Księgowi, dział HR i pracownicy muszą wiedzieć

Podsumowanie ważnych przepisów i odpowiedzi dotyczących zamykania ksiąg ubezpieczeń społecznych w 2023 r., na które powinni zwrócić uwagę księgowi, dział kadr i pracownicy.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Odpowiedzialność za zamykanie ksiąg ubezpieczeniowych pracowników

Zgodnie z art. 48 Kodeksu pracy z 2019 r. w przypadku rozwiązania umowy o pracę na przedsiębiorstwie i pracowniku ciąży odpowiednio następujący obowiązek:

- W ciągu 14 dni roboczych od daty rozwiązania umowy o pracę obie strony zobowiązane są do pełnej zapłaty wszystkich kwot związanych z prawami każdej ze stron, z wyjątkiem następujących przypadków, które mogą zostać przedłużone, jednak nie dłużej niż o 30 dni:

+ Przedsiębiorstwa niebędące jednostkami fizycznymi zaprzestają działalności;

+ Przedsiębiorstwa zmieniają strukturę, technologię lub ze względów ekonomicznych ;

+ Podział, wydzielenie, konsolidacja, łączenie; sprzedaż, dzierżawa, zmiana formy prawnej przedsiębiorstwa; przeniesienie własności i prawa do użytkowania majątku przedsiębiorstw i spółdzielni;

+ Z powodu klęsk żywiołowych, pożarów, ataków wroga lub niebezpiecznych epidemii.

- W przypadku zamknięcia, rozwiązania lub upadłości przedsiębiorstwa lub spółdzielni w pierwszej kolejności wypłaca się wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne , ubezpieczenie od bezrobocia, odprawy i inne świadczenia przysługujące pracownikom na podstawie układów zbiorowych pracy i umów o pracę.

- Przedsiębiorstwa mają następujące obowiązki:

+ Dokonać procedury potwierdzania okresu składkowego ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia od bezrobocia i odesłać ją wraz z oryginałami dokumentów pracownika, jeżeli przedsiębiorstwo je przechowuje;

+ Udostępniaj kopie dokumentów związanych z procesem pracy pracownika na jego prośbę. Koszty kopiowania i przesyłania dokumentów pokrywa przedsiębiorstwo.

Zatem: Zgodnie z powyższymi zapisami, przy rozwiązywaniu umowy o pracę na przedsiębiorstwie ciąży obowiązek potwierdzenia czasu opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zasiłku dla bezrobotnych (w praktyce nazywane zamknięciem książeczki ubezpieczeniowej) za pracownika.

W związku z tym księgowi i pracownicy działów kadr w przedsiębiorstwach powinni zwrócić uwagę na tę regulację, aby wykonać niezbędne prace mające na celu zamknięcie księgi ubezpieczeń społecznych pracowników, z którymi rozwiązano umowę o pracę.

Czy pracownicy mogą sami zamknąć swoje księgi ubezpieczeń społecznych?

Zgodnie z art. 48 Kodeksu pracy z 2019 r. przedsiębiorstwa mają obowiązek dopełnienia procedur potwierdzania okresu opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia od bezrobocia oraz ich zwrotu wraz z oryginałami innych dokumentów, jeżeli przedsiębiorstwo zatrzymało je u pracownika.

Ponadto artykuł 21 ust. 5 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z 2014 r. stanowi, że przedsiębiorstwa mają obowiązek współpracy z zakładem ubezpieczeń społecznych w zakresie zwrotu książeczki ubezpieczenia społecznego pracownikom oraz potwierdzenia okresu wypłaty składek na ubezpieczenie społeczne w przypadku rozwiązania przez pracownika umowy o pracę, umowy o dzieło lub rezygnacji z pracy zgodnie z przepisami prawa.

Można zatem stwierdzić, że zamknięcie księgi ubezpieczeń społecznych jest obowiązkiem przedsiębiorstwa i odbywa się przy koordynacji z zakładem ubezpieczeń społecznych.

W związku z tym pracownicy po odejściu z pracy, niezależnie od tego, czy nastąpiło to w sposób legalny, czy nagły, nie mogą zamknąć swoich ksiąg ubezpieczeniowych w placówce ubezpieczeń społecznych, lecz muszą zwrócić się do swojej poprzedniej firmy z prośbą o dopełnienie procedur zamknięcia ksiąg ubezpieczeniowych.

Kary dla firm, które nie zamykają ksiąg ZUS dla pracowników

Zgodnie z artykułem 12 Dekretu 12/2022/ND-CP przedsiębiorstwa, które nie dopełnią procedur potwierdzania okresu składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie od bezrobocia pracowników po rozwiązaniu umowy o pracę zgodnie z przepisami prawa, zostaną ukarane w następujący sposób:

- od 2 mln VND do 4 mln VND za naruszenia obejmujące od 1 do 10 pracowników;

- od 4 mln VND do 10 mln VND za naruszenia obejmujące od 11 do 50 pracowników;

- od 10 mln VND do 20 mln VND za naruszenia obejmujące od 51 do 100 pracowników;

- od 20 mln VND do 30 mln VND za naruszenia obejmujące od 101 do 300 pracowników;

- Od 30 milionów VND do 40 milionów VND za naruszenia obejmujące 301 lub więcej pracowników.

Ponadto przedsiębiorstwa mają obowiązek wypełnienia procedur potwierdzających moment opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zasiłku dla bezrobotnych pracowników zgodnie z przepisami.

Co powinni zrobić pracownicy, gdy firma nie zamknie im książeczki ubezpieczeń społecznych?

Zgodnie z art. 18 Ustawy o ubezpieczeniach społecznych z 2014 r. pracownicy mają prawo żądać od właściwych organów, organizacji i osób kontroli decyzji i działań organów, organizacji i osób, jeżeli istnieją podstawy, by sądzić, że takie decyzje i działania naruszają ustawę o ubezpieczeniach społecznych lub godzą w ich uzasadnione prawa i interesy.

W związku z tym, w przypadku gdy pracownik rozwiązał umowę o pracę, a przedsiębiorstwo nie zamknie mu książeczki ubezpieczeniowej zgodnie z przepisami, pracownik powinien najpierw skontaktować się z przedsiębiorstwem i zwrócić się do niego z wnioskiem o zamknięcie mu książeczki ubezpieczeniowej.

Jeżeli przedsiębiorstwo mimo wszystko nie zamknie książeczki ubezpieczeń społecznych zgodnie z przepisami, pracownik może złożyć skargę do Głównego Inspektora Urzędu Pracy, Inwalidów Wojennych i Spraw Socjalnych właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorstwa, celem rozpatrzenia sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Procedury zamykania ksiąg ubezpieczeń społecznych w 2023 r.

Zgodnie z decyzją 595/QD-BHXH z 2017 r. pracodawcy powinni zamykać księgi ubezpieczeń społecznych w następującej kolejności:

Krok 1: Zgłoś redukcję zatrudnienia

Przed przeprowadzeniem procedury zamknięcia składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca musi przeprowadzić procedurę powiadamiania o redukcji zatrudnienia.

- Zgodnie z artykułem 23 decyzji 595/QD-BHXH dokumentacja dotycząca zgłaszania redukcji zatrudnienia obejmuje:

+ Formularz oświadczenia o korekcie danych z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (Formularz TK1-TS)

+ Formularz oświadczenia jednostki o korekcie danych z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (Formularz TK3-TS);

+ Wykaz pracowników objętych ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym, ubezpieczeniem wypadkowym, ubezpieczeniem od wypadków przy pracy i chorób zawodowych (formularz D02-TS);

+ Lista informacyjna (formularz D01-TS);

+ Ważna karta ubezpieczenia zdrowotnego pracownika (1 kopia/osoba);

- Pracodawca przesyła akta zgłoszenia redukcji zatrudnienia bezpośrednio do zakładu ubezpieczeń społecznych, w którym uczestniczy, lub pocztą .

- Po pomyślnym zgłoszeniu obniżenia składki na ubezpieczenia społeczne możesz przystąpić do zamknięcia książeczki ubezpieczeń społecznych.

Krok 2: Zamknięcie książeczki ubezpieczenia społecznego

- Zgodnie z artykułem 23 Decyzji 595/QD-BHXH dokumenty dotyczące procedury zamknięcia księgi ubezpieczeniowej obejmują:

+ Oświadczenie jednostki uczestniczącej, korekta danych z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (Formularz TK3-TS);

+ Lista pracowników objętych ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym, ubezpieczeniem na wypadek bezrobocia, ubezpieczeniem od wypadków przy pracy i chorób zawodowych (formularz D02-TS).

+ Lista informacyjna (formularz D01-TS).

+ Książeczka ubezpieczenia społecznego

+ Ulotki dotyczące ubezpieczeń społecznych.

+ Decyzja o rozwiązaniu umowy o pracę (lub inne dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę).

+ Ważna karta ubezpieczenia zdrowotnego pracownika (1 kopia/osoba);

- Wniosek o zamknięcie rejestru ubezpieczeń społecznych pracodawca składa w zakładzie ubezpieczeń społecznych, w którym uczestniczy, lub przesyła go pocztą.

Termin zamknięcia książeczki ubezpieczenia społecznego

Zgodnie z artykułem 48 ust. 1 Kodeksu pracy z 2019 r. w ciągu 14 dni roboczych od daty rozwiązania umowy o pracę obie strony zobowiązane są do pełnej zapłaty wszystkich kwot związanych z prawami każdej ze stron, z wyjątkiem następujących przypadków, które mogą zostać przedłużone, jednak nie dłużej niż o 30 dni:

- Pracodawcą nie jest osoba fizyczna, która zaprzestaje działalności;

- Pracodawca zmienia strukturę, technologię lub ze względów ekonomicznych;

- podział, wydzielenie, konsolidacja, łączenie; sprzedaż, wydzierżawienie, zmiana formy prawnej przedsiębiorstwa; przeniesienie własności i prawa do użytkowania majątku przedsiębiorstw i spółdzielni;

- Z powodu klęsk żywiołowych, pożarów, ataków wroga lub niebezpiecznych epidemii.

Zatem zgodnie z przepisami termin zamknięcia książeczki ubezpieczeń społecznych nie będzie dłuższy niż 14 dni, a w szczególnych przypadkach zgodnie z ust. 1 art. 48 Kodeksu pracy z 2019 r. maksymalny termin zamknięcia książeczki ubezpieczeń społecznych nie będzie dłuższy niż 30 dni.

Źródło