Funkcjonowanie dwupoziomowego samorządu – część 1: Skrócenie czasu dla ludzi, zwiększenie presji na urzędników

Po czterech miesiącach funkcjonowania dwupoziomowego modelu samorządu lokalnego, okręgi, gminy i strefy specjalne w Ho Chi Minh City stopniowo ustabilizowały swoje struktury, zapewniając sprawną obsługę mieszkańców. Chociaż nadal istnieje wiele wyzwań kadrowych, infrastrukturalnych i proceduralnych, idea „gdzie trudno, tam rozwiązanie” staje się siłą napędową władz miasta, które proaktywnie usuwają przeszkody, przyspieszają reformy administracyjne i pomagają rządowi zbliżyć się do mieszkańców.

Centra administracji publicznej w Ho Chi Minh działają „na pełnych obrotach”, aby wspierać obywateli w wypełnianiu procedur administracyjnych.

Lekcja 1: Skrócenie czasu pracy ludzi, zwiększenie presji na urzędników

Dwupoziomowy samorząd lokalny w Ho Chi Minh City stopniowo staje się coraz skuteczniejszy, ponieważ mieszkańcy oszczędzają mnóstwo czasu, a procedury administracyjne są rozwiązywane szybciej i bardziej przejrzyście niż wcześniej. W związku z tym rząd wykorzystuje zadowolenie mieszkańców jako miernik działań w służbie publicznej, stopniowo zmniejszając dystans między rządem a obywatelami, budując zaufanie i konsensus wśród obywateli podczas wdrażania.

Reaguj szybko, ale nie dostosowuj się wystarczająco szybko

Okręg Di An liczy prawie 230 000 mieszkańców, więc liczba osób przychodzących codziennie w celu załatwienia procedur administracyjnych (TTHC) jest zawsze duża. Jednak proces przebiega sprawnie, a wolontariusze udzielają wskazówek, a personel z entuzjazmem objaśnia. Pan Tran Thanh Phuong, który przyjechał zarejestrować się na pobyt czasowy, powiedział: „Myślałem, że będę musiał długo czekać z powodu dużej liczby dokumentów, ale zajęło mi to tylko ponad 10 minut. Personel wyjaśnił wszystko jasno, a sprzęt pomocniczy był bardzo wygodny”.

W okręgu Lai Thieu, aby terminowo realizować procedury administracyjne, urzędnicy pracują w soboty i niedziele. Pani Nguyen Mai Hoa, przychodząc do okręgu, aby poświadczyć dokumenty, powiedziała: „Kiedy przychodzimy do załatwiania spraw administracyjnych, musimy pobrać numerek z kolejki tuż przy bramce wejściowej, a następnie personel poprowadzi nas do logowania się do Portalu Usług Publicznych Online i rozpocznie deklarowanie wymaganych treści. Uważam, że podejście personelu okręgu jest bardzo otwarte, a wyszukiwarka jest również szybka. Wystarczy, że wykonam kilka operacji, a informacje zostaną przetworzone i wysłane na mój adres e-mail i numer telefonu”.

Wszystkie procedury administracji publicznej zostały umieszczone w Krajowym Portalu Usług Publicznych, dlatego też wymagane jest, aby osoby wykonywały powyższe operacje za pośrednictwem aplikacji, smartfonów, komputerów... Stwarza to trudności osobom starszym i osobom o ograniczonym dostępie do technologii.

Jednak oprócz tej wygody, wiele osób, zwłaszcza starszych, napotyka trudności. Pan Nguyen Van Loi (68 lat) z okręgu Binh Duong powiedział: „Funkcjonariusz kazał mi pobrać aplikację VNeID i wejść na stronę Online Public Service, aby złożyć deklarację, ale nie znam się na obsłudze smartfona. Musiałem wtedy zwrócić się o pomoc do członków Związku Młodzieży w okręgu. Bez ich pomocy prawdopodobnie nie byłbym w stanie wypełnić deklaracji ani pobrać aplikacji…”.

Jednocześnie niektórzy zwracali uwagę na niecierpliwość niektórych urzędników podczas prowadzenia procedur w systemie usług publicznych. Pani Tran Thi Minh Hanh z okręgu Phuoc Long powiedziała: „Kiedy pierwszy raz składałam deklarację przez telefon, działałam powoli, a urzędnicy wydawali się poirytowani. Chociaż były to tylko pojedyncze przypadki, czuliśmy presję podczas procedur administracyjnych. Nie wspominając już o tym, że urzędnicy wręczali ludziom kartki z prośbą o przeczytanie instrukcji dotyczących deklaracji, nie wyjaśniając im jasno, jak to zrobić”.

Pan Nguyen Van Minh, kierownik Centrum Administracji Publicznej w Ho Chi Minh, powiedział: „Po czterech miesiącach wdrażania dwupoziomowego rządu wyraźnie widzimy jego skuteczność dla obywateli: dokumenty są przetwarzane szybciej, technologia cyfrowa pomaga skrócić czas oczekiwania. Ludzie reagowali pozytywnie, wielu było zadowolonych, gdy procedury, które kiedyś trwały godzinami, teraz zajmują zaledwie kilkadziesiąt minut. Jednak obraz nie jest tak kolorowy. W rzeczywistości są też osoby starsze i osoby rzadko korzystające z technologii, które czują się zdezorientowane, wykonując operacje online. W niektórych przypadkach urzędnicy nie są cierpliwi, wydając polecenia, co wywołuje u ludzi niepokój. Wymaga to od nas wprowadzenia korekt, od przekwalifikowania umiejętności komunikacyjnych po utworzenie Związku Młodzieży, który będzie wspierał osoby pokrzywdzone. Ostatecznym celem dwupoziomowego rządu jest to, aby nikt nie został pominięty w procesie reformy administracyjnej, tak aby wszyscy byli obsługiwani na równi i w przyjazny sposób”.

Urzędnicy... przeciążeni pracą

Niewątpliwie dwupoziomowy aparat administracyjny w Ho Chi Minh City przyniósł wiele znaczących usprawnień. Jednak wiąże się to z rosnącą presją na personel. Pani Tran Thi Thanh Thuy, przewodnicząca Komitetu Ludowego okręgu Di An, powiedziała: „Przy rekordowo dużej liczbie mieszkańców , zaledwie 17 osób bezpośrednio zajmujących się procedurami administracyjnymi to za mało. Dlatego okręg rekomenduje miastu zwiększenie zasobów ludzkich i wyposażenia w celu zmniejszenia obciążenia pracą”.

Podobnie, pan Nguyen Mai Trung, szef biura Komitetu Ludowego Dzielnicy Phu Dinh, powiedział: „W ciągu miesiąca dzielnica przetworzyła ponad 3000 akt. Obszar jest duży, dlatego musimy otworzyć więcej punktów odbioru w Xom Cui i dawnej Dzielnicy 16. Ta metoda jest wygodna dla mieszkańców, ale jednocześnie wywiera większą presję na kadrę zarządzającą”.

Władze lokalne wdrażają model „Wirtualnego asystenta”, aby wspierać ludzi w wykonywaniu publicznych usług administracyjnych.

Pan Pham Thanh Nhan, zastępca dyrektora Departamentu Spraw Wewnętrznych miasta Ho Chi Minh, powiedział, że miasto Ho Chi Minh stoi obecnie przed wspólnym wyzwaniem: liczba urzędników państwowych nie jest duża, a obciążenie pracą jest coraz większe i bardziej zróżnicowane. Według statystyk, każdy urzędnik państwowy odpowiada średnio za 4-9 grup zadań o wielu szczegółowych i złożonych treściach. Może to łatwo prowadzić do przeciążenia, wpływając na jakość i postęp prac. Z drugiej strony, miasto ukończyło już aparaturę, zorganizowało personel i uruchomiło Centrum Administracji Publicznej na szczeblu gminy, ale aby model ten był naprawdę skuteczny, konieczne jest zwiększenie liczby personelu, usprawnienie procesów i promowanie stosowania technologii cyfrowych w celu zmniejszenia presji.

„Po czterech miesiącach wdrażania wyraźnie dostrzegamy zarówno zalety, jak i trudności. Ważne jest, aby nadal usuwać przeszkody na poziomie lokalnym, konsekwentnie dostosowując się do zmian, aby zmierzać w kierunku prawdziwie służebnego, nowoczesnego i bliskiego obywatelom rządu” – powiedział Pham Thanh Nhan.

Oprócz presji papierkowej, urzędnicy na szczeblu gminy muszą regularnie podróżować do Komitetu Ludowego Ho Chi Minh City na spotkania, raporty i szkolenia. Urzędnik z dzielnicy Thu Duc powiedział: „Co tydzień muszę jeździć do centrum miasta co najmniej dwa razy. Czasami, po porannym spotkaniu, muszę wracać do dzielnicy po południu, aby załatwić formalności. Podróż w obie strony zajmuje wiele godzin. Chociaż jestem bardzo zmęczony, nie śmiem pozwolić, aby dokumenty administracyjne ludzi się spóźniały”.

Podobnie, pani NTM, funkcjonariuszka sądowa w gminie Can Gio, powiedziała: „Za każdym razem, gdy jedziemy na spotkanie w centrum Ho Chi Minh, podróż zajmuje nam pół dnia. Mimo to staramy się wrócić tego samego dnia, aby sprawnie zająć się aktami ludzi”.

Członkowie młodzieżowego związku okręgu Tan Hung pomagają osobom starszym w uzyskaniu numerów i przekazywaniu informacji dotyczących spraw publicznych bezpośrednio na terenie okręgu.

Omawiając skuteczność wdrażania dwupoziomowego rządu, pan Ho Van Thang, wykładowca polityki publicznej w Ho Chi Minh, stwierdził, że trudności, z jakimi borykają się urzędnicy lokalni, wyraźnie odzwierciedlają podwójną presję: konieczność wykonywania zadań na szczeblu lokalnym oraz częste podróże do miasta na spotkania, szkolenia i raportowanie. To problem, który Ho Chi Minh musi rozważyć, wprowadzając bardziej fundamentalne rozwiązania, takie jak: zwiększenie liczby spotkań online i stworzenie cyfrowego systemu raportowania w celu skrócenia czasu podróży urzędników.

„Jeśli uda nam się ograniczyć potrzebę podróżowania, lokalni urzędnicy będą mieli więcej czasu na skupienie się na swojej pracy, a jednocześnie zmniejszą presję psychologiczną i zdrowotną. To pomoże poprawić jakość usług świadczonych mieszkańcom już na poziomie lokalnym” – powiedział Ho Van Thang.

Według pana Ho Van Thana, na tym kolorowym zdjęciu, duch „gdzie trudno, tam rozwiązanie” przy wdrażaniu dwupoziomowego rządu rozprzestrzenił się na każdą dzielnicę i gminę w Ho Chi Minh. Wdrożono wiele kreatywnych modeli, takich jak: otwarcie większej liczby punktów przyjmowania dokumentów, zorganizowanie wsparcia dla osób starszych w wypełnianiu dokumentów przez członków Związku Młodzieży, czy organizowanie „porannej kawy z ludźmi”, aby wysłuchać opinii…

Te wysiłki wyraźnie świadczą o determinacji władz Ho Chi Minh w budowaniu aparatu administracyjnego bliższego ludziom i bardziej przyjaznego. Choć wciąż istnieje wiele problemów, to właśnie poprzez słuchanie, rejestrowanie i przezwyciężanie najmniejszych niedociągnięć Ho Chi Minh stopniowo buduje trwałe zaufanie wśród ludzi.

Według Komitetu Ludowego Ho Chi Minh City, miasto Ho Chi Minh stawia sobie cel ilościowy na rok 2025: efektywne i kompleksowe utrzymanie i świadczenie 25 zintegrowanych usług publicznych online w Narodowym Portalu Usług Publicznych, służących obywatelom i przedsiębiorstwom. Zapewnienie 982 usług publicznych online, ze średnią liczbą rekordów każdej usługi publicznej generującą co najmniej 1000 rekordów rocznie, oraz spełnienie wymogów dostarczania w 100% wyników elektronicznych i ponownego wykorzystywania informacji, danych...

Lekcja 2: Uczynienie skutecznej służby ludziom najwyższym celem

Source: https://baotintuc.vn/phong-su-dieu-tra/van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-bai-1-giam-thoi-gian-cho-nguoi-dan-tang-ap-luc-cho-can-bo-20251010170348641.htm