Podpisy cyfrowe i znaczniki czasu: podstawa bezpiecznego elektronicznego poświadczania notarialnego

Transformacja cyfrowa intensywnie postępuje we wszystkich dziedzinach, od zarządzania państwem po życie cywilne. Działalność notarialna – ściśle związana z transakcjami prawnymi o dużej wartości – nie jest wyjątkiem od tej tendencji. Wraz z wejściem w życie Ustawy o obrocie elektronicznym z 2023 roku z dniem 1 lipca 2024 roku oraz Ustawy o notariacie z 2024 roku z dniem 1 lipca 2025 roku, notarialność elektroniczna staje się oficjalnie kolejnym krokiem naprzód w reformie postępowania administracyjnego.

Prelegenci dyskutowali na warsztacie „Rola podpisów cyfrowych i usług zaufanych w notariacie elektronicznym”, który odbył się 19 września 2025 r.

Jedną z najważniejszych cech nowego systemu prawnego są szczegółowe przepisy dotyczące stosowania podpisów cyfrowych i znaczników czasu w procesie elektronicznego poświadczania notarialnego – dwóch czynników uważanych za „kluczowe” dla zapewnienia bezpieczeństwa, przejrzystości i mocy prawnej transakcji w środowisku cyfrowym.

Rozwiązania pozwalające uniknąć sytuacji fałszerstwa i sporów w transakcjach notarialnych

Notariat to szczególna czynność prawna, która wymaga wysokiego poziomu bezpieczeństwa i uwierzytelnienia. Artykuł 3 ust. 1 Ustawy o notariacie stanowi: „Czynność, która wymaga poświadczenia notarialnego, to ważna czynność, która wymaga wysokiego poziomu bezpieczeństwa prawnego i jest przewidziana przez ustawę lub ustawę wskazaną przez rząd do poświadczenia notarialnego”.

W rzeczywistości, przez lata działalność notarialna nadal wiązała się z wieloma zagrożeniami. Podrabianie dokumentów, podrabianie podpisów osób wnioskujących o poświadczenie notarialne, a nawet podrabianie notariuszy lub pieczęci notarialnych, odbywało się w złożony i skomplikowany sposób. Działania te nie tylko wyrządzają ogromne szkody społeczeństwu, ale także podważają zaufanie do systemu prawnego. Ponadto, częstym problemem są spory dotyczące daty wejścia w życie aktów notarialnych – kluczowego czynnika decydującego o prawach, obowiązkach i ważności transakcji.

W obliczu tej sytuacji Ministerstwo Sprawiedliwości podjęło szereg działań naprawczych. W październiku 2023 r. Departament Pomocy Sądowej wydał Komunikat Oficjalny nr 1459/BTTP-CC, TPL, wzywając do ścisłego egzekwowania przepisów notarialnych, przy jednoczesnym doskonaleniu umiejętności identyfikowania fałszerstw i oszustw. Jednak w kontekście dynamicznego rozwoju transakcji elektronicznych, rozwiązania manualne już nie wystarczają. Istnieje potrzeba narzędzi technologicznych zapewniających autentyczność, przejrzystość i niezaprzeczalność – i taką właśnie rolę odgrywają podpisy cyfrowe i znaczniki czasu w notariacie elektronicznym.

Podpis cyfrowy – „Podpis odręczny” w przestrzeni cyfrowej

Zgodnie z Ustawą o obrocie elektronicznym z 2023 r., podpis cyfrowy to forma podpisu elektronicznego wykorzystująca algorytm klucza asymetrycznego, obejmujący klucz tajny do podpisu i klucz publiczny do weryfikacji. Podpis cyfrowy zapewnia trzy czynniki: autentyczność (kto naprawdę jest podpisującym), integralność (dane nie ulegają zmianie po podpisaniu) oraz niezaprzeczalność (podpisujący nie może zaprzeczyć, że złożył podpis).

Warsztaty na temat roli podpisów cyfrowych i usług zaufanych z notarialnym poświadczeniem elektronicznym

Ustawa potwierdza również, że podpisy cyfrowe mają taką samą wartość prawną jak podpisy odręczne w transakcjach elektronicznych. To ważny krok naprzód w kierunku prawnego uznania elektronicznych dokumentów, umów i transakcji – w tym elektronicznego poświadczenia notarialnego – i zapewnienia im takiej samej wartości jak dokumenty tradycyjne.

W dziedzinie notariatu elektronicznego, Dekret 104/2025/ND-CP wyraźnie określa stosowanie publicznych podpisów cyfrowych. Jest to rodzaj podpisu cyfrowego gwarantowanego certyfikatem cyfrowym wydanym przez organizację świadczącą usługi certyfikacji publicznego podpisu cyfrowego. Innymi słowy, tożsamość osoby podpisującej cyfrowo jest weryfikowana przez zaufaną stronę trzecią, co pomaga upewnić się, że osoba podpisująca jest prawdziwa, a podpis jest ważny.

Warto zauważyć, że publiczne usługi certyfikacji podpisu cyfrowego i usługi znakowania czasem są klasyfikowane jako usługi zaufane – sektory inwestycji warunkowych, licencjonowane przez Ministerstwo Nauki i Technologii . Dlatego uwierzytelnianie podpisu cyfrowego i znacznika czasu ma nie tylko charakter techniczny, ale również solidne podstawy prawne.

W przypadku elektronicznego poświadczania dokumentów, publiczne podpisy cyfrowe pomagają zapobiegać ryzyku fałszerstwa notarialnego i organizacji notarialnej, a jednocześnie w pełni uwierzytelniają osobę podpisującą. Każdą transakcję można śledzić i weryfikować pod kątem jej integralności, co gwarantuje, że „podpisane dokumenty są prawdziwe, a podpisane dokumenty ważne”.

Znak czasu – gwarantuje datę wejścia dokumentu w życie

O ile podpis cyfrowy pomaga ustalić, „kto jest podpisującym”, o tyle znacznik czasu pomaga ustalić, „kiedy nastąpiło złożenie podpisu”. Jest to jeden z ważnych czynników rozstrzygających spory dotyczące ważności elektronicznych dokumentów notarialnych.

Zgodnie z nowymi przepisami, w momencie złożenia podpisu cyfrowego do wiadomości danych dołączany jest znacznik czasu, co stanowi techniczny dowód czasu złożenia podpisu. Znacznik czasu, wydany przez zaufanego dostawcę usług, ma taką samą wartość prawną, jak notarialne potwierdzenie czasu złożenia podpisu na dokumencie papierowym.

Ustawa o notariacie z 2024 roku oraz Dekret 104/2025/ND-CP wyraźnie stanowią: Elektroniczne dokumenty notarialne są skuteczne od momentu podpisania ich cyfrowym podpisem notariusza i kancelarii notarialnej. Podpisy cyfrowe z wykorzystaniem znaczników czasu są obowiązkowym warunkiem świadczenia elektronicznych usług notarialnych. Uczestnicy elektronicznych transakcji notarialnych muszą posługiwać się publicznymi podpisami cyfrowymi uznawanymi w Wietnamie.

Ponadto, podpisy cyfrowe i znaczniki czasu są wykorzystywane w całym procesie elektronicznego poświadczenia notarialnego – od jego utworzenia, przez korektę błędów technicznych, podpisanie i potwierdzenie, aż po archiwizację dokumentów. W przypadku przeniesienia papierowych dokumentów notarialnych do elektronicznego systemu przechowywania, kancelaria notarialna musi złożyć podpis cyfrowy, aby potwierdzić ich poprawność przed zapisaniem, co gwarantuje ich integralność i uniemożliwia edycję.

Dzięki temu od momentu sporządzenia poświadczonego notarialnie dokumentu do momentu jego przechowywania każda operacja jest chroniona podwójną warstwą uwierzytelniania – podpisem cyfrowym i znacznikiem czasu, co pomaga zapobiegać fałszerstwom, oszustwom i sporom.

Duży krok naprzód w digitalizacji działalności notarialnej

Dodanie przepisów dotyczących podpisów cyfrowych i znaczników czasu do nowej Ustawy o notariacie ma nie tylko na celu zaradzenie istniejącym zagrożeniom, ale także utorowanie drogi do kompleksowego systemu elektronicznego poświadczania dokumentów w przyszłości.

Dla kancelarii notarialnych jest to okazja do przejścia na model cyfrowy, co pozwala zaoszczędzić czas, koszty i zasoby ludzkie. Dla osób prywatnych i firm, elektroniczne poświadczenie notarialne pomaga skrócić proces, umożliwia zdalne przeprowadzanie transakcji i minimalizuje ryzyko utraty lub sfałszowania dokumentów.

Co ważniejsze, nowe regulacje przyczyniają się również do budowania zaufania do całego ekosystemu handlu elektronicznego, promując silniejszy rozwój handlu elektronicznego, finansów cyfrowych i powiązanych z nim dziedzin.

Z perspektywy zarządzania państwem, wykorzystanie podpisów cyfrowych i znaczników czasu ułatwia władzom monitorowanie, wyszukiwanie, przechowywanie i porównywanie informacji, a jednocześnie tworzy solidne podstawy prawne do utworzenia krajowej bazy danych notariuszy.

Elektroniczne poświadczenie notarialne jest nieuniknionym etapem w procesie transformacji cyfrowej kraju. Jasne regulacje dotyczące stosowania podpisów cyfrowych i znaczników czasu zawarte w Ustawie o notariacie i jej aktach wykonawczych mają nie tylko znaczenie techniczne, ale także świadczą o zaangażowaniu państwa w zapewnienie bezpieczeństwa, przejrzystości i uczciwości wszystkich transakcji w środowisku cyfrowym.

Można powiedzieć, że podpisy cyfrowe i znaczniki czasu pełnią funkcję „cyfrowych pieczęci” dla każdego elektronicznego dokumentu notarialnego, potwierdzając jego wartość prawną i chroniąc prawa osób i organizacji. To nie tylko innowacja w technikach notarialnych, ale także krok naprzód w myśleniu prawniczym, zbliżając wietnamską notarialność do standardów międzynarodowych w erze cyfrowej.

Centrum Komunikacji Naukowej i Technologicznej

Source: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm