Wczesna synchronizacja i modernizacja połączonego systemu danych o stanie cywilnym

Po ponad dwóch miesiącach funkcjonowania dwupoziomowego aparatu samorządowego, Centra Obsługi Administracji Publicznej na poziomie gmin i okręgów w prowincji Nghe An otrzymały i przetworzyły setki tysięcy dokumentów, z których znaczna część to procedury związane z obszarem stanu cywilnego. Jednak system zarządzania danymi o stanie cywilnym obsługiwany przez Ministerstwo Sprawiedliwości jest często wadliwy i nie jest zsynchronizowany, co stwarza wiele trudności zarówno dla urzędników, jak i mieszkańców.

System zarządzania danymi nie jest zsynchronizowany.

W większości gmin i okręgów prowincji Nghe An od początku lipca 2025 r. do chwili obecnej liczba dokumentów gwałtownie wzrosła, zwłaszcza procedur związanych z rejestracją urodzeń, rejestracją zgonów, wyciągami z aktów zgonu, małżeństwami i potwierdzaniem stanu cywilnego.

Rano 17 września w Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Nga My zebrała się duża liczba osób, które miały zająć się procedurami administracyjnymi. Wiele z nich czekało na swoją kolej, aby uzyskać pomoc, odebrać i rozwiązać swoje akty stanu cywilnego.

Pomimo wielu problemów, pani Le Thi Thanh Hai (specjalistka w Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Nga My) z entuzjazmem udzielała wskazówek dotyczących deklarowania informacji w oprogramowaniu elektronicznym. W przypadku brakujących informacji prosiła o ich uzupełnienie lub weryfikację. Pani Hai przyznała jednak, że proces konwersji danych stanu cywilnego i przetwarzania dużych załączników często napotykał błędy techniczne. „Gmina Nga My jest odległa, z trudnymi drogami, a mieszkańcy nie znają aplikacji informatycznych, więc korzystanie z oprogramowania elektronicznego jest bardzo trudne. W ciągu ostatnich trzech dni zawieszono w systemie ponad 10 rekordów związanych z rejestracją urodzeń i rozwodów, co zmusiło ludzi do kilkudniowego oczekiwania na dokończenie procedur. To bardzo trudne dla mieszkańców gmin górskich” – powiedziała pani Hai.

W większości gmin i okręgów prowincji Nghe An, od początku lipca 2025 roku do chwili obecnej, liczba aktów wzrosła; dotyczy to zwłaszcza procedur związanych z rejestracją urodzeń, rejestracją zgonów, odpisami aktów zgonu, małżeństwem i potwierdzeniem stanu cywilnego. Obecnie jednak problemem jest dostęp do danych i zarządzanie starymi aktami stanu cywilnego, które pozostały przed połączeniem jednostek administracyjnych. System danych o stanie cywilnym zarządzany przez Ministerstwo Sprawiedliwości jest często wadliwy i niesynchronizowany, co utrudnia lokalnym władzom obsługę procedur administracyjnych w zakresie stanu cywilnego.

Pan Lo Kham Kha, przewodniczący Ludowego Komitetu Gminy Nga My, przyznał, że w rzeczywistości praca urzędu stanu cywilnego w gminie napotyka trudności z powodu niedostatecznej liczby personelu i braku doświadczenia. Nowy system stanu cywilnego nie zsynchronizował wszystkich danych, więc niektóre czynności nadal muszą być wykonywane ręcznie; połączenie między Krajowym Portalem Służb Publicznych a systemem stanu cywilnego nadal zawiera błędy i nie jest zsynchronizowane.

Według pani Le Thi Huong, zastępcy dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Thien Nhan, dane dotyczące stanu cywilnego przesyłane do lokalnego kierownictwa zapewniają jedynie 80% gwarancji; 20% danych o stanie cywilnym jest nadal niekompletnych. Dlatego agencje i departamenty prowincji koordynują działania, aby kierować i wspierać lokalne władze w konfiguracji elektronicznych oświadczeń do podpisywania dokumentów stanu cywilnego w systemie informatycznym, a jednocześnie weryfikują je pod kątem dokładności i wygody.

Biorąc pod uwagę, że obecnie 80% procedur administracyjnych jest realizowanych na szczeblu gmin, prowincja Nghe An musi w pierwszej kolejności zadbać o utworzenie wystarczającej liczby stanowisk dla urzędników sądowych na szczeblu gminnym.

System elektronicznego systemu stanu cywilnego Ministerstwa Sprawiedliwości, powiązany z Ministerstwem Bezpieczeństwa Publicznego, wielokrotnie napotykał błędy połączenia i przerywał synchronizację danych z wojewódzkim systemem informacji o postępowaniu administracyjnym. W związku z tym urzędnicy sądowi ds. stanu cywilnego, którzy korzystają z tego systemu w celu wyszukiwania informacji i rozwiązywania procedur administracyjnych, często napotykają opóźnienia.

Pan Nguyen The Quan (dzielnica Truong Vinh) powiedział: „Urzędnicy sądowi udzielali entuzjastycznych instrukcji, procedura była jasna, a opłaty były publicznie dostępne. Jednak gdy miałem wypełnić deklarację urodzenia mojego dziecka, system nagle się zawiesił. Chociaż współczułem, konieczność długiego oczekiwania również wpłynęła na pracę ludzi”.

Inwestycja w synchroniczną infrastrukturę informatyczną

Mieszkańcy zgłaszają się do Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Nga My w prowincji Nghe An, aby załatwić procedury administracyjne i dokonać rejestracji gospodarstwa domowego.

Pan Dang Hoai Nam, zastępca dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Van An, zasugerował, aby odpowiednie szczeble i sektory pilnie dokonały przeglądu i naprawiły błędy w oprogramowaniu zintegrowanej bazy danych aktów stanu cywilnego, tak aby system obsługi administracyjnej na poziomie gminy mógł działać stabilnie i sprawnie obsługiwać wszystkie procedury dotyczące aktów stanu cywilnego. Ministerstwo Sprawiedliwości wkrótce wyda szczegółowe wytyczne dotyczące standardów dla urzędników sądowych na poziomie gminy zgodnie z nowym modelem rządzenia. Stanowi to istotną podstawę do rekrutacji, organizacji i szkolenia zespołu wykwalifikowanych urzędników sądowych, aby sprostać coraz wyższym wymaganiom w zakresie zarządzania administracyjnego.

Według pana Nguyena Van Thonga, wiceprzewodniczącego Komitetu Ludowego Gminy Nghi Loc, agencje tworzące oprogramowanie interoperacyjne stale je ulepszają i modernizują; jednocześnie w pełni zapewniają sprzęt dla zespołu urzędników, aby mogli oni realizować procedury interoperacyjnych usług publicznych, w szczególności skanery i komputery, aby sprawnie wykonywać swoje zadania. Jednostki wspierają tworzenie kont w Krajowym Portalu Usług Publicznych, pomagają obywatelom w składaniu interoperacyjnych dokumentów, aby zmniejszyć obciążenie pracą urzędników ds. wymiaru sprawiedliwości i stanu cywilnego, oraz zapewniają, że składane przez nich dokumenty są od samego początku kompletne i ważne.

W oparciu o powyższe praktyki wiele miejscowości w Nghe An zaleciło Ministerstwu Sprawiedliwości opracowanie rozwiązań mających na celu uzupełnienie i rozwinięcie zespołu urzędników ds. wymiaru sprawiedliwości i stanu cywilnego, zapewnienie wystarczających zasobów podstawowych, udoskonalenie oprogramowania do spraw stanu cywilnego, synchroniczne połączenie z Krajową Bazą Danych Ludności, rozszerzenie specjalistycznych szkoleń, w szczególności na procedury z udziałem elementów zagranicznych, rozszerzając je na urzędników na szczeblu gminnym.

Ponieważ 80% obecnych procedur administracyjnych jest realizowanych na poziomie gmin, prowincja Nghe An musi priorytetowo potraktować zapewnienie wystarczającej liczby stanowisk dla urzędników sądowych gmin, inwestowanie w infrastrukturę informatyczną, zakup wystarczającej ilości sprzętu, pojazdów i maszyn, aby sprostać wymaganiom wykonywania zadań zawodowych, a także zastosowanie sztucznej inteligencji do automatyzacji powtarzalnych procedur, co pozwoli zmniejszyć obciążenie personelu. Departament Nauki i Technologii promuje szkolenia bezpośrednie i online, aby pomóc lokalnym władzom zrozumieć ten proces, przyczyniając się do poprawy skuteczności reform administracyjnych i transformacji cyfrowej.

W obliczu powyższej sytuacji, Ludowy Komitet Prowincji Nghe An analizuje i rozwiązuje problemy gmin i okręgów. Prowincja kontynuuje inwestycje w synchroniczny system informatyczny, szczególnie dla publicznych ośrodków administracyjnych w gminach i okręgach, aby zapewnić sprawną realizację zadań.

Source: https://baotintuc.vn/thoi-su/som-dong-bo-va-nang-cap-he-thong-ket-noi-du-lieu-ho-tich-lien-thong-20250917122458000.htm