Kiedy dokument z podpisem elektronicznym uznaje się za oryginał?

Pani Ngan chciałaby również wiedzieć, czy firmy w Wietnamie mogą wykorzystać tę fakturę i zachować jedynie wersję PDF, bez konieczności posiadania papierowej kopii z nowym podpisem?

W przypadku gdy przedsiębiorstwo zagraniczne wystawia fakturę i przesyła jej wersję PDF z wykorzystaniem podpisu elektronicznego do przedsiębiorstwa wietnamskiego, a ten podpis elektroniczny jest uwierzytelniony przez organizację w tym kraju (co jest odpowiednikiem specjalistycznego podpisu elektronicznego, który jest gwarantowany, czyli podpisu cyfrowego w Wietnamie), czy przedsiębiorstwo wietnamskie może wykorzystać tę fakturę i musi zachować jedynie wersję PDF?

Zgodnie z artykułami 10, 23, 25 i 26 ustawy o transakcjach elektronicznych, przedsiębiorstwo pani Ngan rozumie, że w przypadku transakcji z partnerami zagranicznymi, aby podpis elektroniczny partnera zagranicznego spełniał powyższe przepisy, partner musi zarejestrować podpis elektroniczny w Ministerstwie Nauki i Technologii , dopiero wtedy będzie on uznawany za mający taką samą moc prawną jak kopia papierowa. Pani Ngan zapytała, czy jej przedsiębiorstwo ma rację?

Zgodnie z artykułem 27 Ustawy o transakcjach elektronicznych, zagraniczne podpisy elektroniczne i zagraniczne certyfikaty podpisu elektronicznego akceptowane w transakcjach międzynarodowych to zagraniczne podpisy elektroniczne i zagraniczne certyfikaty podpisu elektronicznego organizacji zagranicznych i osób fizycznych nieobecnych w Wietnamie, ważne w przypadku wiadomości danych wysyłanych do organizacji wietnamskich i osób fizycznych.

Pani Ngan zapytała, czy sformułowanie „nieobecny w Wietnamie” musi być zgodne z definicją zawartą w prawie inwestycyjnym i handlowym? Jeśli tak, to czy w przypadku przedsiębiorstwa zagranicznego posiadającego siedzibę w Wietnamie w formie przedstawicielstwa, inwestycji kapitałowych..., przepis art. 27 powyżej ma zastosowanie?

W tej sprawie Ministerstwo Nauki i Technologii odpowiedziało następująco:

Artykuł 10 Ustawy o obrocie elektronicznym określa wymagania, jakie muszą spełniać komunikaty danych, aby miały taką samą wartość jak oryginał:

„1. Informacje zawarte w wiadomościach danych są nienaruszone od momentu ich pierwszego wygenerowania jako kompletnej wiadomości danych.

Informacje zawarte w wiadomościach danych uważa się za nienaruszone, jeśli nie uległy zmianie, z wyjątkiem zmian formy, które powstają podczas wysyłania, przechowywania lub wyświetlania wiadomości danych.

2. Informacje zawarte w wiadomościach danych są dostępne i użyteczne w pełnej formie.

Wiadomość z danymi zgodna z postanowieniami artykułu 10 ma taką samą wartość jak oryginał.

Ustawa o obrocie elektronicznym stanowi, że podpis elektroniczny to podpis złożony w formie danych elektronicznych dołączonych do komunikatu lub logicznie z nim powiązanych w celu potwierdzenia osoby podpisującej i potwierdzenia akceptacji przez nią komunikatu.

Stosowanie podpisów elektronicznych przez wietnamskie przedsiębiorstwa (faktury w formacie PDF i podpisywanie plików PDF poprzez przeciąganie i upuszczanie obrazów podpisów) to inne formy potwierdzania dokumentów drogą elektroniczną, które nie są podpisami elektronicznymi. Nie gwarantuje to zgodności z postanowieniami art. 10 ustawy o transakcjach elektronicznych.

Artykuł 13 ustawy o obrocie elektronicznym stanowi, że w przypadkach, w których prawo wymaga przechowywania, dane mogą być przechowywane w formie komunikatów danych, pod warunkiem spełnienia wymagań określonych w ust. 1 art. 13 ustawy o obrocie elektronicznym; w przypadkach, w których prawo stanowi inaczej, organizacje i osoby fizyczne mogą wybrać przechowywanie ich w formie dokumentów papierowych lub przechowywanie ich w formie komunikatów danych.

Partnerzy zagraniczni nie mają obowiązku rejestrowania podpisów elektronicznych w Wietnamie.

„Zgodnie z artykułami 10, 23, 25, 26 Ustawy o transakcjach elektronicznych, przedsiębiorstwo Pani Ngan rozumie, że w przypadku transakcji z partnerami zagranicznymi, aby podpis elektroniczny partnera zagranicznego był zgodny z powyższymi przepisami, partner musi zarejestrować podpis elektroniczny w Ministerstwie Nauki i Technologii. Dopiero wtedy będzie on uznawany za mający taką samą moc prawną jak kopia papierowa”.

Powyższe rozumienie nie jest do końca poprawne, ponieważ w transakcjach międzynarodowych strony mogą uzgodnić stosowanie zagranicznych podpisów elektronicznych lub zagranicznych certyfikatów podpisu elektronicznego. W związku z tym art. 27 ustawy o obrocie elektronicznym stanowi, że zagraniczne podpisy elektroniczne i zagraniczne certyfikaty podpisu elektronicznego są akceptowane jako zagraniczne podpisy elektroniczne i zagraniczne certyfikaty podpisu elektronicznego organizacji i osób zagranicznych nieobecnych w Wietnamie, ze skutkiem dla wiadomości danych wysyłanych do organizacji i osób wietnamskich; organizacje i osoby fizyczne wybierają i ponoszą odpowiedzialność za akceptację.

W związku z tym nie ma potrzeby rejestrowania się w Ministerstwie Nauki i Technologii, o ile nie jest to wymagane.

Pojęcie „nieobecności w Wietnamie” zostało szczegółowo uregulowane w przepisach dotyczących inwestycji, handlu i przedsiębiorstw i jest powszechnie rozumiane i stosowane, z wyjątkiem przypadków, gdy Ustawa o Transakcjach Elektronicznych stanowi inaczej. Ustawa o Transakcjach Elektronicznych nie zawiera żadnych regulacji dotyczących tego pojęcia. W związku z tym pojęcie to stosuje się zgodnie z przepisami dotyczącymi inwestycji, handlu i przedsiębiorstw.

W przypadku gdy przedsiębiorstwo zagraniczne prowadzi działalność w Wietnamie na podstawie ustawy o handlu i przedsiębiorstwach, zagraniczny podpis elektroniczny tego przedsiębiorstwa nie będzie podlegał postanowieniom artykułu 27 ust. 1 ustawy o transakcjach elektronicznych.

Chinhphu.vn

Źródło: https://baochinhphu.vn/khi-nao-van-ban-co-chu-ky-eien-tu-duoc-coi-nhu-ban-goc-102250929115014287.htm