Redusere prosedyrer, gå mot en moderne og transparent digital forvaltning

VHO – Justisdepartementet har nettopp bedt departementer, avdelinger og kommuner om å fullføre gjennomgangen og foreslå å redusere administrative prosedyrer før 15. november, med sikte på å danne en mekanisme der «statlige etater kan utnytte informasjon selv, folk trenger ikke å sende den inn tilbake».

Reduser papirarbeidet, øk datadelingen for å bedre betjene folk

Ifølge data fra den nasjonale databasen for administrative prosedyrer (TTHC) per 17. oktober, finnes det for tiden 5527 administrative prosedyrer landsdekkende, inkludert 3170 administrative prosedyrer på minister- eller vertikalt nivå, 2082 administrative prosedyrer på provinsielt nivå, 400 administrative prosedyrer på kommunenivå og 141 administrative prosedyrer fra andre etater.

I tillegg er det 668 administrative prosedyrer regulert av lokaliteter for å oppfylle spesifikke retningslinjer i hver lokalitet.

Nylig har Departementet for offentlig sikkerhet koordinert med konsulentenheter for å gjennomgå og identifisere 15 typer dokumenter som har fullstendige data og kan utnyttes automatisk for å redusere og forenkle komponentene i administrative saksregistre. På dette grunnlaget har Departementet for offentlig sikkerhet laget en detaljert liste over 734 administrative saksregistre der registreringene inneholder en av disse 15 dokumenttypene, som kan erstattes av data.

Spesielt for å implementere regjeringens prosjekt 06 om utvikling av befolkningsdata, identifikasjon og elektronisk autentisering, utstedte Justisdepartementets offisielle utsendelse nr. 6723 tre vedlegg med detaljerte instruksjoner om gjennomgangsmetoder, sammendragsskjemaer og fem alternativer for å redusere og forenkle administrative prosedyrer for å sikre ensartet implementering over hele landet.

Gjennomgangen fokuserer derfor på administrative prosedyrer der saksdokumentkomponentene inneholder minst én av de 15 dokumenttypene som kan erstattes av data, basert på listen utarbeidet av Departementet for offentlig sikkerhet.

Justisdepartementet veileder etatene til å velge ett av fem alternativer under gjennomgangen, nærmere bestemt som følger:

Det ene er å erstatte filkomponentene med elektroniske data. Statlige etater vil proaktivt slå opp og utnytte informasjon i databaser, i stedet for å be folk om å fremlegge dokumenter.

For det andre , reduser profilkomponentene fullstendig hvis informasjonen ikke lenger er nødvendig for å behandle prosedyren.

For det tredje , hvis informasjon fortsatt er nødvendig, men ikke kan erstattes av data, må årsaken angis tydelig for å ha et grunnlag for ytterligere forbedringer.

For det fjerde , med dupliserte og ikke lenger hensiktsmessige prosedyrer, er det mulig å foreslå å avskaffe alle administrative prosedyrer.

For det femte , be departementene og avdelingene som har ansvar for databasen om å oppgi ytterligere nødvendige informasjonsfelt for å sikre muligheten til å koble til, dele og utnytte data.

Departementer, departementale etater, provinser og byer vil føre resultatene fra gjennomgangen inn i det vedlagte vedlegget. Dersom enhetene oppdager ytterligere prosedyrer som kan reduseres, må de oppdatere og supplere. Hvis de ikke er enige i den publiserte listen, må de tydelig oppgi årsakene.

Under gjennomgangsprosessen må etatene tydelig angi hvilke artikler, klausuler, punkter, skjemaer eller tillegg i juridiske dokumenter som må endres eller oppheves.

Hvis det å erstatte poster med data krever justering av søknadsskjemaer eller erklæringer for å legge til informasjon for referanseformål, må dette spesifikt angis i rapporten.

For spesifikke administrative prosedyrer utstedt av lokaliteter, er lederne av folkekomiteene i provinser og byer ansvarlige for å lede gjennomgangen og foreslå reduksjoner, og samtidig gi råd til kompetente myndigheter til å endre og supplere juridiske dokumenter for å fjerne kravet om at folk må sende inn dokumenter som allerede er i databasen. Dette må fullføres før 15. november eller sendes inn på nærmeste folkerådsmøte.

Ifølge visejustisminister Nguyen Thanh Tinh bidrar effektivisering av administrative prosedyrer ikke bare til å redusere etterlevelseskostnader, men også sosiale kostnader, slik at flere ressurser kan fokuseres på investering og utvikling. Samtidig forbedres effektiviteten og virkningsgraden i det administrative apparatet, og beveger seg mot en moderne og transparent administrasjon som bedre tjener utviklingen.

Viseminister Nguyen Thanh Tinh understreket også at for at reduksjon og forenkling av administrative prosedyrer basert på data skal være virkelig mulig og gjøre det enklere for både folk og bedrifter, må departementer, avdelinger og lokaliteter avklare sin kapasitet og forpliktelse til å bygge, koble sammen og dele data i henhold til prinsippene «korrekt, tilstrekkelig, rent, levende, enhetlig og delt», for å sikre at reduksjonsplanen implementeres effektivt så snart den er utstedt.

Dette krever at IT-systemet, den tekniske infrastrukturen og terminalutstyret er synkronisert og fungerer problemfritt; samtidig er det nødvendig å lære opp og veilede ansatte for å sikre en problemfri driftsprosess.

Kilde: https://baovanhoa.vn/cong-nghe/cat-giam-thu-tuc-huong-toi-nen-hanh-chinh-so-hien-dai-minh-bach-177109.html