직원들의 피로도를 줄이기 위해 회의를 취소하세요.

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미국의 조슈아 저켈은 매주 꽉 찬 회의 일정 때문에 한계에 다다랐다고 생각합니다.

비즈니스 관리 앱 회사인 아사나의 마케팅 이사는 "회의 일정을 보면 울고 싶어진다"고 말했다. 끝없는 회의 때문에 업무를 제대로 처리할 수 없었다.

제르켈의 커져가는 불안감을 회사 측에서도 인지하고 정기 회의를 일시적으로 취소하자고 제안했다. 그들은 이를 '회의 종말' 이라고 불렀다 .

"상황이 나아지고 있다고 생각합니다."라고 제르켈이 말했다.

잦은 회의는 많은 직장인들이 직면하는 문제입니다. 마이크로소프트가 발표한 새로운 연구에 따르면, 응답자의 68%가 잦은 회의로 인해 업무에 방해를 받고 집중할 시간이 부족하다고 답했습니다.

코로나19 팬데믹 기간 동안 기업들은 직원들과의 소통을 유지하기 위해 회의 횟수를 늘렸습니다. 4년이 지난 지금도 이러한 추세는 이어지고 있지만, 기업들은 점차 회의 문화를 재고하고 있습니다. 생산성을 높이고 직원들의 피로도를 줄이기 위해 회의 횟수를 줄이는 움직임이 나타나고 있습니다.

"현재 사무실 회의에 대한 관심이 매우 높습니다."라고 노스캐롤라이나 대학교의 스티븐 로겔버그 교수는 말했다.

제르켈의 팀원 9명은 수요일 회의를 업무 일정에서 제외하여 매달 11시간을 절약했습니다. 이후 " 회의 종말" 규칙이 60명에게 적용되었고, 회사는 각 부서에서 예정된 회의를 줄이는 방법을 안내하는 지침서를 만들게 되었습니다.

아사나의 전략 연구 책임자인 레베카 힌즈는 "회의 일정과 구조를 신중하게 조정하고 있다"며 "생산성이 떨어지는 회의는 취소하고 있다"고 말했다. 동시에 리더들은 가치가 없는 회의는 거절하도록 직원들을 장려하고 있다.

1월 말, 전자상거래 플랫폼 쇼피파이는 직원들에게 2주간 모든 회의를 취소하도록 요청했습니다. 7월까지 직원들의 회의 횟수가 14% 감소하고, 연말까지는 18%까지 줄어들 것으로 예상했습니다.

작년에 소프트웨어 회사 테크스미스는 한 달 동안 회의를 전혀 열지 않고 대신 메시지나 화상 회의를 활용했습니다. 내부 설문 조사 결과 직원 중 15%가 생산성이 향상되었고, 85%는 앞으로 회의를 생략하거나 단축하고 싶다고 답했습니다. 동시에 회의 참석자 수도 감소했습니다.

"저희는 직원들이 최고의 성과를 낼 수 있도록 그들의 에너지를 보호합니다."라고 웬디 해밀턴 CEO는 말했습니다.

Zapier 자동화 플랫폼은 직원들을 위해 "집중 주간" 정책을 시행하고 있습니다. 각 직원은 한 주 동안의 목표를 설정하고 업무 우선순위를 정합니다. 회의를 완전히 생략하는 것은 아니지만, 불필요한 회의는 피하도록 권장합니다.

Zapier의 인사 책임자인 브랜든 사무트가 실시한 설문 조사에 따르면 직원의 80%가 목표를 달성했다고 답했습니다.

인사 관리 애플리케이션인 슬랙(Slack)은 직원들이 방해받지 않고 집중해서 일할 수 있도록 여름 동안 혁신 주간 과 집중 금요일을 운영합니다.

그들은 회의 횟수를 50% 줄이고 휴식 시간을 늘리는 실험을 했습니다. 슬랙은 AI를 활용하여 핵심 내용을 요약함으로써 직원들이 회의에 참석하지 않아도 되도록 했습니다.

하지만 이러한 변화는 많은 어려움도 가져옵니다. 어떤 경우에는 회의 횟수 감소는 다른 사람들에게서 배우고 그들을 관찰할 기회가 줄어든다는 것을 의미합니다.

로겔버그 교수는 회의 횟수를 줄이는 전략이 모든 부서에 적용될 때 효과적일 것이라고 주장합니다. 리더는 회의 계획을 수립하고 다른 사람들이 참여하도록 장려해야 하며, 직원들은 스스로 목표를 설정해야 합니다. 그는 "이러한 조합을 통해 회의 문화가 바뀔 때 직원들이 당황하지 않도록 할 수 있을 것"이라고 말했습니다.

제르켈은 새로운 근무 일정에 대해 회사에 감사를 표했다. 그는 "회사 측에서 변화를 단호하고 용감하게 추진해 주었다"고 말했다.

Ngoc Ngan ( 워싱턴 포스트 에 따르면)

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