Datadigitalisering: Forbedring av nytteverdien, sikkerheten og kunnskapsverdien til Bac Ninh

Datadigitalisering er ikke bare en historie om å transformere lagringsmetoder, men også et strategisk skritt fremover innen kunnskapshåndtering i moderne myndigheter. I Bac Ninh gir digitaliseringen av historiske arkiver klare resultater: mer enn 3,6 millioner sider med dokumenter er konvertert til elektroniske data, noe som hjelper mennesker og organisasjoner med å enkelt søke, reduserer behandlingstiden dusinvis av ganger, samtidig som sikkerhet og juridisk verdi forbedres. Fra et klumpete papirarkiv har Bac Ninh skapt et "digitalt kunnskapslager" - en plattform for å betjene e-forvaltning, digital økonomi og det digitale samfunnet i den digitale tidsalderen.

Hvis det tidligere tok timevis med søking gjennom et papirlager å slå opp en personlig journal, en administrativ avgjørelse eller data om en student på masternivå, tar det nå bare noen få nøkkelord og noen få minutters drift for at systemet skal returnere nøyaktige, fullstendige og juridisk gyldige resultater. Tilfellet til Nguyen Thi Thu Huong, en lærer ved Ngo Si Lien videregående skole, er et typisk eksempel: Med søkekommandoen «Beslutning om å avslutte praksisplassen til Nguyen Thi Thu Huong» ble filen fra 1993 hentet på under tre minutter. Eller som Pham Thi Ngoc Ha, en lærer ved Ngoc Son videregående skole, enkelt fant listen over kandidater fra 1969–1985 med bare noen få søkeoperasjoner.

Fra 2022 til 2024 har Bac Ninhs innenriksdepartement koordinert med en konsulentenhet for å distribuere programvaren for elektronisk arkivhåndtering, og perfeksjonert funksjonene for dataregistrering, søk, tilgangsautorisasjon og endringsovervåking. Mer enn 31 300 poster, tilsvarende 3,3 millioner A4-dokumentsider, har blitt digitalisert, hovedsakelig direktiver og administrative dokumenter fra den provinsielle folkekomiteen og avdelinger og avdelinger i perioden 1948–2014. Hvert år har et gjennomsnitt på mer enn én million lesere tilgang til systemet, med 1500 nettbaserte filutnyttelser, noe som demonstrerer den praktiske anvendelsen av det elektroniske arkivet.

Ifølge Dang Quang Son, direktør for Bac Ninh historiske arkivsenter nr. 1, bidrar digital teknologi til å forkorte søketiden med 20–30 ganger sammenlignet med tidligere, samtidig som sikkerheten sikres takket være tilgangskontroll, brukerautorisasjon og registrering av endringshistorikk. «Hvert dokument som finnes er ikke bare et administrativt dokument, men også en del av et bevart minne, en gjenopprettet juridisk verdi og et bevis på effektiviteten av digital transformasjon», understreket Son.

Bygge en digital kunnskapsbase – bevare verdi

Prosjektet med å digitalisere arkivdokumenter har ikke bare som mål å forbedre arbeidsmetoder, men også å transformere modellen fra «tradisjonelle arkiver» til «moderne kunnskapshåndtering». Fra et separat dokumentlager har Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 dannet et sammenkoblet dataøkosystem, der hvert dokument, resolusjon, offisiell forsendelse og tjenestemannsmappe er merket og koblet sammen etter tid, utstedende etat, felt og emne. Å bygge et «kunnskapsarkiv» hjelper brukere med å utnytte informasjon i kontekst, og åpner for muligheten til å analysere, kompilere statistikk og anvende data til mange formål: administrasjon, forskning, utdanning , kultur og jus.

Digitaliseringsreisen står imidlertid også overfor mange utfordringer. Noen dokumenter er opptil flere tiår gamle, og deres fysiske tilstand er forringet, noe som gjør skanning, identifisering og korrigering av data vanskelig. Mange dokumenter har ikke sammendrag, og formatet er ikke enhetlig, noe som krever tidkrevende forretningsbehandling. I tillegg tar godkjenning av prosessen, vurdering og aksept av digitaliserte produkter i henhold til gjeldende regelverk også lang tid, noe som påvirker fremdriften. På den annen side, fordi lagringsserveren er plassert ved Institutt for vitenskap og teknologi, blir utnyttelsen midlertidig avbrutt når overføringslinjen har et problem. Til dags dato har antallet digitaliserte dokumenter bare nådd omtrent 75 % av det totale antallet dokumenter som er lagret på lageret (per 2020), mens senteret fortsatt mottar et stort volum nye dokumenter hvert år.

For å overvinne denne begrensningen og fortsette å utvide skalaen, har folkekomiteen i Bac Ninh-provinsen godkjent prosjektet «Digitalisering av dokumenter ved de provinsielle historiske arkivene for perioden 2025–2029» med et totalbudsjett på rundt 23 milliarder VND, med mål om å digitalisere ytterligere 3,8 millioner A4-sider med administrative dokumenter fra den provinsielle folkekomiteen og avdelinger og grener. Dette er et viktig skritt for å fullføre hele det digitale administrative datalageret i provinsen, og bevege seg mot modellen «elektronisk forvaltning – elektronisk lagring – som betjener elektroniske borgere».

I henhold til planen skal innenriksdepartementet ta ledelsen i implementering og koordinering med relevante etater og enheter for å sikre nøyaktighet, fullstendighet og sikkerhet for data. Bac Ninh historiske arkivsenter nr. 1 er ansvarlig for å velge anerkjente teknologipartnere, organisere spesialiserte digitaliseringsteam og fremme kommunikasjon for å veilede innbyggerne i utnyttelsen av digitaliserte data. Innen midten av 2025 har senteret digitalisert mer enn 330 000 sider med dokumenter fra den provinsielle folkekomiteen og departementene for utdanning og opplæring, vitenskap og teknologi, og dermed skape et premiss for neste fase.

Høydepunktet ved Bac Ninh-modellen er integreringen av digital lagringsinfrastruktur med flerlags desentralisert sikkerhet. Systemet tillater ikke bare raskt oppslag, men sporer også tilgangslogger, oppdager unormaliteter og beskytter originaldataene fullstendig. Dette er et viktig kriterium i forbindelse med at regjeringen fremmer den nasjonale datastrategien frem mot 2030, som krever at lokaliteter transformerer lagringsmodellen fra "oppbevaring av dokumenter" til "dataforvaltning".

Fra et bredere perspektiv former Bac Ninh en smart lagringsmodell der tidligere data blir en ressurs for fremtiden. Når historiske dokumenter digitaliseres, kobles sammen og sikres, tjener de ikke bare administrativt arbeid, men skaper også et grunnlag for analytiske applikasjoner, prognoser, policyforskning og lokalhistorisk utdanning.

Alt i alt demonstrerer Bac Ninhs arkivdigitaliseringsprosjekt en bærekraftig tilnærming til digital transformasjon, ikke bare ved å «konvertere papir til data», men ved å «konvertere dokumenter til kunnskap, kunnskap til verdi». Når hele prosessen med arkivering, søking og administrasjon av poster er automatisert og transparent, bevarer Bac Ninh ikke bare det lokale administrative minnet, men skaper også en dataplattform for en smart regjering, som betjener mennesker og bedrifter mer effektivt i den digitale tidsalderen.

Senter for vitenskaps- og teknologikommunikasjon

Kilde: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm