Wytyczne dotyczące ujednolicenia digitalizacji zapisów i dokumentów w systemie politycznym

Ministerstwo Nauki i Technologii wydało Komunikat Oficjalny nr 7197/BKHCN-CĐSQG z dnia 29 listopada 2025 r., zawierający ujednolicone wytyczne dotyczące digitalizacji rejestrów i dokumentów w całym systemie politycznym. Dokument został wydany w celu realizacji zadań powierzonych przez Centralny Komitet Sterujący ds. Nauki, Rozwoju Technologii, Innowacji i Transformacji Cyfrowej, a jednocześnie stworzenia podstaw prawnych dla agencji na szczeblu centralnym i lokalnym do jednolitego stosowania się do procesu krajowej transformacji cyfrowej.

Zdjęcie ilustracyjne

Wytyczne dotyczą konwersji dokumentacji i dokumentów z formy papierowej lub archiwalnej na cyfrową w celu efektywnego zarządzania nimi, ich przechowywania i wykorzystywania. Aby zapewnić dokładność, spójność i bezpieczeństwo dokumentacji cyfrowej, Ministerstwo Nauki i Technologii określa 10 podstawowych zasad, których muszą przestrzegać wszystkie agencje i jednostki.

W związku z tym zdigitalizowane dokumenty muszą zapewniać integralność, wiernie odzwierciedlać oryginalną treść i nie tracić wartości prawnej. Formaty, struktury danych i metadane muszą być zgodne ze standardami technicznymi, zapewniając możliwość łączenia i udostępniania danych. Digitalizacja musi również być zgodna z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji, ochrony tajemnic państwowych i danych osobowych. Wszystkie operacje edycji i dostępu muszą być w pełni monitorowane. Jednocześnie dokumenty o dużej wartości lub bezpośrednio służące zarządzaniu i świadczeniu usług publicznych będą priorytetowo traktowane w digitalizacji.

Dokument opisuje proces selekcji dokumentów, ocenę ryzyka, szacowanie kosztów i procedury digitalizacji. W szczególności:

1. Wybór akt i dokumentów: Dokumenty priorytetowo traktowane do digitalizacji obejmują archiwa trwałe, dokumenty często przeglądane, dokumenty służące reformie administracyjnej lub narażone na uszkodzenie w przypadku bezpośredniego wykorzystania. Natomiast dokumenty, które posiadają już dokumenty elektroniczne z podpisami cyfrowymi, dokumenty tymczasowe lub dokumenty, których okres przechowywania upłynął, nie podlegają digitalizacji.

2. Ocena ryzyka i kosztów: Dokumenty klasyfikuje się od niskiego do bardzo wysokiego ryzyka. Dokumenty o wysokim ryzyku mogą wymagać odtworzenia przed digitalizacją, a nawet mogą nie zostać zdigitalizowane, ale zachowany zostanie tylko oryginał. Ponadto należy starannie oszacować koszty digitalizacji (przygotowanie, skanowanie, przetwarzanie, przechowywanie, zasoby ludzkie), aby zapewnić efektywność inwestycji.

3. 6-etapowy proces digitalizacji: Proces obejmuje: przygotowanie – liczenie – standardy techniczne – skanowanie i OCR – tworzenie metadanych – podpis cyfrowy – przechowywanie i tworzenie kopii zapasowych – integrację danych. Zeskanowane obrazy muszą mieć rozdzielczość co najmniej 300 dpi i być zapisane w formacie TIFF/PNG, a archiwum główne musi być w formacie PDF/A. Zdigitalizowane dokumenty są podpisywane cyfrowo i przechowywane w systemie spełniającym standardy bezpieczeństwa informacji.

Aby zapewnić spójność, przewodnik określa strukturę identyfikatorów DocCode i nazewnictwo plików zgodnie ze standardem CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT, co pomaga uniknąć duplikacji i ułatwia długoterminowe użytkowanie i zarządzanie.

Wydanie ujednoliconych wytycznych dotyczących digitalizacji akt i dokumentów w systemie politycznym nie tylko tworzy jasne ramy techniczne i prawne, ale także przyczynia się do poprawy efektywności zarządzania państwem, promowania udostępniania danych i przyspieszenia cyfrowej transformacji kraju. Synchronizacja i rzetelne stosowanie tych przepisów przez agencje i jednostki sprawi, że proces digitalizacji stanie się bardziej profesjonalny, bezpieczny, ekonomiczny i zrównoważony. To ważny krok w budowaniu nowoczesnej, transparentnej administracji, działającej w oparciu o dane i służącej ludziom i przedsiębiorstwom w najbardziej dogodny i efektywny sposób.

Source: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149