Przydatne narzędzia dla kadr oddolnych

Podręcznik został osobiście opracowany i wydany przez ministra Nguyena Van Hunga, tuż po tym, jak w naszym kraju od 1 lipca 2025 r. zacznie obowiązywać dwupoziomowy model rządu.

Można powiedzieć, że jest to bardzo przydatny podręcznik „kieszonkowy” dla pracowników zajmujących się kulturą, informacją, sportem i turystyką na poziomie lokalnym. Po uważnej lekturze Podręcznika chciałbym poczynić następujące uwagi:

Przede wszystkim, z perspektywy urzędników pracujących w sektorze kultury, informacji, turystyki i sportu na szczeblu lokalnym, w kontekście funkcjonowania dwupoziomowego modelu administracji (województwo – gmina), niniejszy podręcznik rzeczywiście spełnia wiele potrzeb związanych z „wsparciem”: zawiera zarówno jasną podstawę prawną, jak i konkretne procesy i procedury dla każdego obszaru zawodowego, z natychmiastowo obowiązującymi formularzami. Poniżej znajduje się szczegółowa ocena poziomu użyteczności, a jednocześnie sugestie dotyczące kilku punktów, które można dodać, aby lepiej służyć pracy na szczeblu lokalnym.

Kontekst i umiejscowienie podręcznika: zaspokajanie potrzeb ludzi

Podręcznik, opracowany tuż po rozpoczęciu stosowania modelu dwupoziomowego w całym kraju od 1 lipca 2025 r., podkreśla „najbardziej przyjazną ludziom” rolę samorządu gminnego w organizowaniu i zarządzaniu codziennymi pracami administracyjnymi, dzięki czemu prawidłowo pozycjonuje główne zadania kadr oddolnych.

Celem dokumentu jest określenie zakresu zadań i procedur podlegających kompetencjom Komitetu Ludowego i Przewodniczącego Komitetu Ludowego na szczeblu gminnym w dziedzinach kultury, sportu, turystyki i informacji; innymi słowy jest to „podręcznik postępowania” dla urzędników gminnych, pozwalający im szybko wyszukiwać i prawidłowo wdrażać przepisy, skutecznie służąc mieszkańcom.

Struktura i zakres: Obejmuje 5 dużych obszarów, łatwych do wyszukiwania

Podręcznik podzielony jest na 5 części: Instrukcje ogólne; Decentralizacja i określenie uprawnień w (i) Kultura – rodzina; (ii) Sport; (iii) Turystyka; (iv) Druk, informacje podstawowe, informacje elektroniczne. Ta struktura dokładnie odzwierciedla „pakiet prac”, z którym urzędnicy gminni muszą się zmagać każdego dnia, pomagając im szybko znaleźć poszukiwane treści. Już na początku dokumentu wymieniono oryginalne dokumenty (Dekrety 137, 138, 150 i Okólnik 09 z 12 czerwca 2025 r.), tworząc „mapę prawną” do porównań w razie potrzeby.

Wybitne atuty: Przejrzysty proces, konkretny termin, dostępne szablony

Bardzo przydatną zaletą jest to, że każde zadanie jasno określa uprawnienia, termin, kroki do podjęcia i zawiera formularz/potwierdzenie – czego najbardziej potrzebują pracownicy na najniższym szczeblu. Oto kilka typowych przykładów:

Festiwale na poziomie gminy: Regulamin dotyczący miejsca składania wniosków, termin składania wniosków 30 dni roboczych wcześniej, okres oceny 15 dni oraz zakres prac podlegających ocenie (kompletność dokumentów, bezpieczeństwo i porządek, ochrona przeciwpożarowa i zwalczanie pożarów, ochrona środowiska...). W przypadku braku kompletności dokumentów, Gminny Komitet Ludowy musi wydać pisemne zawiadomienie o zakresie prac, które należy uzupełnić – drobne, ale niezwykle istotne szczegóły, aby uniknąć zatorów i skarg.

Występy artystyczne: Zgłoszenia należy dokonać co najmniej 5 dni roboczych przed przewidywaną datą organizacji; upoważnienie do odbioru należy do Rady Ludowej gminy, w której odbywa się występ. Poradnik przypomina również o warunkach zapewnienia bezpieczeństwa, porządku, ochrony środowiska, zdrowia , ochrony przeciwpożarowej itp., pomagając władzom gminy jasno określić „próg” kontroli przed i w trakcie wydarzenia.

Konkursy piękności i modelek: Należy powiadomić o wydarzeniu co najmniej 10 dni roboczych przed nim — łatwy do zapamiętania i praktyczny harmonogram do zatwierdzenia lokalnego planu wydarzenia.

Pokazy filmowe w miejscach publicznych (hotele, restauracje, kluby taneczne, sklepy itp.): Należy wyraźnie przypisać odpowiedzialność za przyjmowanie powiadomień Komitetowi Ludowemu na szczeblu gminy i zapewnić ujednolicony formularz powiadomień do natychmiastowego zastosowania.

Zarządzanie reklamą w danej miejscowości: Określ zadania Komitetu Ludowego na szczeblu gminy zgodnie z Okólnikiem 10/2013 i Dekretem 181/2013, co pomoże lokalnym urzędnikom jasno określić, za które etapy są „odpowiedzialni” w sieci zarządzania reklamą, która jest bardzo rozproszona w danej miejscowości.

Drukowanie - kserowanie: Przepisy dotyczące obowiązku składania deklaracji przez punkty kserograficzne co najmniej 10 dni przed rozpoczęciem działalności, sposobu składania deklaracji (online, pocztą, osobiście), konieczności zgłaszania zmian danych w ciągu 5 dni roboczych oraz obowiązku aktualizacji danych przez gminny komitet ludowy w ciągu 5 dni roboczych - bardzo przejrzysty „cykl życia danych” pozwalający gminie lepiej zarządzać tym popularnym rodzajem usługi.

Publiczny punkt obsługi gier elektronicznych (gra internetowa): Instrukcje dotyczące zarówno nowych procedur wydawania (składanie bezpośrednio/pocztą/online, wymagany podpis cyfrowy; 15-dniowy czas przetwarzania z możliwością fizycznego odbioru), jak i odnowienia (5-dniowy czas przetwarzania; jednorazowe odnowienie, maksymalnie 2 lata), z formularzem wniosku do natychmiastowego zastosowania - bardzo „przyjazny” zarówno dla urzędników gminnych, jak i gospodarstw domowych przedsiębiorców.

Biblioteki i placówki edukacyjne na poziomie gmin: Uwzględniono przepisy dotyczące uprawnień do przyjmowania akt powiadomień o utworzeniu/zmianie bibliotek w ramach Komitetu Ludowego na poziomie gmin oraz szczegółowe formularze powiadomień, co pomoże lokalnym społecznościom w szybkim ujednoliceniu sieci czytelnictwa.

Rodzina - zapobieganie i kontrola przemocy domowej: Gmina ma obowiązek sporządzić formularz nr 05 i przesłać go do Departamentu Kultury, Sportu i Turystyki / Departamentu Kultury i Sportu do 5 grudnia każdego roku, co ujednolica kanał statystyczny i pomaga uniknąć sytuacji, w której raport „prześlizgnie się przez harmonogram”, jak to miało miejsce dotychczas.

Sport masowy: Dwa okresy „wejścia i wyjścia” są jasno określone, tj. zgłoszenie wyników co najmniej 10 dni roboczych wcześniej do Komitetu Ludowego gminy, w której odbywa się turniej, oraz zgłoszenie wyników 5 dni roboczych po zakończeniu turnieju - te dwa „sztywne okresy” pomagają kadrze skutecznie monitorować/pilnować i prowadzić dokumentację w sposób bardziej zdyscyplinowany.

Turystyka: W przypadku propozycji uznania obszaru turystycznego na szczeblu prowincji podręcznik jasno określa rolę komitetu ludowego na szczeblu gminy lub organizacji zarządzającej obszarem turystycznym w przygotowywaniu i składaniu dokumentów, a także czas przetwarzania na szczeblu prowincji (45 dni na ocenę + 15 dni na decyzję). Ma to pomóc gminie zorientować się, „na jakim etapie się znajduje” w łańcuchu powiązanych procedur na wielu poziomach, unikając brakujących lub błędnych zgłoszeń.

Ogólnie rzecz biorąc, system harmonogramów – autorytetów – formularzy, jak powyżej, pokazuje, że podręcznik nie tylko „podsumowuje”, ale także jasno pokazuje, jak to zrobić. To największa wartość dla kadry oddolnej – tych, którzy muszą przekuwać prawo w codzienne procesy biznesowe.

Gwarancja prawna, przejrzystość, płynne przejście

Sekcja „Wytyczne ogólne” określa zasady decentralizacji (zgodnie z Konstytucją, Ustawą o organizacji rządu/samorządu terytorialnego; jasne określenie zadań i uprawnień między szczeblami oraz między Komitetem Ludowym a przewodniczącym Komitetu Ludowego; jawność, przejrzystość, rozliczalność; zapewnienie finansowania na wdrożenie...) – te podstawy pomagają gminie czuć się pewnie we wdrażaniu, ograniczając dublowanie i luki w uprawnieniach w okresie przejściowym. Podręcznik zawiera również wskazówki dotyczące opłat i należności w procedurach administracyjnych oraz przepisy przejściowe, aby zapewnić ciągłość pracy – praktyczny szczegół w okresie przejściowym.

Wspieraj transformację cyfrową: przesyłaj online, podpisuj cyfrowo

Wiele procedur umożliwia składanie dokumentów za pośrednictwem internetowych usług publicznych, wymagających podpisu cyfrowego; terminy rozpatrywania są szczegółowo określone (np. w przypadku wniosków o nowe wydanie/odnowienie publicznych punktów gier). Zachęca to gminę do organizacji przyjmowania i rozpatrywania dokumentów zgodnie z elektronicznym punktem One-Stop Shop, co ogranicza konieczność podróżowania, zwiększa transparentność terminów, a jednocześnie tworzy „cyfrowy ślad” ułatwiający wgląd i kontrolę.

Niektóre punkty można jeszcze poprawić.

Mimo że podręcznik jest bardzo przydatny, może być jeszcze lepszy, jeśli: Dodasz schemat blokowy i listę kontrolną dla każdej procedury: Obecnie dokument wymienia kroki – terminy – formularze, ale jeśli będzie zawierał schemat blokowy i listę kontrolną (dane wejściowe/wyjściowe, kto jest odpowiedzialny za każdy krok), nowi pracownicy szybciej „załapią o co chodzi”; firmy/osoby będą mogły się również łatwo przygotować.

Należy wyjaśnić mechanizm koordynacji międzysektorowej w tym obszarze: W podręczniku przypomniano o konieczności przestrzegania zasad bezpieczeństwa, porządku, zapobiegania pożarom, ochrony środowiska... w przypadku sztuk widowiskowych, ale jeśli będzie istniał dodatek „punktów kontaktowych koordynacji” (policja, służba zdrowia, zapobieganie pożarom, zasoby naturalne - środowisko, informacja i komunikacja...) zgodnie z każdą procedurą, gmina będzie od samego początku lepiej koordynować działania proaktywnie.

Zwiększ liczbę sytuacji praktycznych (studia przypadków) i często zadawanych pytań. Na przykład, jeśli festiwal obejmuje procesję, pokaz sztucznych ogni na małej wysokości, mobilizację społeczną... jakie są scenariusze koordynacji i związane z tym licencje; lub w przypadku reklamy, gdzie przebiega granica między władzami gminy i władzami prowincji? (Podstawa prawna została podana, ale sytuacja ilustracyjna pomoże wyraźniej „zaznaczyć” granicę).

Podziel „zestaw narzędzi” formularzy na grupy robocze: pokaż formularze rozrzucone w każdej sekcji (Formularz 01 biblioteka; Formularz 04 publiczny pokaz filmowy; Formularz 05 raport rodzinny - przemoc domowa; Formularz 51-53 punkty gry...), dodając na końcu „Załącznik indeksu formularzy”, aby ułatwić funkcjonariuszom szybkie wyszukiwanie w zależności od sytuacji.

Ściśle powiązane z procesem „jednego okienka” na poziomie gminy: W podręczniku opisano metodę składania wniosków online/pocztą/bezpośrednio i można dodać „schemat przepływu plików w ramach jednego okienka” (odbieranie – ocena – prośba o opinie – zatwierdzanie – zwracanie wyników) z wewnętrznymi standardami czasowymi, dzięki którym gmina będzie mogła opracować rozsądny SLA.

Regularne aktualizacje: Ponieważ wiele podstaw prawnych może ulegać ciągłym zmianom, konieczny jest mechanizm aktualizacji wersji (np. kod QR do „żywej” wersji elektronicznej w portalu; powiadomienie o zmianach terminów lub formularzy w przypadku dostępności nowych dokumentów).

Podsumowując

Z uwagi na konieczność wdrożenia na pierwszej linii modelu dwupoziomowego, Podręcznik wdrażania zadań decentralizacji i przydzielania uprawnień Komitetowi Ludowemu na poziomie gminy w dziedzinie kultury, sportu i turystyki jest bardzo przydatnym dokumentem dla urzędników ds. kultury, informacji, turystyki i sportu na poziomie gminy. Dokument zawiera przejrzystą mapę prawną, szczegółowe procedury i harmonogramy, formularze do natychmiastowego zastosowania, obejmujące typowe operacje: od festiwali, spektakli, publicznych pokazów filmowych, reklamy, bibliotek, statystyk rodzinnych – zapobiegania i zwalczania przemocy domowej, po sporty masowe, zarządzanie kserokopiarkami i publiczne punkty gier – wszystkie są powiązane z uprawnieniami Komitetu Ludowego na poziomie gminy i dążą do przejrzystości, odpowiedzialności i transformacji cyfrowej w obsłudze procedur administracyjnych.

Dzięki pewnym uzupełnieniom technicznym (schemat blokowy, lista kontrolna, dodatek z indeksem formularzy, studium przypadku, schemat punktu kompleksowej obsługi/punktu koordynacji międzysektorowej) podręcznik będzie nie tylko podręcznikiem, ale także znormalizowanym „zestawem narzędzi”, który pomoże urzędnikom gminnym wykonywać swoją pracę prawidłowo, wystarczająco, szybko i przejrzyście, przyczyniając się do sprawnego funkcjonowania dwupoziomowego modelu samorządu lokalnego w dziedzinach kultury, informacji, turystyki i sportu.

Źródło: https://baovanhoa.vn/van-hoa/cong-cu-huu-ich-cho-can-bo-co-so-163003.html