Elektronische notarisatie: verminder procedures en verhoog de veiligheid bij vastgoedtransacties

In de context van de vastgoedmarkt, waar steeds meer vraag is naar transparantie, gemak en rechtszekerheid, wordt elektronische notarisatie beschouwd als een van de belangrijke oplossingen ter ondersteuning van het digitale transformatieproces. Tegelijkertijd draagt het bij aan de hervorming van administratieve procedures op dit gebied met een hoge transactiewaarde en grote juridische risico's.

Om elektronische notarisatie in de vastgoedsector effectief te maken, is echter een alomvattende innovatie nodig, van het opzetten van processen en het ontwerpen van technische systemen tot het perfectioneren van het juridische kader en het opleiden van personeel om dit te implementeren.

Laat het formulier niet 'elektronisch' worden

Notariële bekrachtiging is nog steeds een verplichte tussenstap bij veel vastgoedtransacties, vooral bij contracten voor de overdracht, schenking en verhypothekering van grondgebruiksrechten.

Dit proces kost mensen en bedrijven echter veel tijd, moeite en geld, terwijl technologie deze procedures aanzienlijk kan vereenvoudigen.

Volgens de heer Phan Duc Hieu - lid van de Economische en Financiële Commissie van de Nationale Vergadering - moet elektronische notarisatie in de vastgoedsector niet alleen voldoen aan de digitaliseringsdoelstelling, maar moet het ook daadwerkelijk praktische voordelen opleveren, zoals het verkorten van procedures, het verkorten van de verwerkingstijd en het verlagen van de maatschappelijke kosten, terwijl de juridische veiligheid toch gewaarborgd blijft.

Illustratieve foto. (Foto: Tuan Anh/VNA)

De heer Hieu benadrukte: "Het omzetten van papieren documenten naar digitale kopieën kan niet als digitalisering worden beschouwd. Elektronische notarisatie moet worden ontworpen op basis van elektronisch denken, dat wil zeggen het ontwikkelen van een volledig nieuw proces dat eenvoudiger, effectiever en geschikter is voor de digitale omgeving."

Notariële akten in de vastgoedsector moeten vanwege het specifieke juridische karakter en de hoge transactiewaarde zorgvuldig, volledig en volgens de regelgeving worden uitgevoerd.

Veel deskundigen zeggen echter dat dit niet betekent dat het oude model behouden moet blijven en het formulier moet worden 'gedigitaliseerd', maar dat de aanpak moet worden aangepast.

Universitair hoofddocent Dr. Nguyen Quang Tuyen, vicevoorzitter van de schoolraad en hoofd van de faculteit economisch recht aan de rechtenuniversiteit van Hanoi , zei dat elektronische notariële bekrachtiging in de vastgoedsector, mits goed ontworpen, het huidige volume aan administratieve procedures met minstens 30% kan terugdringen.

"Het probleem zit niet alleen in het technische systeem, maar ook in de omscholing van notarissen naar een digitale richting, het veranderen van hun professionele mindset en het gebruiken van digitale hulpmiddelen voor het uitvoeren van juridische taken", aldus de heer Tuyen.

Tegelijkertijd moeten notariskantoren ook een team van professionele medewerkers hebben die mensen en bedrijven kunnen helpen om gemakkelijk in de online omgeving te kunnen werken.

Momenteel hoeven volgens de bepalingen van de Grondwet van 2024 alleen bepaalde transacties met betrekking tot grondgebruiksrechten notarieel te worden bekrachtigd, zoals overdracht, schenking, hypotheek en kapitaalinbreng. Andere transacties, zoals verpachting, onderverpachting, omzetting of transacties met betrekking tot aan grond verbonden activa, hoeven niet notarieel te worden bekrachtigd. De beslissing hierover wordt aan de burgers overgelaten.

Volgens de heer Phan Duc Hieu is het in de context van de digitale transformatie en de trend om procedures te stroomlijnen, noodzakelijk om de noodzaak van notariële bekrachtiging voor elk type transactie opnieuw te evalueren, met name bij normale vastgoedtransacties of transacties waarbij geen grote geschillen ontstaan.

"Notariële bekrachtiging zou alleen moeten worden gehandhaafd in gevallen waarin dit absoluut noodzakelijk is om de rechtszekerheid te waarborgen. Anders zouden transacties die via elektronische systemen kunnen worden gedigitaliseerd en geauthenticeerd, niet langer het traditionele notariële model moeten handhaven", aldus de heer Hieu.

Het waarborgen van de juridische waarde van elektronische gegevens

Een belangrijk punt bij de implementatie van elektronische notariële bekrachtiging is het waarborgen van de juridische waarde van de online uitgevoerde notariële bekrachtigingsresultaten. Volgens experts moet het ontwerp van het elektronische notariële bekrachtigingssysteem ervoor zorgen dat de notariële akten direct kunnen worden gebruikt in latere administratieve procedures, in plaats van dat er geprint moet worden om papieren exemplaren opnieuw in te dienen.

Volgens de heer Hieu wordt het concept 'kopiëren' in het digitale tijdperk geleidelijk overbodig, omdat de originele gegevens, zodra ze in het systeem zijn bijgewerkt en geverifieerd, snel en veilig kunnen worden geraadpleegd en vergeleken. Dit helpt de print- en opslagkosten te verlagen en versnelt tegelijkertijd de verwerking van administratieve procedures met betrekking tot onroerend goed.

De heer Bui Van Doanh, directeur van het Vietnam Real Estate Research Institute, zei dat elektronische notarisatie een onmisbaar onderdeel is van de inspanning om een transparant en effectief investerings- en bedrijfsklimaat te creëren en de nalevingskosten te verlagen, in de geest van Resolutie nr. 66-NQ/TW over innovatie in wetgeving en handhaving om te voldoen aan de eisen van de nationale ontwikkeling in het nieuwe tijdperk.

Notariële bekrachtiging is in feite niet vereist bij transacties waarbij bedrijfsonderdelen betrokken zijn. Elektronische notariële bekrachtiging kan daarom, indien breed ingevoerd, aanzienlijk tijd en kosten besparen, terwijl de juridische zekerheid gewaarborgd blijft door het ontwerp van betrouwbare digitale gegevensopslag en authenticatiemechanismen.

Om dat te bereiken, is er echter een duidelijk en uniform juridisch kader nodig voor de juridische waarde van elektronische notariële akten, evenals een mechanisme voor de koppeling tussen kadastersystemen, notariële akten, financiële administratie en fiscaal beheer. Vastgoedtransacties zijn een gevoelig gebied, van grote waarde en vatbaar voor geschillen als ze niet strikt juridisch worden gecontroleerd. Daarom moet elektronische notariële akten worden ontworpen als een ondersteunend instrument in plaats van een nieuw obstakel.

Volgens deskundigen is voor het opzetten van een elektronisch notarisatiesysteem in de vastgoedsector coördinatie nodig tussen veel instanties, waaronder het Ministerie van Justitie , het Ministerie van Landbouw en Milieu, het Ministerie van Bouw, met medewerking van de Vereniging van Onroerend Goed, de Vereniging van Notarissen en het bedrijfsleven.

Het bevorderen van elektronische notarisatie in de vastgoedsector draagt niet alleen bij aan de modernisering van het openbaar bestuur, maar is ook een noodzakelijke stap om een transparante, veilige, efficiënte en duurzame vastgoedmarkt te creëren in het digitale tijdperk.

Laat het formulier niet 'elektronisch' worden

Het waarborgen van de juridische waarde van elektronische gegevens

Reactie (0)