Wanneer wordt een document met een elektronische handtekening als origineel beschouwd?

(Chinhphu.vn) - Mevrouw Pham Thanh Ngan (Hanoi) vroeg of het volgende gold: als een buitenlandse onderneming facturen aan een Vietnamese onderneming stuurt met behulp van elektronische handtekeningen (facturen in PDF-formaat en de handtekening op het PDF-bestand zet door de afbeelding van de handtekening te slepen en neer te zetten), is dit dan in overeenstemming met artikel 10 van de wet op elektronische transacties en wordt dit beschouwd als het origineel?

Mevrouw Ngan wil ook weten of bedrijven in Vietnam deze factuur kunnen gebruiken en alleen de PDF-versie kunnen bewaren, zonder dat ze een papieren exemplaar met een nieuwe handtekening nodig hebben?

Als een buitenlandse onderneming een factuur uitschrijft, een PDF-versie met een elektronische handtekening naar een Vietnamese onderneming stuurt en deze elektronische handtekening wordt geauthenticeerd door een organisatie in dat land (gelijk aan een gespecialiseerde elektronische handtekening die gegarandeerd is, een digitale handtekening in Vietnam), kan de Vietnamese onderneming deze factuur dan gebruiken en hoeft zij alleen de PDF-versie te bewaren?

Volgens de artikelen 10, 23, 25 en 26 van de Wet op elektronische transacties begrijpt de onderneming van mevrouw Ngan dat, in het geval van transacties met buitenlandse partners, de elektronische handtekening van de buitenlandse partner moet worden geregistreerd bij het Ministerie van Wetenschap en Technologie om ervoor te zorgen dat deze dezelfde juridische waarde heeft als een papieren exemplaar. Mevrouw Ngan vroeg of haar onderneming dit correct begrijpt.

Volgens artikel 27 van de wet op elektronische transacties worden bij internationale transacties buitenlandse elektronische handtekeningen en buitenlandse elektronische handtekeningcertificaten geaccepteerd van buitenlandse organisaties en personen die niet in Vietnam aanwezig zijn. Deze handtekeningen en buitenlandse elektronische handtekeningcertificaten zijn geldig voor gegevensberichten die naar Vietnamese organisaties en personen worden verzonden.

Mevrouw Ngan vroeg of "niet aanwezig in Vietnam" hier moet voldoen aan de definitie in de investerings- en handelswet. Zo ja, is dan in het geval van een buitenlandse onderneming met een aanwezigheid in Vietnam in de vorm van een vertegenwoordiging, kapitaalinvestering, enz. de regeling van artikel 27 hierboven van toepassing?

Het Ministerie van Wetenschap en Technologie reageerde als volgt op deze kwestie:

Artikel 10 van de Wet op het elektronisch verkeer bepaalt aan welke eisen een databericht moet voldoen om dezelfde waarde te hebben als het origineel:

1. De informatie in een databericht is gegarandeerd intact vanaf het moment dat het voor het eerst wordt gegenereerd als een volledig databericht.

Informatie in een databericht wordt als intact beschouwd als deze niet is gewijzigd, met uitzondering van vormwijzigingen die optreden tijdens het verzenden, opslaan of weergeven van het databericht.

2. De informatie in het databericht is in zijn volledige vorm toegankelijk en bruikbaar.

Een gegevensbericht dat voldoet aan de bepalingen van artikel 10, heeft dezelfde waarde als het origineel.

De wet inzake elektronische transacties bepaalt dat een elektronische handtekening een handtekening is die bestaat uit elektronische gegevens die zijn bijgevoegd bij of logisch zijn gecombineerd met een gegevensbericht om de ondertekenaar te bevestigen en te bevestigen dat hij het gegevensbericht heeft aanvaard.

Het gebruik van elektronische handtekeningen door Vietnamese ondernemingen (facturen in pdf-formaat en het ondertekenen van pdf-bestanden door afbeeldingen van handtekeningen te slepen en neer te zetten) is een andere vorm van elektronische bevestiging die geen elektronische handtekening is. Dit garandeert echter niet de naleving van de bepalingen van artikel 10 van de Wet op elektronische transacties.

Artikel 13 van de Wet op elektronische transacties bepaalt dat, indien de wet opslag vereist, de gegevens in de vorm van databerichten kunnen worden opgeslagen indien aan de vereisten in clausule 1, artikel 13 van de Wet op elektronische transacties wordt voldaan. In gevallen waarin de wet anders bepaalt, kunnen organisaties en personen ervoor kiezen om de gegevens op te slaan in de vorm van papieren documenten of in de vorm van databerichten.

Buitenlandse partners hoeven in Vietnam geen elektronische handtekeningen te registreren.

"Overeenkomstig de artikelen 10, 23, 25 en 26 van de Wet op elektronische transacties begrijpt de onderneming van mevrouw Ngan dat, in het geval van transacties met buitenlandse partners, de elektronische handtekening van de buitenlandse partner moet worden geregistreerd bij het Ministerie van Wetenschap en Technologie om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de bovenstaande bepalingen. Alleen dan heeft deze dezelfde juridische waarde als een papieren exemplaar."

De bovenstaande interpretatie is niet helemaal correct. Bij internationale transacties kunnen partijen overeenkomen om buitenlandse elektronische handtekeningen of buitenlandse elektronische handtekeningcertificaten te gebruiken. Artikel 27 van de Wet op Elektronische Transacties bepaalt daarom dat buitenlandse elektronische handtekeningen en buitenlandse elektronische handtekeningcertificaten worden geaccepteerd als buitenlandse elektronische handtekeningen en buitenlandse elektronische handtekeningcertificaten van buitenlandse organisaties en personen die niet in Vietnam aanwezig zijn, met betrekking tot databerichten die naar Vietnamese organisaties en personen worden verzonden. Organisaties en personen kiezen en zijn verantwoordelijk voor de acceptatie van deze handtekeningen.

U hoeft zich dus niet te registreren bij het Ministerie van Wetenschap en Technologie, tenzij dit noodzakelijk is.

Het concept "niet aanwezig in Vietnam" is specifiek geregeld in de wetgeving inzake investeringen, handel en ondernemingen, en wordt algemeen begrepen en toegepast, behalve in gevallen waarin de Wet op Elektronische Transacties anders bepaalt. De Wet op Elektronische Transacties bevat geen regelgeving voor dit concept. Daarom wordt het concept toegepast volgens de wetgeving inzake investeringen, handel en ondernemingen.

Indien een buitenlandse onderneming in Vietnam aanwezig is krachtens de wet op handel en ondernemingen, valt de buitenlandse elektronische handtekening van deze onderneming niet onder de bepalingen van Clausule 1, Artikel 27 van de Wet op elektronische transacties.

Chinhphu.vn

Bron: https://baochinhphu.vn/khi-nao-van-ban-co-chu-ky-eien-tu-duoc-coi-nhu-ban-goc-102250929115014287.htm