Standaardisatie van informatiesystemen - Een duurzame basis voor een lokaal bestuur op twee niveaus

In het proces van het stroomlijnen van het apparaat volgens het model van de twee-niveau-overheid is het upgraden en standaardiseren van de informatiesystemen die de bedrijfsvoering ondersteunen (elektronische documenten, online vergaderingen, officiële e-mail, software voor het beheer van kaders, ambtenaren en overheidspersoneel - CBCCVC) niet alleen een technische taak, maar ook een dringende vereiste om een ​​continue, transparante en effectieve werking van het staatsapparaat te garanderen. Deze activiteiten worden synchroon uitgevoerd, met een duidelijke routekaart en de proactieve deelname van de sector Wetenschap en Technologie en relevante instanties.

Bij de implementatie van een tweelaags overheidsmodel kunnen de organisatiestructuur, de taakhiërarchie en de administratieve grenzen veranderen. Dit vereist dat het informatiesysteem snel wordt aangepast om gefragmenteerde gegevens en verloren gegevens tussen afdelingen te voorkomen. Het standaardiseren van gegevens, het synchroniseren van unit trees en het integreren van API's tussen interne softwaresystemen en de nationale database zijn daarom fundamentele stappen. Het document dat de implementatie van Plan nr. 02-KH/BCĐTW begeleidt, vermeldt duidelijk de vereisten voor het herzien, upgraden en aanpassen van de database aan het nieuwe organisatiemodel, terwijl verbinding wordt gemaakt met en gesynchroniseerd wordt met nationale API's.

In de moderne administratie zijn documenten niet langer alleen maar papieren documenten; elektronische documenten en officiële e-mails zijn de belangrijkste middelen geworden om instructies over te brengen, taken toe te wijzen en gegevens op te slaan. Door het provinciale elektronische documentsysteem te upgraden en te koppelen aan het nationale documentenportaal, wordt de legaliteit en traceerbaarheid gewaarborgd en de verwerkingstijd verkort. Daarnaast is het officiële e-mailsysteem gestandaardiseerd wat betreft accountbeheer, autorisatie, opslag en beveiliging, waardoor ambtenaren soepel kunnen functioneren in de digitale omgeving.

De ervaring tijdens de pandemie heeft bewezen dat onlinevergaderingen een effectief instrument zijn in het overheidsbestuur. Om onlinevergaderingen echter een officieel en veilig beheerkanaal te laten worden, is het noodzakelijk om het vergaderplatform te upgraden om te voldoen aan de informatiebeveiligingsnormen, de mogelijkheid om notulen op te slaan, vast te leggen en te integreren met het elektronische documentsysteem voor acceptatie en toewijzing van taken direct tijdens de vergadering. Veel gemeenten zijn begonnen met het standaardiseren van de infrastructuur voor videoconferenties en het opstellen van regelgeving voor het organiseren van onlinevergaderingen die compatibel is met de wettelijke voorschriften om transparantie en verantwoording te waarborgen.

Het beheer van ambtenaren en overheidspersoneel is een belangrijke taak. Om het tweeledige model correct te laten functioneren, heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken de implementatie van de Nationale Database Ambtenaren en Overheidspersoneel volgens het nieuwe organisatiemodel bevolen. Dit vereist dat ministeries, afdelingen en lokale overheden gebruikmaken van managementsoftware om gegevens bij te werken, digitaal te ondertekenen en te synchroniseren via een standaard-API. Dit moet ervoor zorgen dat alle wijzigingen in functies, taken, contracten en evaluatieresultaten snel worden doorgevoerd in de gedeelde database, ten behoeve van de mobilisatie, rotatie en evaluatie van de prestaties van de publieke dienst.

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft de bouw van de Nationale Database van Ambtenaren en Overheidsmedewerkers afgerond.

Naarmate het systeem wordt geüpgraded en gestandaardiseerd, zullen lokale overheden drie verschillende effecten ervaren: (1) een snellere verwerking van werk doordat documenten en gegevens elektronisch circuleren; (2) verbeterde transparantie en verantwoording door traceerbaarheid en een openbare voortgangsgeschiedenis; (3) een verbeterde ervaring voor burgers en bedrijven met minder papierwerk en snellere resultaten via elektronische platforms. Deze resultaten bewijzen dat technologie, mits goed beheerd, mensen echt kan dienen in plaats van een administratieve last te zijn.

De weg naar standaardisatie is niet zonder uitdagingen: de telecommunicatie-infrastructuur in afgelegen gebieden is nog steeds beperkt; oude software, niet-gestandaardiseerde data; verschillende technologische mogelijkheden van grassroots-teams; absolute veiligheids- en beveiligingseisen moeten worden gegarandeerd. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, is het noodzakelijk om te focussen op: (i) Investeren in gedeelde infrastructuur en cloudplatforms; (ii) Datastandaardisatie, implementatie van standaard API's en datamaps; (iii) Personeelscapaciteit opleiden en transformeren; (iv) Het juridisch kader voor dataopslag, -deling en -bescherming perfectioneren.

Het moderniseren en standaardiseren van het informatiesysteem ten behoeve van de administratie van twee overheidsniveaus is niet alleen de taak van het technologische apparaat, maar ook de inzet van het hele politieke systeem ten opzichte van burgers en bedrijven: een inzet om continue, transparante, verantwoorde en effectieve bedrijfsvoering te garanderen. Wanneer documenten, onlinevergaderingen, e-mails en personeelsgegevens gestandaardiseerd en met elkaar verbonden zijn, zal de overheid niet alleen professioneler "functioneren", maar ook "dienen".

Centrum voor Wetenschap en Technologie Communicatie

Bron: https://mst.gov.vn/chuan-hoa-he-thong-thong-tin-nen-tang-ben-vung-cho-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-19725101215075674.htm