Ho Chi Minh-stad: Voorstel voor richtlijnen betreffende de procedures voor het verstrekken van elektronische kopieën van diploma's en certificaten.

Volgens het Volkscomité van Ho Chi Minh -stad bestaan er momenteel geen specifieke richtlijnen voor het uitreiken van elektronische kopieën van diploma's en certificaten. Digitalisering van academische resultaten is daarom nog niet mogelijk. Foto: Quang Phuong

Het Volkscomité van Ho Chi Minh-stad heeft onlangs document nr. 4543/UBND-VX naar het regeringskantoor en het Ministerie van Onderwijs en Training (MOET) gestuurd met het verzoek om richtlijnen voor het digitaliseren van de output voor de procedure voor het uitreiken van kopieën van diploma's en certificaten.

Volgens het Volkscomité van Ho Chi Minh-stad wordt het uitreiken van kopieën van diploma's en certificaten uit het originele register momenteel uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van artikel 27, hoofdstuk IV, lid 2, van circulaire nr. 21/2019/TT-BGDĐT van 29 november 2019 van het Ministerie van Onderwijs en Opleiding betreffende de vaststelling van de Regels voor het beheer van diploma's en certificaten van het nationale onderwijssysteem .

Volgens de regelgeving worden kopieën van diploma's en certificaten uitgegeven met behulp van een uniform sjabloon dat is vastgesteld door het Ministerie van Onderwijs en Opleiding. Het Ministerie van Onderwijs en Opleiding schrijft slechts één sjabloon voor en gebruikt dit ook voor kopieën in papieren vorm (Circulaire 21/2019/TT-BGDĐT geeft nog geen richtlijnen voor het uitgeven van kopieën van diploma's en certificaten in elektronische vorm).

Volgens het Volkscomité van Ho Chi Minh-stad worden kopieën van diploma's en certificaten momenteel alleen uitgegeven met behulp van gestandaardiseerde sjablonen van het Ministerie van Onderwijs en Training, en worden digitale handtekeningen nog niet toegepast. (Illustratieve afbeelding)

Vanwege het ontbreken van specifieke wettelijke voorschriften en technische richtlijnen voor het formaat van elektronische documenten, bestaat er in Ho Chi Minh-stad, met name bij het Ministerie van Onderwijs en Opleiding, geen wettelijke basis voor het digitaal ondertekenen van diploma's en certificaten.

Decreet nr. 45/2025/ND-CP maakt het ondertussen mogelijk om elektronische kopieën van originele documenten te verstrekken. Voor diploma's en certificaten ontbreekt het de ministeries van Onderwijs en Opleiding en de onderwijsmanagementinstanties echter momenteel aan een wettelijke basis of een uniforme procedure voor de uitvoering ervan.

In het beoordelingssysteem voor administratieve hervormingen is de digitaliseringsgraad van documenten echter een vereiste voor administratieve procedures. Dit leidt ertoe dat de procedure "het uitreiken van kopieën van diploma's en certificaten op basis van originele documenten" geen "elektronische output" kan genereren zoals momenteel is voorgeschreven. Dit heeft gevolgen voor de digitaliseringsgraad van de administratieve procedures van het Volkscomité van Ho Chi Minh-stad en daarmee voor de score van de stad op het gebied van administratieve hervormingen aan het einde van het jaar.

Bovendien zijn de technische voorschriften met betrekking tot het formaat, de sjablonen en de verplichte informatie op elektronische kopieën van diploma's en certificaten nog niet vastgesteld, waardoor het onmogelijk is deze te implementeren in het informatiesysteem voor administratieve procedures van de stad.

Het Volkscomité van Ho Chi Minh-stad heeft richtlijnen voorgesteld voor het digitaliseren van de uitgifte van kopieën van diploma's en certificaten om ervoor te zorgen dat het administratieve hervormingsproces gesynchroniseerd verloopt. (Illustratieve afbeelding)

Op basis van bovenstaande situatie rapporteert en stelt het Volkscomité van Ho Chi Minh-stad voor dat het regeringskantoor en het ministerie van Onderwijs en Opleiding specifieke richtlijnen uitvaardigen of verstrekken met betrekking tot de uitgifte van elektronische kopieën van diploma's en certificaten op basis van originele documenten, in overeenstemming met de bepalingen van decreet nr. 45/2020/ND-CP.

Definieer en standaardiseer de regelgeving voor "digitale uitvoer" bij de procedure voor het uitreiken van kopieën van diploma's en certificaten, inclusief: sjablonen voor elektronische kopieën van diploma's en certificaten; normen voor beveiliging, identificatiecodes en authenticatiecodes; en de verantwoordelijkheden van de uitgevende instantie voor opslag en digitale ondertekening.

Tegelijkertijd wordt er tijdelijke begeleiding geboden aan lokale overheden in afwachting van nieuwe regelgeving, om te voorkomen dat ze lage scores behalen voor de digitalisering van documenten in de beoordeling van de administratieve hervorming.

Daarnaast is coördinatie met het Ministerie van Justitie nodig om de procedure voor het uitgeven van elektronische kopieën van diploma's en certificaten vanuit originele documenten te standaardiseren, zodat de rechtsgeldigheid van elektronische transacties gewaarborgd is.

Bron: https://daibieunhandan.vn/tp-ho-chi-minh-kien-nghi-huong-dan-thu-tuc-cap-ban-sao-van-bang-chung-chi-dien-tu-10400218.html