Instructies voor het gebruik van AI-chatbots ter ondersteuning van ambtenaren en ambtenaren bij hun werk

Illustratiefoto. (Bron: Ministerie van Wetenschap en Technologie )

Het ministerie van Wetenschap en Technologie vervult de functie van staatsbeheer van wetenschappelijk onderzoek, technologische ontwikkeling en innovatieactiviteiten en voldoet aan de praktische vereisten bij de toepassing van kunstmatige intelligentie (AI)-technologie in overheidsinstanties. Het ministerie heeft richtlijnen opgesteld over een aantal algemene principes voor ambtenaren, overheidsmedewerkers en werknemers in overheidsinstanties die grote taalmodellen (AI-chatbots) gebruiken voor hun werk.

Het doel van het richtlijnendocument is om algemene, eenvoudig te begrijpen principes te bieden voor ambtenaren, overheidsmedewerkers en werknemers bij overheidsinstanties om grote taalmodellen (AI-chatbots) te gebruiken ter ondersteuning van hun werk op effectieve en veilige wijze.

Organisaties en eenheden die AI-chatbots in hun werk moeten toepassen, worden aangemoedigd om proactief kennis te nemen van dit document en het te gebruiken om het op een realistische manier in hun organisaties te implementeren en te verspreiden. Het document helpt ervoor te zorgen dat AI-toepassingen veilig zijn en praktische voordelen opleveren.

Directeur-generaal Mai Xuan Thanh, vicevoorzitter van het Volkscomité van Hanoi Ha Minh Hai en adjunct-directeur-generaal Vu Manh Cuong, voorzitter van de Vietnamese belastingadviesvereniging Nguyen Thi Cuc, adjunct-directeur van de belastingdienst van Hanoi Phan Tien Hoa voerden de knopceremonie uit voor de lancering van de applicatie "Virtuele assistent ter ondersteuning van belastingbetalers"

Het Ministerie van Wetenschap en Technologie stelde dat het principe voor het verstrekken van gegevens en het gebruik van AI-chatbots als volgt is: Deel geen gegevens of documenten die op de lijst met staatsgeheimen staan, noch gevoelige informatie zoals persoonlijke informatie, interne documenten of gegevens die de veiligheid of organisatie kunnen beïnvloeden. Zorg ervoor dat de gegevens of informatie die aan AI-chatbots wordt verstrekt niet in strijd zijn met de historische, culturele, ethische, geografische, politieke, territoriale soevereiniteit of gebruiken van Vietnam. Gebruik tegelijkertijd geen content die inbreuk maakt op auteursrechten, intellectuele-eigendomsrechten of andere aanverwante rechten.

Vermijd bij het gebruik van AI-chatbots het aanmaken van accounts met namen of wachtwoorden die identiek zijn aan officiële accounts (kantoor-e-mailaccounts, interne systemen, enz.) om de informatiebeveiliging te waarborgen. Gebruik AI-chatbots zorgvuldig, effectief en verantwoord. Controleer en evalueer tegelijkertijd zorgvuldig de resultaten van AI-chatbots voordat u ze gebruikt. Zorg ervoor dat de informatie accuraat en relevant is voor de werkcontext en geen misverstanden of fouten veroorzaakt bij de toepassing ervan. Vertrouw niet volledig op AI-chatbots; combineer ze met persoonlijke kennis en ervaring om beslissingen te nemen.

Voor agentschappen en eenheden is het noodzakelijk om kaderleden, ambtenaren, overheidsmedewerkers en werknemers te informeren, te informeren en te begeleiden bij het gebruik van AI-chatbots in overeenstemming met de functies, taken, bevoegdheden en kenmerken van het agentschap of de eenheid. Hierbij moet met name de nadruk liggen op het waarborgen van de veiligheid en beveiliging van het netwerk.

De verantwoordelijkheid voor het gebruik van AI-chatbots ligt bij het hoofd van de instantie of organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor het beheer en de beveiliging van het account dat gebruikmaakt van AI-chatbots. Mocht het account van de instantie of eenheid de controle verliezen of worden gemanipuleerd, dan moet de instantie of eenheid de eenheid die de AI-chatbot inzet hiervan op de hoogte stellen voor tijdige afhandeling.

Het beheer en de toegangsautorisatie in AI-chatbots moeten consistent zijn met de functies, taken en bevoegdheden van de deelnemers die AI-chatbots gebruiken.

Wanneer een ambtenaar of overheidsmedewerker ontslag neemt of overstapt naar een andere functie, moet het agentschap of de eenheid de beveiligingssleutel (indien van toepassing) intrekken of het gebruikersaccount van de AI-chatbot annuleren om de beveiliging en strikt beheer te waarborgen.

Creëer geleidelijk uw eigen kennisdatabase, waaruit u gespecialiseerde chatbots kunt opzetten die de activiteiten van uw agentschap of eenheid ondersteunen.

Monitor regelmatig en snel de situatie rond het gebruik van AI-chatbots door kaderleden, ambtenaren, overheidsmedewerkers en werknemers die onder het management vallen. De eenheid die de AI-chatbot implementeert, is verantwoordelijk voor het verstrekken van gedetailleerde instructies en regelmatige technische ondersteuning om het gebruiksproces soepel en veilig te laten verlopen.

Voor kaderleden, ambtenaren, overheidsmedewerkers en werknemers is het noodzakelijk om zelf het beheer te voeren en de verantwoordelijkheid te nemen voor de bescherming van persoonlijke informatie die op de platforms en informatiesystemen van agentschappen en eenheden wordt vermeld. Inloggegevens mogen niet worden vrijgegeven aan AI-chatbots en er mogen geen ongeautoriseerde verbindingen worden gemaakt met platforms en informatiesystemen van agentschappen en eenheden.

Schakel bij het exploiteren en gebruiken van chatbots in het algemeen en AI-chatbots in het bijzonder op openbare internettoegangspunten absoluut de wachtwoordopslagmodus niet in. Verstrek geen persoonlijke gegevens, identiteitsgegevens en andere gevoelige informatie van uzelf of anderen aan AI-chatbots. Gebruik chatbots in het algemeen en AI-chatbots in het bijzonder niet voor illegale doeleinden, schending van de openbare moraal, of handelingen zoals hacken, deepfakes of fraude.

Als er tijdens het implementatieproces moeilijkheden, problemen of grote problemen worden ontdekt bij het gebruik van AI-chatbots, moeten instanties en eenheden contact opnemen met het Nationaal Agentschap voor Digitale Transformatie van het Ministerie van Wetenschap en Technologie voor ondersteuning.

Het is bekend dat het Ministerie van Wetenschap en Technologie bezig is met het opzetten van een Nationaal AI-transformatieprogramma om AI op alle gebieden toe te passen en een gedeelde AI-computerinfrastructuur te creëren.

Het nationale AI-transformatieprogramma moet de geest van "alle mensen" en "omvattendheid" uitstralen. Streef ernaar dat elke burger en ambtenaar over een virtuele assistent beschikt.

De deadline voor het indienen van het Nationale AI-Transformatieprogramma bij de premier is dan ook mei 2025 en uiterlijk in november 2025 moet er een virtuele assistent voor mensen zijn.