Najnowsze instrukcje dotyczące procedur administracyjnych

Okólnik składa się z 17 artykułów, w szczególności dotyczących procedur wewnętrznych i procedur elektronicznych w zakresie realizacji procedur administracyjnych, kserowania dokumentów do wersji elektronicznej, wyodrębniania danych z dokumentów oraz wstrzymywania realizacji procedur administracyjnych.

Najnowsze wytyczne dotyczące wykonywania procedur administracyjnych w ramach mechanizmu kompleksowej obsługi i powiązanych ze sobą mechanizmów kompleksowej obsługi.

Procedury wewnętrzne, procedury elektroniczne w rozliczeniach postępowań administracyjnych

W zakresie opracowania procedur wewnętrznych i procedur elektronicznych w obsłudze postępowań administracyjnych Okólnik stanowi:

Zasady opracowywania wewnętrznych procedur postępowania administracyjnego z zastosowaniem Systemu Zarządzania Jakością według Norm Krajowych w działalności jednostek i organizacji administracji państwowej. Zapewnienie uproszczenia, restrukturyzacji procedur, ponownego wykorzystania danych i wdrożenia niezależnie od granic administracyjnych, zgodnie z planem działania, przepisami prawa i praktykami wdrożeniowymi; terminowe wdrożenie po wejściu w życie przepisów o postępowaniu administracyjnym.

W przypadku ministerstw i agencji na szczeblu ministerialnym wewnętrzny proces obsługi procedur administracyjnych zostanie wdrożony w następujący sposób: Wyspecjalizowana jednostka będzie przewodniczyć i koordynować prace z właściwymi jednostkami w celu przeglądu i opracowania wewnętrznych procesów obsługi procedur administracyjnych w ramach podległych jej uprawnień; będzie konsultować się z wyspecjalizowanymi jednostkami w sprawie kontroli procedur administracyjnych, które należy zakończyć przed przedłożeniem do zatwierdzenia ministrowi lub szefowi agencji na szczeblu ministerialnym.

W przypadku miejscowości, wyspecjalizowane agencje podlegające prowincjonalnemu Komitetowi Ludowemu przewodniczą i współpracują z właściwymi agencjami w celu przeglądu i opracowania wewnętrznych procedur postępowania administracyjnego na szczeblu prowincji i gminy; konsultują się ze specjalistycznymi agencjami i jednostkami w sprawie kontroli procedur administracyjnych, które należy zakończyć przed przedstawieniem Przewodniczącemu prowincjonalnego Komitetu Ludowego do zatwierdzenia.

Na podstawie zatwierdzonych procedur wewnętrznych minister, kierownik jednostki na szczeblu ministerialnym, przewodniczący prowincjonalnego komitetu ludowego zarządza opracowaniem i ogłoszeniem elektronicznych procedur obsługi postępowań administracyjnych w oprogramowaniu Systemu Informatycznego Obsługi Postępowań Administracyjnych na szczeblu ministerialnym i prowincjonalnym w celu ujednolicenia stosowania w ministerstwach, oddziałach i miejscowościach, spełniając wymogi terminowego wdrożenia po wejściu w życie przepisów o postępowaniu administracyjnym.

Przepisy dotyczące kserowania do wersji elektronicznej, pobierania danych z wersji papierowej

W odniesieniu do kserowania dokumentów do wersji elektronicznej Okólnik stanowi:

Kserowanie dokumentów do postaci elektronicznej, zgodnie z pkt c, ust. 1, art. 17 Dekretu nr 118/2025/ND-CP, odbywa się zgodnie z postanowieniami ust. 1 i ust. 2, art. 8 Okólnika nr 01/2023/TT-VPCP z dnia 5 kwietnia 2023 r. Ministra, Kierownika Urzędu Rządowego określającego szereg treści i środków do wdrożenia w zakresie digitalizacji dokumentacji, wyników obsługi procedur administracyjnych i wykonywania procedur administracyjnych w środowisku elektronicznym (zwanego dalej Okólnikiem nr 01/2023/TT-VPCP).

Przypadki, w których nie jest konieczne sporządzanie kopii elektronicznych: dokumenty składane w celu przeprowadzenia postępowania administracyjnego w środowisku elektronicznym; pisma i dokumenty, które wymagają przedstawienia jedynie przy składaniu dokumentów postępowania administracyjnego; wyniki badania, weryfikacji oraz odpowiedzi na stanowiska organów i jednostek biorących udział w procesie załatwiania postępowań administracyjnych, z wyjątkiem przypadków, gdy przepisy szczególne stanowią inaczej; pisma i dokumenty poufne w zakresie określonym przepisami prawa.

W odniesieniu do przepisów dotyczących ekstrakcji danych z dokumentów Okólnik wymaga:

Pobieranie i aktualizacja informacji oraz danych elektronicznych, o których mowa w art. 19 ust. 2 Dekretu nr 118/2025/ND-CP, odbywa się zgodnie z postanowieniami art. 9 Okólnika nr 01/2023/TT-VPCP.

Nie pobieraj danych z dokumentów i pism: udostępnionych w formie danych przez krajowe bazy danych, bazy specjalistyczne, Krajowy Portal Służby Publicznej, System Informacji o Rozstrzyganiu Postępowania Administracyjnego na szczeblu ministerialnym i wojewódzkim oraz posiadających moc prawną; dokumentów stanowiących składniki akt załatwienia postępowania administracyjnego składanych w formie kserokopii, uwierzytelnionych kopii, z wyjątkiem kopii elektronicznych poświadczonych za zgodność z oryginałem; dokumentów i pism, które wymagają okazania jedynie przy składaniu akt postępowania administracyjnego; dokumentów i pism poufnych zgodnie z przepisami prawa.

Okólnik reguluje również kwestie zawieszenia postępowań administracyjnych, w szczególności:

Niezwłocznie po otrzymaniu wniosku o wstrzymanie wykonywania procedur administracyjnych bezpośrednio lub za pośrednictwem poczty od organizacji lub osoby fizycznej zgodnie z klauzulą 1 artykułu 21 Dekretu nr 118/2025/ND-CP, Dział Pojedynczej Okiennictwa, w którym wpłynęła dokumentacja, jest odpowiedzialny za sprawdzenie statusu i wyników realizacji procedury administracyjnej.

W przypadku braku decyzji o rozstrzygnięciu postępowania administracyjnego lub dokumentu informującego o wynikach rozstrzygnięcia postępowania administracyjnego, Dział Obsługi Klienta, do którego wpłynęła dokumentacja, jest zobowiązany do powiadomienia o wstrzymaniu rozstrzygnięcia postępowania zgodnie z formularzem Zawiadomienia o wstrzymaniu rozstrzygnięcia postępowania określonym w niniejszym Okólniku.

Krajowy Portal Służby Publicznej powiadamia o zawieszeniu procedur administracyjnych w systemie na wniosek organizacji i osób fizycznych oraz zgodnie z postanowieniami artykułu 21 ust. 2 Dekretu nr 118/2025/ND-CP zgodnie z Formularzem Zawiadomienia o zawieszeniu przetwarzania dokumentacji określonym w niniejszym Okólniku.

Niniejszy Okólnik wchodzi w życie z dniem wydania (15 września 2025 r.).

Według gazety rządowej

• Zobacz link źródłowy: https://baochinhphu.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-theo-co-che-mot-cua-mot-cua-lien-thong-102250915170618205.htm

Source: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg