Verscherp het beheer van document- en archiefwerk tijdens het proces van herstructurering van het apparaat

Kinhtedothi - Het is ten strengste verboden om documenten en documentdatabases op illegale wijze in beslag te nemen, over te dragen of te vernietigen. Het is niet toegestaan ​​om documenten en documentdatabases te beschadigen of te verliezen tijdens het organiseren van het apparaat.

Dat is een opmerkelijke inhoud van de officiële kennisgeving nr. 414/BNV-VTLTNN van 19 maart van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, verzonden aan de volkscomités van de provincies en centraal bestuurde steden, over het versterken van het beheer van documenten- en archiefwerk in het kader van de reorganisatie van het apparaat van het politieke systeem overeenkomstig Conclusie nr. 127-KL/TW van het Politbureau.

Het is ten strengste verboden om documenten onrechtmatig te bezitten, over te dragen of te vernietigen.

In het document staat duidelijk dat, om een ​​soepele en continue document- en archiefwerkzaamheden te garanderen en om het veilige beheer van documenten te garanderen voor, tijdens en na de voltooiing van de reorganisatie van het politieke systeem overeenkomstig Conclusie nr. 127-KL/TW van 28 februari 2025 van het Politbureau, het Secretariaat en het Ministerie van Binnenlandse Zaken de voorzitter van het Volkscomité van de provincie of centraal bestuurde stad verzoeken om met spoed opdracht te geven tot de uitvoering van een aantal dringende taken om het beheer van document- en archiefwerkzaamheden in het proces van de reorganisatie van het lokale overheidsapparaat te versterken.

Ten eerste moeten de wettelijke voorschriften inzake documenten en archieven op de juiste en volledige wijze worden geïmplementeerd, waarbij aan de volgende eisen wordt voldaan: alle documenten en documentdatabases die ontstaan ​​in het kader van de activiteiten van agentschappen en organisaties, moeten centraal, uniform en veilig worden beheerd, overeenkomstig het desbetreffende archief; documenten en documentdatabases van een agentschap of organisatie moeten worden geteld en verzameld overeenkomstig het archief van dat agentschap of die organisatie.

Sluit de archieven van agentschappen en organisaties vanaf de datum van beëindiging van de activiteiten; agentschappen en organisaties geven geen administratieve documenten meer uit onder hun gezag vanaf de datum waarop het besluit van de bevoegde autoriteit tot fusie of beëindiging van de activiteiten van kracht wordt.

Vóór en tijdens de organisatorische regeling moeten documenten en databases bewaard blijven in de archieven van het Provinciaal Historisch Archief en het Agentschapsarchief (of de bewaarplaats) van de administratieve eenheid (ADU) vóór de regeling.

In het bijzonder is het ten strengste verboden om documenten en documentdatabanken op onrechtmatige wijze in beslag te nemen, over te dragen of te vernietigen. Het is niet toegestaan ​​om documenten en documentdatabanken te beschadigen of te verliezen tijdens het organiseren van het apparaat.

Ten tweede zijn de provinciale historische archieven verantwoordelijk voor het ontvangen en coördineren van de hoofden van agentschappen, organisaties en administratieve eenheden om alle archiefdocumenten en documentdatabases in de provincie ter plaatse of tijdelijk te bewaren en om documenten over te dragen aan de nieuwe agentschappen, organisaties en administratieve eenheden overeenkomstig hun beheersbevoegdheid nadat de organisatiestructuur is gereorganiseerd.

Ten derde wordt de overdracht van documenten en documentdatabases na de organisatorische regeling uitgevoerd in overeenstemming met de wettelijke voorschriften inzake archiefbeheerbevoegdheid.

Ten vierde moeten de wettelijke voorschriften inzake het beheer en gebruik van zegels en digitale handtekeningcertificaten voor openbare diensten strikt worden toegepast; moeten staatsgeheimen worden beschermd en moet de veiligheid van informatie, documenten en gegevens worden gewaarborgd bij het uitvoeren van statistische taken, het verpakken, overhandigen, bewaren en gebruiken ervan in het proces van de reorganisatie van het apparaat.

Regelgeving over de lijst met identificatiecodes voor documenten, dossiers en tekstsymbolen van nieuwe instanties en organisaties

Namens de Volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden verzoekt het Ministerie van Binnenlandse Zaken de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité de verantwoordelijkheid op zich te nemen als leider bij de uitvoering van het staatsbeheer van archieven in de regio binnen de reikwijdte van zijn taken en bevoegdheden; de veiligheid van documenten en documentdatabases onder beheer te waarborgen conform de wettelijke voorschriften gedurende het gehele reorganisatieproces van het apparaat. De richtlijn van de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité met spoed uit te vaardigen ter versterking van het staatsbeheer van document- en archiefwerkzaamheden.

Tegelijkertijd is het noodzakelijk om een ​​plan te ontwikkelen om de historische archieven van de staat op provinciaal niveau te reorganiseren in het kader van het project om bestuurlijke eenheden op alle niveaus te ordenen en een lokaal overheidsorganisatiemodel met twee niveaus te bouwen, en dit ter beoordeling en implementatie voor te leggen aan de bevoegde autoriteiten.

Onmiddellijk na het afronden van de organisatorische regelingen moet er snel een document worden uitgegeven met daarin een lijst met identificatiecodes voor documenten, archieven en documentsymbolen van de nieuwe agentschappen en organisaties onder beheer. De hoofden van de nieuwe agentschappen en organisaties moeten opdracht krijgen om documenten en databases in ontvangst te nemen die onder hun beheer vallen. De hoofden van de nieuwe administratieve basiseenheden moeten opdracht krijgen om documenten in ontvangst te nemen in de ruimtes en magazijnen in het beheersgebied dat tijdelijk wordt beheerd door het Provinciaal Historisch Archief.

Tegelijkertijd is het noodzakelijk om de eenheid die het systeem beheert en bedient, opdracht te geven technische oplossingen te implementeren om de continuïteit en voortzetting van de documentuitgifteactiviteiten en de werkafhandeling van de agentschappen en organisaties die onder haar beheer vallen, te waarborgen.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft voorgesteld om het beheer van documenten- en archiefwerk te versterken in het proces van de reorganisatie van het politieke systeem (foto: VNA)

Een plan opstellen om de richtlijn van de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité uit te voeren

Namens het Ministerie van Binnenlandse Zaken verzoekt het Officiële Bericht de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité om een ​​richtlijn uit te vaardigen over het versterken van het beheer van document- en archiefwerk in het proces van de reorganisatie van het apparaat van het lokale politieke systeem; en een plan uit te vaardigen om de richtlijn van de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité ten uitvoer te leggen.

Geef het Provinciaal Historisch Archief tegelijkertijd de opdracht om ambtenaren aan te stellen om werkgroepen te organiseren voor instanties, organisaties en eenheden om documenten te ontvangen en ter plaatse te bewaren en de documentendatabase in het systeem af te bakenen. Geef het Provinciaal Historisch Archief de opdracht om proactief maatregelen te nemen om bestanden met een permanente bewaartermijn te verzamelen die volledig zijn bewerkt bij instanties en organisaties die de bron zijn van documenten die zijn ingediend bij het Provinciaal Historisch Archief.

Tegelijkertijd zorgt de staf van de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité voor voldoende middelen om de veiligheid van documenten en documentendatabases te waarborgen in ruimtes en magazijnen die zijn bevestigd en verzegeld door het Provinciaal Historisch Archief, totdat ze worden overgedragen aan het verantwoordelijke beheersagentschap of de verantwoordelijke organisatie nadat het apparaat is gereorganiseerd.

Onmiddellijk na het voltooien van de organisatorische regeling moet de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité onmiddellijk worden geadviseerd om een ​​lijst met identificatiecodes voor documenten, verslagen en tekstsymbolen van agentschappen en organisaties die na de organisatorische regeling zijn opgericht binnen het beheerbereik te publiceren. Bij het Provinciaal Volkscomité moet een project worden ingediend voor het beheer en de afhandeling van de bedrijfsactiviteiten voor het documentblok van agentschappen en organisaties vóór de organisatorische regeling. Samenwerken met de eenheid die het systeem beheert en bedient om een ​​plan te ontwikkelen voor de overdracht en integratie van documenten en documentdatabases in het systeem.

Bevestiging van de overdracht van documenten en documentdatabases van agentschappen en organisaties vóór de herstructurering van het apparaat

Voor provinciale historische archieven stelt het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor om ambtenaren aan te stellen die toezicht houden op het tellen, ordenen, verpakken, verzegelen, bevestigen van het volume en de status van papieren documenten en documenten op andere informatiedragers (indien van toepassing), het ontvangen en coördineren van de bewaring ter plaatse of tijdelijke gecentraliseerde bewaring van documenten van agentschappen en organisaties; en het coördineren met de beheers- en operationele eenheden van het Systeem om het aantal digitale documenten te bepalen en de documentendatabase in het Systeem van elk agentschap, elke organisatie en elke administratieve eenheid af te bakenen.

Maak een lijst van alle documenten en documentdatabases die momenteel bewaard worden in het Provinciaal Historisch Archief; blijf de veiligheid, integriteit en bruikbaarheid van documenten en documentdatabases in het Provinciaal Historisch Archief waarborgen totdat ze na de herstructurering van het archief worden overgedragen aan bevoegde instanties en organisaties. Maak een samenvatting van de hoeveelheid en status van documenten en documentdatabases en rapporteer dit aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken, dat deze zal rapporteren aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Onmiddellijk na het voltooien van de organisatorische regeling is het noodzakelijk om snel het volgende uit te voeren: het aanspreekpunt organiseert en bevestigt de overdracht van documenten en documentdatabases van agentschappen en organisaties vóór de organisatorische regeling aan het bevoegde beheersagentschap of de bevoegde beheersorganisatie na de organisatorische regeling; het ministerie van Binnenlandse Zaken adviseren om een ​​project te ontwikkelen voor het beheer en de afhandeling van de zaken met betrekking tot het documentblok en de documentdatabases die zijn geteld van de agentschappen en organisaties vóór de organisatorische regeling.

Coördineer tegelijkertijd met relevante instanties en organisaties om de implementatie van projecten en plannen te organiseren voor het beheren en afhandelen van bewerkingen voor de document- en databaseblokken die statistisch zijn samengesteld vóór de organisatorische regeling; verzamel bestanden met permanente bewaartermijnen die volledig zijn bewerkt bij instanties en organisaties die de bron zijn van documenten die zijn ingediend bij het Provinciaal Historisch Archief.

Registreer om nieuwe accounts te openen of accounts te heropenen voor organisaties, leiders en medewerkers

In dit officiële bericht eist het Ministerie van Binnenlandse Zaken ook dat de hoofden van agentschappen, organisaties en voorzitters van volkscomités op districts- en gemeentelijk niveau verantwoordelijk zijn voor het waarborgen van de veiligheid van documenten en documentdatabases die onder hun beheer vallen, overeenkomstig de wettelijke voorschriften, gedurende het hele proces van herstructurering van het apparaat, totdat de documenten en documentdatabases na herstructurering van het apparaat worden overgedragen aan de provinciale historische archieven en bevoegde agentschappen en organisaties.

Geef eenheden en personen tegelijkertijd de opdracht om verslagen en documenten over voltooid werk en over onvoltooid werk samen te stellen en te bundelen. Wijs eenheden en personen aan om een ​​samenvatting te maken van het onvoltooide werk van de instantie of organisatie. Zorg dat verslagen en documenten worden bijgevoegd, apart worden verpakt en worden verzameld en ingediend bij het archief van de instantie.

Geef leiding aan de archieven van het statistisch bureau, pak documenten in en begeleid eenheden en personen bij het verzamelen en verpakken van dossiers en documenten die niet aan het archief zijn overgedragen; ontvang dossiers en documenten van eenheden en personen en verzamel ze in de archieven en magazijnen voor centrale opslag. Zorg tegelijkertijd voor de benodigde magazijnen, apparatuur en personeel om documenten te beschermen en veilig te bewaren totdat ze na reorganisatie van het apparaat worden overgedragen aan de bevoegde beheersinstantie of -organisatie.

De voorzitter van het Districtsvolkscomité belast het Ministerie van Binnenlandse Zaken met het adviseren over de inrichting van opslagplaatsen en de benodigde apparatuur voor het verzamelen en centraal bewaren van documenten van gespecialiseerde instanties onder het Districtsvolkscomité. Hij belast het ministerie met het organiseren van troepen om de veiligheid van documenten te bewaken totdat deze na de organisatorische regeling worden overgedragen aan de bevoegde beheersinstantie of -organisatie.

Onmiddellijk na het voltooien van de organisatorische regeling moet het hoofd van het nieuwe agentschap, de nieuwe organisatie of de nieuwe administratieve eenheid onmiddellijk opdracht geven tot het registreren van het openen of heropenen van rekeningen voor de organisatie, de leider en het documentenkantoor in het systeem om de uitgifte en ontvangst van documenten te garanderen. Ook moet het hoofd zich registreren voor de uitgifte van zegels en digitale handtekeningscertificaten voor gespecialiseerde openbare diensten, conform de regelgeving.

Statistieken, verzegeling, bewaring van documenten

Voor agentschapsarchieven vereist het Ministerie van Binnenlandse Zaken dat de archiefafdeling van het agentschap of de persoon die is toegewezen aan het agentschap, de organisatie of de eenheid, eenheden en personen begeleidt bij het samenstellen, verpakken van documenten en het vooraf overhandigen ervan aan de centrale opslagruimte of het magazijn. Ook moet de opslagruimte en de nodige omstandigheden worden voorbereid om de documenten die van eenheden en personen zijn ontvangen, veilig te bewaren. Ook moet de afdeling documenten samenstellen, verzegelen en veilig bewaren in de opslagruimte of het magazijn van het agentschap of de organisatie totdat ze worden overgedragen aan het provinciaal historisch archief of het bevoegde agentschap of de organisatie na herstructurering van het apparaat.

Tegelijkertijd coördineer je met de eenheid die het statistische systeem beheert en bedient, om het aantal documenten en documentdatabases van instanties en organisaties in het systeem te bevestigen; ontvang en bewaar afzonderlijk bestanden en documenten met onvoltooid werk volgens de lijst; dien bestanden met een permanente bewaartermijn in of compileer en verpak ze afzonderlijk die eerder volledig zijn bewerkt.

Lever de verpakte documenten en de lijst met onafgemaakte werkzaamheden in hun originele staat in.

Voor ambtenaren, overheidspersoneel en werknemers vereist het Ministerie van Binnenlandse Zaken statistieken en een overzicht van dossiers en documenten over voltooid en onvoltooid werk. Voor onvoltooid werk is het noodzakelijk om een ​​lijst te maken en duidelijk de naam van het werk, de naam van de persoon die het moet afhandelen, het aantal beschikbare documenten en de deadline voor de afhandeling (indien van toepassing) te vermelden.

Lever het originele pakket met documenten en bestanden en de lijst met onvoltooide werkzaamheden aan het systeem in bij het archief van het agentschap of de eenheid, of bij de persoon die verantwoordelijk is voor het verzamelen van documenten tijdens het reorganisatieproces van het apparaat.

Onmiddellijk na het afronden van de organisatorische regeling is het noodzakelijk om snel overleg te plegen met het archief van het agentschap en de eenheid die het systeem beheert en bedient om gegevens en documenten over onvoltooid werk over te dragen aan de eenheid of persoon die verantwoordelijk is voor de verdere verwerking ervan.

Het sluiten van rekeningen van organisaties en personen voor instanties en organisaties die hun activiteiten hebben gestaakt

Voor de eenheden die het systeem beheren en bedienen, vereist het Ministerie van Binnenlandse Zaken dat de reikwijdte van documenten en documentdatabases in het systeem wordt geïdentificeerd en afgebakend, afhankelijk van de account van de instantie, organisatie en persoon. Bepaal op basis van de lijst met onvoltooid werk de reikwijdte van de gegevens en maak een lijst van accounts van organisaties en personen met onvoltooid werk; stel een overdrachtsplan op wanneer daarom wordt gevraagd.

Verzamel tegelijkertijd statistieken en rapporteer aan het Provinciaal Volkscomité en het Ministerie van Binnenlandse Zaken over het systeem van documentidentificatiecodes, dossiercodes en documentsymbolen dat momenteel in het systeem wordt gebruikt. Dit systeem dient als basis voor het instellen van documentidentificatiecodes, dossiercodes en documentsymbolen van agentschappen en organisaties nadat de organisatiestructuur op een uniforme, gesynchroniseerde manier is gereorganiseerd, waarbij duplicatie wordt voorkomen.

Onmiddellijk na het voltooien van de organisatorische regeling is het noodzakelijk om direct de rekeningen te sluiten van organisaties en organisaties die hun activiteiten onmiddellijk staken nadat het besluit over de organisatorische regeling is genomen. Tegelijkertijd moeten rekeningen worden geopend voor nieuwe organisaties, organisaties en organisaties. Zorg er daarbij voor dat de verbinding met eerder gerelateerde documenten en documentdatabases behouden blijft.

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken stelt met name voor om een ​​plan op te stellen om documenten en documentdatabases in het systeem te gebruiken om te voorzien in de dringende behoeften van agentschappen, organisaties en personen tijdens het proces van herstructurering van het apparaat.

Bron: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html