Instructies voor het gebruik van AI-chatbots ter ondersteuning van ambtenaren en overheidsmedewerkers bij hun werk.

Het Ministerie van Wetenschap en Technologie heeft onlangs richtlijnen gepubliceerd met algemene principes voor ambtenaren, overheidsmedewerkers en werknemers van overheidsinstanties die gebruikmaken van grootschalige taalmodellen (AI-chatbots) voor werkdoeleinden.

Illustratieve afbeelding. (Bron: Ministerie van Wetenschap en Technologie )

Om zijn taak als staatsbeheerder van wetenschappelijk onderzoek, technologische ontwikkeling en innovatie te vervullen, en om te voldoen aan de praktische eisen van de toepassing van kunstmatige intelligentie (AI) in overheidsinstanties, heeft het Ministerie van Wetenschap en Technologie richtlijnen uitgevaardigd met enkele algemene principes voor ambtenaren, overheidsmedewerkers en werknemers in overheidsinstanties die gebruikmaken van grote taalmodellen (AI-chatbots) voor werkdoeleinden.

Deze handleiding heeft als doel algemene, gemakkelijk te begrijpen principes te bieden aan ambtenaren, overheidsmedewerkers en werknemers van overheidsinstanties voor het effectief en veilig gebruik van grote taalmodellen (AI-chatbots) ter ondersteuning van hun werk.

Organisaties en afdelingen die AI-chatbots in hun werk moeten inzetten, worden aangemoedigd om proactief kennis te nemen van dit document en het te gebruiken om het binnen hun organisatie te implementeren en te verspreiden op een manier die aansluit bij hun specifieke behoeften. Dit document helpt ervoor te zorgen dat de toepassing van AI veilig is en praktische voordelen oplevert.

Directeur-generaal Mai Xuan Thanh, samen met vicevoorzitter van het Volkscomité van Hanoi Ha Minh Hai, adjunct-directeur-generaal Vu Manh Cuong, voorzitter van de Vietnamese Vereniging van Belastingadviseurs Nguyen Thi Cuc en adjunct-directeur van de Belastingdienst van Hanoi Phan Tien Hoa, verrichtten de ceremonie waarbij de knop werd ingedrukt om de applicatie "Virtuele Assistent ter ondersteuning van belastingbetalers" te lanceren.

Het Ministerie van Wetenschap en Technologie stelt duidelijk dat de principes voor het verstrekken van gegevens en het gebruik van AI-chatbots als volgt zijn: Er mogen geen gegevens of documenten die als staatsgeheim zijn geclassificeerd, noch gevoelige informatie zoals persoonsgegevens, interne documenten of gegevens die de veiligheid of de organisatie in gevaar kunnen brengen, met de AI-chatbot worden gedeeld. Zorg ervoor dat de aan de AI-chatbot verstrekte gegevens of informatie niet in strijd zijn met de historische tradities, cultuur, ethiek, geografie, politieke opvattingen, territoriale soevereiniteit of gebruiken van Vietnam. Gebruik bovendien geen inhoud die inbreuk maakt op auteursrechten, intellectuele eigendomsrechten of andere gerelateerde rechten.

Bij het gebruik van AI-chatbots is het belangrijk om geen accounts aan te maken met gebruikersnamen of wachtwoorden die hetzelfde zijn als officiële accounts (werk-e-mailaccounts, interne systemen, enz.) om de informatiebeveiliging te waarborgen. Gebruik AI-chatbots voorzichtig, effectief en verantwoordelijk. Controleer en evalueer de resultaten van de AI-chatbot zorgvuldig voordat u deze gebruikt. Zorg ervoor dat de informatie accuraat en relevant is voor de werkcontext en geen misverstanden of fouten veroorzaakt bij toepassing. Vertrouw niet volledig op AI-chatbots; combineer het gebruik ervan met uw eigen kennis en ervaring om weloverwogen beslissingen te nemen.

Voor agentschappen en afdelingen is het noodzakelijk om informatie te verspreiden en ambtenaren, overheidsmedewerkers en andere werknemers te begeleiden bij het gebruik van AI-chatbots, in overeenstemming met de functies, taken, bevoegdheden en specifieke kenmerken van het agentschap of de afdeling. De nadruk moet daarbij liggen op het waarborgen van cyberbeveiliging.

De verantwoordelijkheid voor het gebruik van AI-chatbots ligt bij het hoofd van het agentschap of de organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor het beheren en beveiligen van het AI-chatbotaccount; in het geval dat het account van het agentschap of de afdeling wordt gehackt of misbruikt, moet het agentschap of de afdeling de afdeling die verantwoordelijk is voor de implementatie van de AI-chatbot op de hoogte stellen, zodat er tijdig actie kan worden ondernomen.

Toegangsbeheer en machtigingen in AI-chatbots moeten consistent zijn met de functies, taken en bevoegdheden van de deelnemers die de AI-chatbot gebruiken.

Wanneer ambtenaren, overheidsmedewerkers of andere werknemers ontslag nemen of overstappen naar een andere functie, moet het agentschap of de afdeling de beveiligingssleutel (indien aanwezig) terughalen of het gebruikersaccount van de AI-chatbot verwijderen om de veiligheid en het strikte beheer te waarborgen.

Bouw geleidelijk aan je eigen kennisdatabase op en ontwikkel vervolgens gespecialiseerde chatbots ter ondersteuning van de werkzaamheden van je organisatie of afdeling.

Het gebruik van AI-chatbots door ambtenaren, overheidsmedewerkers en werknemers onder hun leiding moet regelmatig worden gemonitord en tijdig worden geëvalueerd. De afdeling die de AI-chatbot implementeert, is verantwoordelijk voor het verstrekken van gedetailleerde handleidingen en regelmatige technische ondersteuning om een ​​soepel en veilig gebruik te garanderen.

Ambtenaren en medewerkers moeten zelf de verantwoordelijkheid nemen voor de bescherming van hun persoonlijke gegevens die ze op de informatieplatforms en -systemen van de organisatie of afdeling hebben ingevoerd. Ze mogen geen inloggegevens prijsgeven en geen ongeautoriseerde verbindingen leggen tussen de informatieplatforms en -systemen van de organisatie en de AI-chatbot.

Bij het gebruik van chatbots in het algemeen, en AI-chatbots in het bijzonder, op openbare internettoegangspunten, mag u absoluut geen wachtwoordopslag inschakelen tijdens het gebruik. Verstrek geen persoonlijke gegevens, identiteitsinformatie of andere gevoelige informatie van uzelf of anderen aan de AI-chatbot. Gebruik chatbots in het algemeen, en AI-chatbots in het bijzonder, niet voor illegale doeleinden, het schenden van de openbare zeden of activiteiten zoals hacken, het maken van deepfakes of fraude.

Mochten er tijdens het implementatieproces moeilijkheden, obstakels of grote problemen ontstaan ​​bij het gebruik van AI-chatbots, dan dienen instanties en afdelingen contact op te nemen met de Nationale Afdeling Digitale Transformatie van het Ministerie van Wetenschap en Technologie voor ondersteuning.

Naar verluidt ontwikkelt het Ministerie van Wetenschap en Technologie een nationaal AI-transformatieprogramma om AI op alle gebieden toe te passen en een gedeelde AI-computerinfrastructuur op te bouwen.

Het nationale AI-transformatieprogramma moet een "landelijke" en "alomvattende" aanpak weerspiegelen, met als doel dat elke burger en overheidsfunctionaris een virtuele assistent heeft.

De deadline voor het indienen van het Nationale AI-transformatieprogramma bij de premier ter goedkeuring is derhalve mei 2025, en een virtuele assistent moet uiterlijk in november 2025 beschikbaar zijn voor de burgers.

Volgens nhandan.vn

Bron: https://baoapbac.vn/xa-hoi/202504/huong-dan-su-dung-chatbot-ai-ho-tro-can-bo-cong-chuc-trong-cong-viec-1038813/