Datadigitalisering: het verbeteren van de bruikbaarheid, veiligheid en kenniswaarde van Bac Ninh

Datadigitalisering is niet alleen een verhaal over het transformeren van opslagmethoden, maar ook een strategische stap voorwaarts in het kennisbeheer van moderne overheden. In Bac Ninh levert de digitalisering van historische archieven duidelijke resultaten op: meer dan 3,6 miljoen pagina's aan documenten zijn omgezet in elektronische data, waardoor mensen en organisaties gemakkelijker kunnen zoeken, de verwerkingstijd tientallen keren is verkort en de beveiliging en juridische waarde zijn verbeterd. Vanuit een omvangrijk papieren archief heeft Bac Ninh een "digitaal kennismagazijn" gecreëerd - een platform ten dienste van e-overheid, de digitale economie en de digitale samenleving in het digitale tijdperk.

Kostte het vroeger uren om een ​​persoonsdossier, een administratieve beslissing of gegevens van een afgestudeerde student op te zoeken in een papieren archief, nu kost het systeem slechts een paar trefwoorden en een paar minuten werk om nauwkeurige, volledige en rechtsgeldige resultaten te genereren. Het geval van mevrouw Nguyen Thi Thu Huong, docent aan de Ngo Si Lien Secondary School, is een typisch voorbeeld: met de zoekopdracht "Besluit tot beëindiging van de stage van mevrouw Nguyen Thi Thu Huong" werd het bestand uit 1993 in minder dan drie minuten opgehaald. Of zoals mevrouw Pham Thi Ngoc Ha, docent aan de Ngoc Son Secondary School, die met slechts een paar zoekopdrachten de lijst met afgestudeerden uit de periode 1969-1985 eenvoudig vond.

Van 2022 tot 2024 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken van Bac Ninh samengewerkt met een adviesbureau om de software voor elektronisch archiefbeheer te implementeren en de functies voor gegevensinvoer, zoeken, toegangsautorisatie en wijzigingsbewaking te perfectioneren. Meer dan 31.300 documenten, gelijk aan 3,3 miljoen A4-pagina's, zijn gedigitaliseerd, voornamelijk richtlijn- en administratieve documenten van het Provinciaal Volkscomité en departementen en afdelingen in de periode 1948-2014. Jaarlijks raadplegen gemiddeld meer dan een miljoen lezers het systeem, met 1.500 online bestandsbewerkingen, wat de praktische effectiviteit van het elektronische archief aantoont.

Volgens de heer Dang Quang Son, directeur van het Bac Ninh Historical Archives Center nr. 1, helpt digitale technologie de zoektijd met 20 tot 30 keer te verkorten ten opzichte van voorheen, terwijl de veiligheid wordt gewaarborgd dankzij toegangscontrole, gebruikersautorisatie en registratie van wijzigingsgeschiedenis. "Elk gevonden document is niet alleen een administratief document, maar ook onderdeel van het bewaarde geheugen, een herstelde juridische waarde en een bewijs van de effectiviteit van digitale transformatie", benadrukte de heer Son.

Het opbouwen van een digitale kennisbank – waardebehoud

Het project om archiefdocumenten te digitaliseren is niet alleen bedoeld om de werkmethoden te verbeteren, maar ook om het model te transformeren van "traditionele archieven" naar "modern kennisbeheer". Vanuit een apart documentenmagazijn heeft het Bac Ninh Historical Archives Center nr. 1 een onderling verbonden data-ecosysteem gecreëerd, waar elk document, elke resolutie, elk officieel bericht en elk ambtenarendossier is getagd en gekoppeld op basis van tijd, uitgevende instantie, veld en onderwerp. Het opbouwen van een "kennisarchief" helpt gebruikers informatie in context te benutten, waardoor ze de mogelijkheid krijgen om gegevens te analyseren, statistieken te verzamelen en toe te passen voor vele doeleinden: administratie, onderzoek, onderwijs , cultuur en recht.

Het digitaliseringsproces kent echter ook vele uitdagingen. Sommige documenten zijn tientallen jaren oud en hun fysieke staat is verslechterd, waardoor het scannen, identificeren en corrigeren van gegevens moeilijk is. Veel documenten hebben geen samenvattingen en het formaat is niet uniform, wat tijdrovende zakelijke verwerking vereist. Bovendien duurt de goedkeuring van het proces, de beoordeling en acceptatie van gedigitaliseerde producten volgens de huidige regelgeving ook lang, wat de voortgang beïnvloedt. Aan de andere kant, omdat de opslagserver zich bij het Department of Science and Technology bevindt, wordt de exploitatie tijdelijk onderbroken wanneer de transmissielijn een probleem heeft. Tot op heden heeft het percentage gedigitaliseerde documenten slechts ongeveer 75% bereikt van het totale aantal documenten dat in het magazijn is opgeslagen (vanaf 2020), terwijl het Centrum jaarlijks nog steeds een grote hoeveelheid nieuwe documenten ontvangt.

Om deze beperking te overwinnen en de schaal te blijven uitbreiden, heeft het Volkscomité van de provincie Bac Ninh het project "Digitalisering van documenten in het Provinciaal Historisch Archief voor de periode 2025-2029" goedgekeurd, met een totaalbudget van ongeveer 23 miljard VND. Het doel is om nog eens 3,8 miljoen A4-pagina's aan administratieve documenten van het Provinciaal Volkscomité en de bijbehorende afdelingen en afdelingen te digitaliseren. Dit is een belangrijke stap in de voltooiing van het volledige digitale administratieve datawarehouse van de provincie, richting het model van "Elektronische overheid - elektronische opslag - ten dienste van elektronische burgers".

Volgens het plan zal het ministerie van Binnenlandse Zaken het voortouw nemen bij de implementatie en coördinatie met relevante instanties en eenheden om de nauwkeurigheid, volledigheid en veiligheid van de data te waarborgen. Het Bac Ninh Historical Archives Center nr. 1 is verantwoordelijk voor het selecteren van gerenommeerde technologiepartners, het organiseren van gespecialiseerde digitaliseringsteams en het bevorderen van communicatie om burgers te begeleiden bij het gebruik van gedigitaliseerde data. Medio 2025 had het centrum meer dan 330.000 pagina's aan documenten van het Provinciaal Volkscomité en de ministeries van Onderwijs & Opleiding, Wetenschap & Technologie gedigitaliseerd, waarmee de basis werd gelegd voor de volgende fase.

Het hoogtepunt van het Bac Ninh-model is de integratie van digitale opslaginfrastructuur met meerlaagse decentrale beveiliging. Het systeem maakt niet alleen snel opzoeken mogelijk, maar houdt ook toegangslogs bij, detecteert afwijkingen en beschermt originele gegevens volledig. Dit is een belangrijk criterium in het kader van de promotie van de Nationale Datastrategie voor 2030 door de overheid, die vereist dat gemeenten het opslagmodel transformeren van "documenten bewaren" naar "data asset management".

Vanuit een breder perspectief ontwerpt Bac Ninh een slim opslagmodel waarbij gegevens uit het verleden een bron voor de toekomst worden. Wanneer historische documenten worden gedigitaliseerd, gekoppeld en beveiligd, dienen ze niet alleen administratieve taken, maar vormen ze ook een basis voor analytische toepassingen, prognoses, beleidsonderzoek en lokaal historisch onderwijs.

Al met al demonstreert Bac Ninh's archiefdigitaliseringsproject een duurzame aanpak van digitale transformatie, waarbij niet alleen "papier in data wordt omgezet", maar ook "documenten in kennis, en kennis in waarde". Wanneer het hele proces van archivering, zoeken en beheren van documenten geautomatiseerd en transparant is, behoudt Bac Ninh niet alleen het lokale administratieve geheugen, maar creëert het ook een dataplatform voor een slimme overheid, die burgers en bedrijven effectiever van dienst kan zijn in het digitale tijdperk.

Centrum voor Wetenschap en Technologie Communicatie

Bron: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm