besar.

Untuk mengatasi keterbatasan ini dan terus memperluas cakupannya, Komite Rakyat Provinsi Bac Ninh telah menyetujui Proyek "Digitalisasi Dokumen di Arsip Sejarah Provinsi untuk periode 2025-2029" dengan total anggaran sekitar 23 miliar VND, yang bertujuan untuk mendigitalkan tambahan 3,8 juta halaman A4 dokumen administrasi Komite Rakyat Provinsi beserta departemen dan cabangnya. Ini merupakan langkah penting untuk melengkapi seluruh gudang data administrasi digital provinsi, menuju model "Pemerintahan Elektronik - Penyimpanan Elektronik - Melayani Warga Elektronik".

Berdasarkan rencana tersebut, Departemen Dalam Negeri akan memimpin pelaksanaan dan koordinasi dengan instansi dan unit terkait untuk memastikan keakuratan, kelengkapan, dan keamanan data. Pusat Arsip Sejarah Bac Ninh No. 1 bertanggung jawab untuk memilih mitra teknologi terkemuka, mengorganisasikan tim digitalisasi khusus, dan mempromosikan komunikasi untuk memandu warga dalam memanfaatkan data digital. Hingga pertengahan 2025, Pusat ini telah mendigitalkan lebih dari 330.000 halaman dokumen Komite Rakyat Provinsi dan Departemen Pendidikan & Pelatihan, Sains & Teknologi, yang menciptakan landasan untuk tahap selanjutnya.

Keunggulan model Bac Ninh adalah integrasi infrastruktur penyimpanan digital dengan keamanan terdesentralisasi berlapis. Sistem ini tidak hanya memungkinkan pencarian cepat tetapi juga melacak log akses, mendeteksi anomali, dan sepenuhnya melindungi data asli. Hal ini merupakan kriteria penting dalam konteks Pemerintah yang sedang mempromosikan Strategi Data Nasional hingga 2030, yang mewajibkan daerah untuk mengubah model penyimpanan dari "penyimpanan dokumen" menjadi "pengelolaan aset data".

Dari perspektif yang lebih luas, Bac Ninh sedang membentuk model penyimpanan cerdas yang menjadikan data masa lalu sebagai sumber daya untuk masa depan. Ketika dokumen sejarah didigitalkan, dihubungkan, dan diamankan, dokumen-dokumen tersebut tidak hanya mendukung pekerjaan administratif, tetapi juga menciptakan fondasi bagi aplikasi analitis, peramalan, penelitian kebijakan, dan pendidikan sejarah lokal.

Secara keseluruhan, proyek digitalisasi arsip Bac Ninh menunjukkan pendekatan berkelanjutan terhadap transformasi digital, tidak hanya "mengubah kertas menjadi data", tetapi juga "mengubah dokumen menjadi pengetahuan, pengetahuan menjadi nilai". Ketika seluruh proses pengarsipan, pencarian, dan pengelolaan arsip diotomatisasi dan transparan, Bac Ninh tidak hanya melestarikan memori administratif lokal tetapi juga menciptakan platform data untuk pemerintahan yang cerdas, melayani masyarakat dan bisnis secara lebih efektif di era digital.

Pusat Komunikasi Sains dan Teknologi

Sumber: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm