Stimuleer burgers om proactief online aanvragen in te dienen.

(Baothanhhoa.vn) - Om tekortkomingen in de uitvoering van administratieve procedures en online publieke diensten binnen het tweeledige lokale bestuursmodel te verhelpen, heeft de vaste vicevoorzitter van het Provinciaal Volkscomité, Nguyen Van Thi, opdracht gegeven tot versterking van de communicatie en begeleiding van burgers om proactief online aanvragen in te dienen en online betalingen te verrichten; en om alleen kwetsbare groepen te ondersteunen.

Ambtenaren van het openbaar administratief servicecentrum van de gemeente Hoang Son behandelen administratieve procedures voor burgers. (Foto: To Phuong)

Op 7 augustus 2025 heeft het Volkscomité van de provincie Thanh Hoa officieel besluit nr. 12996/UBND-HCC uitgevaardigd betreffende het verhelpen van tekortkomingen in de implementatie van online administratieve procedures en openbare diensten binnen het tweelaagse lokale bestuursmodel.

Het doel is om uiterlijk 31 december 2025 30% van de archiefstukken en documenten die gedigitaliseerd moeten worden, te digitaliseren.

In dit document gaf de vaste vicevoorzitter van het Provinciaal Volkscomité, Nguyen Van Thi, de opdracht dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken in augustus 2025 agentschappen en eenheden zou moeten aansturen om de digitalisering van achterstallige dossiers en documenten te versnellen (zodat 30% van de dossiers en documenten uiterlijk 31 december 2025 gedigitaliseerd is), in overeenstemming met de eisen van het Centraal Partijbureau.

Provinciale departementen en agentschappen moeten de gespecialiseerde opleiding voor ambtenaren op gemeentelijk niveau versterken; voormalige ambtenaren op districtsniveau moeten nieuw aangestelde ambtenaren op gemeentelijk niveau begeleiden op het gebied van kennis, vaardigheden, ervaring en expertise, zodat zij direct administratieve procedures kunnen toepassen en verwerken, en ontwijking, vertragingen of gebrek aan kennis daarbij kunnen voorkomen.

Het Bureau van het Provinciaal Volkscomité en het Departement Wetenschap en Technologie herzien de werkingsvoorschriften van het e-mailsysteem, het taakvolgsysteem, het Thanh Hoa-feedbacksysteem, het informatiesysteem voor de afhandeling van provinciale administratieve procedures, de voorschriften voor het beheer en de werking van het document- en werkdossiersysteem (TD Office), de voorschriften voor het speciale datatransmissienetwerk, de voorschriften voor het online vergadersysteem, enzovoort, zoals voorgeschreven in Officiële Brief nr. 12079/UBND-HCC van 25 juli 2025 van de Voorzitter van het Provinciaal Volkscomité.

Richt u op het digitaliseren van invoerdocumenten voor diegenen die digitalisering vereisen en op 100% van de resultaten van administratieve procedures; zorg ervoor dat 100% van de resultaten van administratieve procedures digitaal worden ondertekend en geef prioriteit aan hergebruik van gedigitaliseerde resultaten.

Controleer en waarborg de beschikbaarheid van voldoende officiële digitale handtekeningen voor ambtenaren en overheidsmedewerkers, met name in gevallen van functieveranderingen of -schommelingen, waarbij digitale handtekeningen snel moeten worden verstrekt om hun taken te kunnen uitvoeren. Ambtenaren en overheidsmedewerkers dienen zich strikt te houden aan de regelgeving met betrekking tot digitale handtekeningen.

Burgers en bedrijven mogen in geen geval worden gevraagd om aanvullende documenten in te dienen bovenop de documenten die al zijn voorgeschreven.

Behandel gevallen strikt wanneer de resultaten nog niet beschikbaar zijn, maar de procedure wel in het systeem is afgerond, of wanneer resultaten van andere zaken aan het systeem zijn toegevoegd om deadlines te omzeilen; burgers of bedrijven mogen in geen geval worden gevraagd om aanvullende documenten in te dienen die niet wettelijk verplicht zijn.

Verbeter de communicatie en begeleiding voor burgers, zodat ze niet langer afhankelijk zijn van anderen om zaken voor hen te regelen, maar proactief online aanvragen indienen en online betalingen verrichten; ondersteun alleen kwetsbare groepen; en verminder het aantal mensen dat persoonlijk naar de openbare dienstverleningscentra op alle niveaus komt om transacties te verrichten.

Online betaalgids voor burgers.

Het Volkscomité op gemeentelijk niveau zal het boekhoudsysteem en de bijbehorende procedures versterken, 100% betaalrekeningcodes voor alle gemeenten invoeren, online betalingen ondersteunen, het gebruik van bankapps bevorderen en burgers begeleiden bij online betalingen. Dit om te voorkomen dat ambtenaren contant geld ontvangen en dit vervolgens namens burgers overmaken.

Het Volkscomité op gemeentelijk niveau zal, in samenwerking met banken, meer geldautomaten plaatsen in achtergestelde gemeenten, zodat 100% van de gemeenten en wijken over ten minste één geldautomaat beschikt; alternatieve financiële oplossingen implementeren, zoals geldopnamepunten bij postkantoren, gezondheidscentra, Viettel Pay-agenten, VNPTPay-agenten, enz.; dringend de faciliteiten en apparatuur voor gemeenten herzien en regelen, om de efficiëntie te waarborgen, verspilling te voorkomen en de kwaliteit van de dienstverlening en de professionaliteit van het Openbaar Bestuurscentrum te verbeteren.

Het Volkscomité op gemeentelijk niveau is niet verplicht om documenten met betrekking tot de procedure voor het certificeren van kopieën van originele documenten te digitaliseren.

Breid het aantal administratieve servicepunten uit waar burgers terecht kunnen met betrekking tot aanvragen voor identiteitskaarten.

De provinciale politie onderzoekt de mogelijkheden voor het opzetten van extra locaties voor de verwerking van aanvragen voor burgeridentiteitskaarten in gemeenten, met name in recent gefuseerde gemeenten of achterstandsgebieden. Dit om te voorkomen dat gemeenten of wijken geen dergelijke locaties hebben, waardoor mensen lange afstanden moeten afleggen om de procedure te voltooien. Het gaat hierbij om procedures waarbij een persoonlijk bezoek voor het maken van foto's en vingerafdrukken vereist is. Er zal vriendelijke en begrijpelijke communicatie en begeleiding worden geboden om mensen aan te moedigen VNeID en online overheidsdiensten te gebruiken.

Zorg ervoor dat alle online overheidsdiensten elektronische formulieren hebben.

Het Provinciaal Centrum voor Openbare Administratieve Diensten evalueert administratieve procedures die geheel of gedeeltelijk openbare diensten hebben verleend via het Nationale Portaal voor Openbare Diensten, om deze volledig te integreren in het informatiesysteem voor de vaststelling van administratieve procedures van de provincie. Hiermee wordt 100% consistentie met het Nationale Portaal voor Openbare Diensten gewaarborgd.

Evalueer de administratieve procedures die nog niet zijn geconfigureerd met elektronische interne processen en dring er bij departementen en agentschappen op aan om deze processen in te voeren.

Evalueer de instanties en afdelingen die personeelswijzigingen hebben ondergaan om functionarissen en ambtenaren die administratieve procedures afhandelen volledige bevoegdheid te geven, zodat het systeem soepel blijft functioneren.

Evalueer interactieve elektronische formulieren (e-formulieren) en zorg ervoor dat 100% van de online overheidsdiensten elektronische formulieren aanbiedt (met de focus op de 30 overheidsdiensten met het hoogste aantal aanvragen in de provincie), koppel deze aan de bevolkingsdatabase zodat burgers geen papieren formulieren hoeven in te vullen en opnieuw te uploaden naar het systeem; stel strikte beperkingen in voor interactieve elektronische formulieren, zodat aanvragen kunnen worden ingediend zonder verplichte onderdelen bij te voegen of te vermelden...

Ontwikkel een automatische functie voor gegevensextractie en optische tekenherkenning (OCR) voor het informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures in de provincie.

Richtlijnen voor openbare administratieve dienstencentra op gemeentelijk niveau betreffende het digitaliseren van documenten en resultaten van administratieve procedures.

Versterk de coördinatie met departementen en agentschappen om de verbinding te leggen met ministeries en agentschappen, zodat het informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures in de provincie gekoppeld kan worden aan gespecialiseerde databases en nationale databases.

In overleg met het Ministerie van Wetenschap en Technologie en het regeringskantoor, de volledige en nauwkeurige koppeling van het informatiesysteem voor administratieve procedures op provinciaal niveau met het nationale portaal voor de openbare dienst en het EMC-systeem beoordelen en waarborgen.

NM

Bron: https://baothanhhoa.vn/huong-dan-nguoi-dan-chu-dong-nop-ho-so-truc-tuyen-257323.htm