Hanoi er pionerer innen bruk av kunstig intelligens til utstedelse av digitale kopier av elektroniske dokumenter

Det smarte kiosksystemet som autentiserer og utsteder digitale kopier av elektroniske dokumenter er en av de banebrytende løsningene i prosessen med å modernisere hovedstadens administrative system, og bruker kunstig intelligens (KI) og smart identifikasjonsteknologi for å automatisere autentiseringsprosessen.

Implementeringen av Hanoi -folkekomiteens politikk for å fremme digital transformasjon og anvende informasjonsteknologi i administrativ reform, ble lansert ettermiddagen 10. november 2025 på avdeling nr. 1 av Hanoi Public Administration Service Center, 258 Vo Chi Cong, Tay Ho, Hanoi. Pilotmodellen for Smart Kiosk og systemet for autentisering og utstedelse av digitale kopier av elektroniske dokumenter.

Nytt skritt i administrativ reform av hovedstaden

Tidligere, når folk måtte bekrefte eller be om en kopi, måtte de gå direkte til dokumentmottakspunktet, vente på at originalen skulle sammenlignes med kopien, signere, stemple og motta resultatet. Denne prosessen tok ofte flere timer, noen steder opptil en halv dag eller lenger, noe som skapte press på både ansatte og administrativt personale.

Med den nye modellen trenger folk bare å operere direkte ved kiosken: skanne originaldokumenter, systemet vil automatisk gjenkjenne, kontrollere gyldigheten, autentisere informasjonen og umiddelbart utstede lovlige elektroniske kopier på bare noen få minutter – raskt, nøyaktig, ikke mer venting i kø.

Ifølge Hanoi bys offentlige administrasjonssenter gir denne modellen praktiske fordeler når det gjelder å spare tid og krefter: Behandlingstiden for hver fil reduseres fra 15 minutter til 3–5 minutter. Resultatene returneres på nett via e-post, QR-kode eller mobilapplikasjon.

Direktøren for Hanoi Public Administration Service Center, Cu Ngoc Trang, sa at reform av administrative prosedyrer er frontlinjen innen digital transformasjon. Med hver liten endring blir effektiviteten for både folk og bedrifter enorm.

Hele prosessen med avstemming, offisiell signatur og utskrift av kopier tar bare 3–5 minutter.

Bare for prosedyren med å bekrefte kopier fra originaler mottar byen nesten 70 000 filer hver måned. Samtidig har de fleste kommuner og bydeler bare 1–2 dommere med ansvar, noe som fører til overbelastning, tidkrevende og feilutsatte situasjoner.

Basert på denne virkeligheten har senteret proaktivt forsket på og koordinert med partnere for å utvikle et system for autentisering og utstedelse av digitale kopier av elektroniske dokumenter, en kraftig løsning for å konvertere fra manuelle til elektroniske prosesser. Systemet bruker AI-teknologi, OCR-tegngjenkjenning og ansiktsautentisering, slik at folk kan utføre direkte autentisering på Smart Kiosk.

Samtidig sikres absolutt åpenhet og sikkerhet fordi hver elektroniske kopi er digitalt signert, elektronisk stemplet og lagret sentralt, og kan verifiseres gjennom en unik autentiseringskode.

Lanseringen av Smart Kiosk som autentiserer og utsteder digitale kopier av elektroniske dokumenter bidrar også til å redusere bruken av papir, blekk og lagringskostnader, og bidrar dermed til å bygge en grønn og bærekraftig administrasjon.

Milepæl i samarbeidet mellom staten og bedrifter

Representanter fra regjeringskontoret , justisdepartementet, departementet for offentlig sikkerhet, Vietnams statsbank, ledere av Hanoi-folkekomiteen, avdelinger, filialer og koordinerende enheter deltok i lanseringsseremonien for den smarte kiosken og systemet for autentisering og utstedelse av digitale kopier av elektroniske dokumenter.

Spesielt Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development (Agribank) er ledsager og sponsor for de første 10 smarte kioskene som er testet ved Hanoi Public Administration Service Center.

Etter pilotfasen planlegger Hanoi by, Public Administration Service Center og Agribank å fortsette å undersøke og utvide modellen til filialer av Public Administration Service Center, Agribanks transaksjonspunkter og noen andre offentlige steder, noe som skaper maksimal bekvemmelighet for folk som bruker offentlige tjenester.

Tidligere, 8. oktober 2025, signerte Agribank, Hanoi City Public Administration Service Center og Tran Anh Law Company Limited en samarbeidsavtale med tre parter om å distribuere konsulent-, støtte- og mottakspunkter for offentlig service ved Agribank-transaksjonspunktene i Hanoi.

Denne samarbeidsavtalen er en viktig forutsetning for at Agribank og Hanoi City Public Administration Service Center kan fortsette å samarbeide for å implementere nye modeller, dele det felles målet om administrativ reform, og betjene mennesker og bedrifter bedre og bedre.

Mot e-borgere – moderne digital forvaltning

Implementeringen av pilotmodellen med smart kiosk for å autentisere og utstede digitale kopier av elektroniske dokumenter demonstrerer Hanois innsats for å «sette mennesket i sentrum for tjenesten», samtidig som den fremmer anvendelsen av vitenskap, teknologi og kunstig intelligens i forvaltningen og driften av det administrative systemet. Dette er også et viktig skritt i prosessen med digital transformasjon for å tjene folket, mot å bygge et moderne, brukervennlig og transparent administrativt system.

Fra 10. november 2025 vil folk som kommer for å gjøre transaksjoner på avdeling nr. 1 av Hanoi bys offentlige administrasjonssenter ha muligheten til å oppleve den nye modellen direkte – rask, praktisk, transparent og vennlig, som bidrar til å spre bildet av en moderne, smart og nær offentlig administrasjon til alle innbyggere i hovedstaden.

Lanseringen av modellen i dag er ikke bare et teknologisk skritt fremover, men også et skifte i servicetankegangen i hovedstadens administrative system: Fra «papirarbeid» til «data»; fra «manuell autentisering» til «smart autentisering»; fra «å gjøre det for» til «support»; fra «sentralisering» til «service på stedet».

Tidligere, siden begynnelsen av oktober, har Hanoi bys offentlige administrasjonssenter også testet «Mobil offentlig tjenestemodell» for å støtte enkeltpersoner og bedrifter i å utføre administrative prosedyrer. Dette initiativet viser byens besluttsomhet om å fremme administrativ reform, innovasjon og bringe offentlige tjenester på nett nærmere alle fag, og bidra til å realisere målet om at 100 % av administrative prosedyrer knyttet til bedrifter og 100 % av administrative prosedyrer uavhengig av administrative grenser skal utføres på nett innen 2025, med det formål at alle kvalifiserte administrative prosedyrer skal leveres fullstendig på nett innen 2026.

Mobile offentlige tjenestekjøretøy vil tilby mange viktige tjenester, som for eksempel: Veiledning og støtte for innsending av søknader om offentlig tjeneste på nett; oppretting og aktivering av elektroniske identifikasjonskontoer for VneID; digitalisering av papirdokumenter på stedet, opplasting til systemet, deklarering av elektronisk skjemainformasjon; støtte til ikke-kontant betaling av gebyrer og avgifter (POS, QR-kode, e-lommebok); oppslag av søknadsstatus og oppgjørsresultater; rådgivning og opplæring i ferdigheter for bruk av offentlige tjenester på nett.

Hvert kjøretøy vil være fullt utstyrt med stasjonære datamaskiner, bærbare datamaskiner, multifunksjonsskrivere, spesialiserte skannere, presentasjonsutstyr, LCD-skjermer, samt høyhastighets Wi-Fi/4G-tilkoblingsinfrastruktur, backup-sendere, UPS og små generatorer for å sikre kontinuerlig drift.

Ifølge Vietnam Science and Technology Journal

Kilde: https://mst.gov.vn/ha-noi-tien-phong-ung-dung-ai-trong-cap-ban-sao-so-tai-lieu-dien-tu-197251112090745036.htm