Podczas dokonywania ustaleń należy ściśle przestrzegać zapisów i dokumentów.

Zgodnie z zarządzeniem Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego, w trakcie wdrażania układu i reorganizacji, agencje i jednostki muszą zamknąć archiwa przed przekazaniem akt i dokumentów nowej jednostce. Dokumenty o trwałej wartości konserwatorskiej należy przekazać do Centrum Archiwów Historycznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w ciągu 45 dni od daty decyzji o układzie. Przekazanie akt i dokumentów musi być zgodne z instrukcjami zawartymi w Okólniku nr 16/2014/TT-BNV Ministerstwa Spraw Wewnętrznych .

Wymiana usług archiwalnych w okręgu Hung Thanh, mieście Tuyen Quang .

W przypadku dokumentów podlegających archiwizacji agencji, stara jednostka jest odpowiedzialna za przekazanie ich nowej jednostce, która przejmuje siedzibę główną, w celu dalszego zarządzania. W przypadku gdy nowa jednostka nie przejmie starej siedziby głównej, zarządzanie dokumentacją będzie realizowane przez jednostkę przyjmującą, z większością funkcji i zadań. Akta i dokumenty w momencie przekazania muszą zawierać wszystkie wymagane elementy i treść.

W szczególności akta i dokumenty związane z prowadzonymi pracami, w tym akta papierowe i elektroniczne, zostaną przekazane bezpośrednio do nowej jednostki w celu dalszego przetwarzania. Prowincjonalny Komitet Ludowy zlecił firmie Tuyen Quang Telecommunications koordynację z odpowiednimi agencjami w celu przesyłania danych elektronicznych do jednostki odbiorczej, zapewniając nieprzerwany proces przechowywania i eksploatacji.

Departament Spraw Wewnętrznych jest odpowiedzialny za monitorowanie i egzekwowanie wdrażania systemu zarządzania dokumentacją i dokumentami zgodnie z obowiązującymi przepisami. Departament Informacji i Komunikacji wspiera agencje i jednostki w zakresie wykorzystywania danych tekstowych i dokumentów archiwalnych po reorganizacji aparatu, a jednocześnie wspiera terminową konwersję danych z dokumentacji elektronicznej.

Kierownicy departamentów, oddziałów i jednostek muszą poważnie podchodzić do realizacji tego celu, aby zapewnić ciągłość i przejrzystość zarządzania dokumentacją, co przyczyni się do zwiększenia efektywności działania aparatu administracyjnego po jego reorganizacji i przekształceniu.

Source: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html