Offentliggjøring av personopplysninger for å erstatte papirdokumenter i håndteringen av administrative prosedyrer.

(Chinhphu.vn) – Visejustisminister Nguyen Thanh Tinh har nettopp signert beslutning nr. 3458/QD-BTP om publisering av sivile registreringsdata og veiledning om tilkobling, utnyttelse og bruk av sivile registreringsdata for å erstatte papirdokumenter i forbindelse med løsning av administrative prosedyrer.

Offentliggjøring av personopplysninger for å erstatte papirdokumenter i administrative prosedyrer. (Illustrasjonsbilde)

I følge avgjørelsen omfatter dataene i den elektroniske sivilregisterdatabasen (ECDB) som er kvalifisert for utnyttelse og bruk som erstatning for papirdokumenter i administrative saksbehandlingsmapper: Fødselsattest/kopi av fødselsattest, fødselsutdrag; Vigselsattest/kopi av vigselutdrag, sivilstatusbevis; Dødsutdrag/dødsattest/kopi av dødsutdrag.

Andre sivile registreringsdokumenter: Utdrag av registrering av endringer, rettelser og tillegg i sivile registreringsregistre, ny bestemmelse av etnisitet; Utdrag av registrering av bekreftelse av farskap, morskap og slektskap; Registreringsattest for adopsjon; Utdrag av registrering av vergemål, Utdrag av opphør av registrering av vergemål, Utdrag av registrering av tilsyn med vergemål, Utdrag av fødselsregistrering i Folkeregisteret, Utdrag av vigselregistrering, Utdrag av skilsmisseregistrering, Utdrag fra andre sivile registreringsregistre.

Målet er å erstatte eller redusere antallet dokumenter som kreves i administrative prosedyrer ved å bruke tilsvarende data fra e-forvaltningsdatabasen. Kravene inkluderer samsvar med forskrifter om informasjonssikkerhet, immaterielle rettigheter knyttet til data og personvern; overholdelse av forskrifter og tekniske retningslinjer for datautveksling og prinsipper og forskrifter for håndtering, tilkobling og deling av digitale data mellom etater i det politiske systemet; og samsvar med Vietnams e-forvaltningsarkitekturrammeverk og Justisdepartementets e-forvaltningsarkitekturrammeverk.

Beslutningen spesifiserer også hvilke informasjonsfelt som skal deles, inkludert: Informasjon om fødselsregistrering (etternavn, mellomnavn, fornavn på personen som registreres; fødselsdato; kjønn, fødested, hjemby; etnisitet; nasjonalitet; personlig identifikasjonsnummer; etternavn, mellomnavn, fornavn, personlig identifikasjonsnummer for mor; etternavn, mellomnavn, fornavn, personlig identifikasjonsnummer for far; fødselsattestnummer, fødselsregistreringsbyrå; registreringsdato); informasjon om dødsfallsregistrering (etternavn, mellomnavn, fornavn; fødselsdato; personlig identifikasjonsnummer; kjønn; etnisitet; nasjonalitet; bosted; identifikasjonsdokumenter; dødsfallsregistrering; registreringsdato).

Informasjon om ekteskapsregistrering (etternavn, mellomnavn, fornavn på kone; etternavn, mellomnavn, fornavn på ektemann; fødselsdato; etnisitet, nasjonalitet, bosted; identifikasjonsdokumenter; dato for etablering av ekteskapsforholdet; sted for ekteskapsregistrering); informasjon om utstedelse av sivilstatusbevis (etternavn, mellomnavn, fornavn på personen som har utstedt sivilstatusbeviset; fødselsdato; personlig identifikasjonsnummer; kjønn; etnisitet; nasjonalitet; bosted; sivilstatus).

Dataene ovenfor deles for utnyttelse og bruk i henhold til databasens fullstendighetsnivå som angitt i punkt 1, artikkel 6 i regjeringens resolusjon nr. 66.7/2025/NQ-CP datert 15. november 2025 om reduksjon og forenkling av administrative prosedyrer basert på data.

I henhold til avgjørelsen er ministre, ledere for ministerielle etater og folkekomiteer i provinser og sentralt administrerte byer ansvarlige for å gjennomgå og omstrukturere prosessen med å løse administrative prosedyrer innenfor rammen av statlig forvaltning av sine respektive sektorer og felt; og administrative prosedyrer under myndighet av folkekomiteer på provinsielt og kommunalt nivå, basert på utnyttelse av data i e-forvaltningsdatabasen, og bruk av dem til å erstatte papirdokumenter i saksmappen for å løse administrative prosedyrer under deres myndighet som fastsatt i artikkel 7 i resolusjon nr. 66.7/2025/NQ-CP.

Basert på Justisdepartementets koblingsdokument justeres informasjonssystemet for å løse administrative prosedyrer på minister- og provinsnivå for å sikre passende tilkobling for utnyttelse av sivile registreringsdata som kreves av statlig forvaltning og lovbestemmelser.

Justisdepartementet har utstedt et dokument om tilkobling, utnyttelse og deling av informasjon mellom den elektroniske informasjonsdatabasen og informasjonssystemet for å løse administrative prosedyrer på minister- og provinsnivå, sammen med et vedlegg som skisserer noen problemstillinger å merke seg under implementeringen.

I vedlegget bemerker Justisdepartementet at dataene publisert av Justisdepartementet kan brukes som erstatning for papirkopier av fødselsattester/fødselsattestkopier, fødselsutdrag; vigselsattester/ekteskapsutdragkopier, sivilstatusbevis; dødsutdrag/dødsattester/dødsutdragkopier i prosessen med å løse administrative prosedyrer under ledelse av departementer, ministerielle etater og folkekomiteer i provinser og byer.

Andre data som er inkludert i den elektroniske sivilregisterdatabasen: data om endringer, rettelser og tillegg i sivile registreringsregistre, ombestemmelse av etnisitet; data om registrering av farskap, fødselsskap og slektskap; data om registrering av adopsjon; data om registrering av vergemål, registrering av opphør av vergemål og registrering av vergemålstilsyn kan brukes til å erstatte papirdokumenter i løsningen av administrative prosedyrer i departementer, ministerielle etater og folkekomiteer i provinser og byer i henhold til ovennevnte veikart.

I tilfeller der den elektroniske folkeregisterdatabasen mangler informasjon, men borgeren fortsatt har de originale folkeregisterdokumentene, eller der informasjonen i den elektroniske databasen ikke stemmer overens med folkeregisterdokumentene som borgeren har gitt, vil mottakerorganet veilede borgeren til å kontakte folkekomiteen i kommunen der folkeregistreringen tidligere ble registrert, eller folkekomiteen i kommunen der borgeren bor for å oppdatere/korrigere informasjonen i den elektroniske databasen i samsvar med folkeregisterloven.

Før de går videre med datatilkobling og -deling, bes departementer, departementale etater og folkekomiteer i provinser og byer om å utveksle og skriftlig avtale med Justisdepartementet omfanget, formen og strukturen for datatilkoblingen, partenes ansvar for å sikre informasjonssikkerhet og beskytte personvern, personlige hemmeligheter og familiehemmeligheter som fastsatt i paragraf 4, artikkel 10 i regjeringsdekret nr. 87/2020/ND-CP datert 28. juli 2020 om elektronisk database for sivilstatus, online sivil registrering, og å utføre testing før systemene offisielt kobles til.

Dieu Anh

Kilde: https://baochinhphu.vn/cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-102251211165032975.htm