Nowy „punkt kompleksowej obsługi” dla mieszkańców Hue: Zmiana punktów składania wniosków – zmiana sposobu myślenia o zarządzaniu

Rozwiązywanie procedur administracyjnych (TTHC) niezależnie od granic geograficznych to nie tylko krok naprzód w technikach administracyjnych, ale także fundamentalna zmiana w sposobie obsługiwania obywateli. Z małych punktów odbioru w urzędach pocztowych stopniowo kształtuje się przyjazny ekosystem administracyjny, bliski ludziom.

Ludzie wykonują procedury administracyjne na poczcie (zdjęcie: Ngoc Minh)

Koniec z barierami geograficznymi

Pan Phan Xuan Tan, mieszkający w dzielnicy Phong Phu w mieście Phong Dien, z pewnym wahaniem przyniósł swoje dokumenty i papiery na pocztę. Wcześniej często udawał się do Komitetu Ludowego Dzielnicy Phong Phu w celu załatwienia spraw administracyjnych, ale tym razem było inaczej – musiał pracować w dzielnicy Thuan Hoa, więc zatrzymał się na poczcie, aby załatwić sprawę. „To pierwszy raz, kiedy przychodzę na pocztę, aby załatwić sprawy administracyjne. Nie spodziewałem się, że będzie to tak proste i szybkie, a wyniki miały zostać dostarczone do mojej miejscowości” – powiedział pan Tan.

Historia pana Tana to typowy przykład, który korzysta z modelu „rozstrzygania procedur administracyjnych niezależnie od granic administracyjnych”, który właśnie wdrożyło miasto Hue . Ten nowy model pozwala mieszkańcom składać wnioski administracyjne w dowolnym punkcie odbioru, niezależnie od miejsca zamieszkania lub meldunku, i otrzymywać wyniki we właściwym miejscu.

W wielu gminach i okręgach system agencji świadczących usługi publiczne został utworzony bezpośrednio w istniejących gminnych placówkach pocztowych, stając się „przedłużeniem” umożliwiającym mieszkańcom dostęp do usług publicznych. Pan Le Van Doai, emerytowany urzędnik z okręgu An Dong w dystrykcie Thuan Hoa, wahał się przed skorzystaniem z procedur online, ponieważ nie znał się na technologii. Teraz może udać się do placówki pocztowej w pobliżu swojego domu, gdzie pracownicy poprowadzą go krok po kroku. „Wystarczy, że przyniosę oryginały dokumentów, a oni je zdigitalizują i prześlą do mnie. Wyniki poznam za kilka dni” – powiedział pan Doai.

Ten model nie jest cudem, który pojawił się nagle. Jest wynikiem strategicznej współpracy między Ludowym Komitetem Miasta Hue a Wietnamską Korporacją Pocztową.

Przypomnijmy, że w marcu, podczas ceremonii podpisania umowy o współpracy między obiema stronami, zastępca sekretarza Miejskiego Komitetu Partii, przewodniczący Ludowego Komitetu Miasta Hue Nguyen Van Phuong podkreślił: „To nie tylko przeniesienie obowiązków administracyjnych, ale także punkt zwrotny w budowaniu proaktywnego i służącego rządu”.

Obecnie w mieście Hue działa 9 głównych urzędów pocztowych, które przyjmują wnioski niezależnie od lokalizacji, a także 136 agentów obsługujących wszystkie gminy i okręgi. Pracownicy poczty nie tylko przyjmują wnioski papierowe, ale także pomagają w składaniu wniosków online za pośrednictwem Krajowego Portalu Usług Publicznych lub Miejskiego Portalu Usług Publicznych. Wnioski są digitalizowane i szybko przekazywane do właściwego organu w celu rozpatrzenia, a następnie wyniki są dostarczane odbiorcy.

Cechą szczególną jest to, że cały proces jest zabezpieczony i zarządzany za pomocą specjalistycznego oprogramowania. Po zakończeniu digitalizacji, oryginalne dokumenty są nadal przekazywane organom administracyjnym w ich oryginalnym stanie. To nie tylko zapewnia legalność i transparentność, ale także pomaga organom państwowym ograniczyć ilość przechowywanych dokumentów, ułatwić wyszukiwanie, a co najważniejsze: usprawnić aparat i zmniejszyć obciążenie urzędników w dziale kompleksowej obsługi.

Oprócz praktycznej skuteczności, model ten zmienia również świadomość po obu stronach – społeczeństwa i rządu. Ludzie, którzy kiedyś obawiali się uciążliwych procedur, teraz zaczynają ufać internetowym usługom publicznym i aktywnie z nich korzystać. Rząd, zamiast robić wszystko, przekazał część zadań kompetentnym i wyspecjalizowanym przedsiębiorstwom, koncentrując się tym samym na kontroli, kształtowaniu polityki i świadczeniu usług.

Zmień swoje podejście

Innowacja w stylu usługowym tego modelu nie polega jedynie na „przeniesieniu punktu składania dokumentów”, ale na zmianie całego podejścia do zarządzania państwem. Zamiast zmuszać ludzi do przychodzenia do rządu, rząd przychodzi do ludzi. Jest to żywy przejaw ducha „służby rządowej”, który premier Pham Minh Chinh wielokrotnie podkreślał.

Aby ten model naprawdę wszedł w życie, ważny jest nie tylko sam proces, ale także sposób jego wdrożenia od podstaw. Pracownicy punktów przyjęć to głównie urzędnicy pocztowi, którzy bezpośrednio „kontaktują się” z ludźmi. Muszą oni zostać przeszkoleni nie tylko w zakresie umiejętności zawodowych, ale także umiejętności słuchania i wyjaśniania, aby budować poczucie zaufania i życzliwości. Ponadto system informatyczny musi działać stabilnie, płynnie łącząc się między poziomami i sektorami. Nawet jedno luźne ogniwo może sprawić, że ludzie będą musieli czekać o wiele dłużej, co osłabi ich zaufanie do reformy.

Oczywiście, ludzkie nawyki również potrzebują czasu, aby się zmienić. Udawanie się na pocztę w celu załatwienia spraw administracyjnych zamiast do urzędu gminy czy okręgu wyborczego to nowość. Jeśli ludzie chcą śmiało korzystać z tej usługi, rząd i powiązane z nim jednostki muszą nadal konsekwentnie się komunikować, udzielać wskazówek i towarzyszyć. Gdy zaufanie zostanie w pełni zbudowane, administracja publiczna będzie naprawdę bliżej ludzi niż jakiekolwiek granice geograficzne.

Według pana Chu Quang Hao, dyrektora generalnego Vietnam Post Corporation, Hue jest jedną z miejscowości poważnie i systematycznie wdrażających ten model. „Jesteśmy zobowiązani do mobilizacji maksymalnych zasobów, zapewniając bezpieczeństwo sieci i danych. Sprawna koordynacja z władzami miasta Hue pomoże modelowi nie tylko być technicznie poprawnym, ale także spełniać wymogi społeczne” – powiedział pan Hao podczas marcowej ceremonii podpisania umowy między Ludowym Komitetem Miasta Hue a Vietnam Post Corporation.

Obecnie 39 prowincji i miast w całym kraju przekazało część swoich zadań administracji publicznej poczcie. Hue City to miejscowość, która opracowała model ścisłej współpracy poczty z agencjami państwowymi, nie tylko na poziomie miasta, ale także na poziomie gminy i okręgu – to zrównoważony krok w procesie prawdziwej transformacji cyfrowej.

Le Tho (huengaynay.vn)

Source: https://vnpost.vn/vi/hanh-chinh-cong/mot-cua-moi-cua-nguoi-dan-hue-doi-diem-nop-ho-so-doi-ca-tu-duy-quan-ly