Mudança de endereço: o que as empresas precisam fazer para não cometer erros

A partir de 1º de julho, a conversão de limites administrativos em 2 níveis representa uma grande quantidade de trabalho, exigindo preparação cuidadosa das empresas para evitar riscos e interrupções do sistema na operação.

A mudança de endereços administrativos terá um grande impacto nas operações de agências, organizações e empresas - Foto ilustrativa: HP

A partir de 1º de julho, a conversão de limites administrativos de 3 níveis para 2 níveis criará uma enorme quantidade de trabalho para todas as partes relevantes, desde agências de gestão estaduais, autoridades locais até empresas, especialmente sistemas técnicos e serviços que usam mapas e endereços.

Este processo requer preparação cuidadosa para evitar riscos, erros e interrupções operacionais.

Identifique 6 desafios

De acordo com o Sr. On Nhu Binh, cofundador e CEO da EMDDI Joint Stock Company (uma plataforma de transporte para empresas como Xanh SM, Taxi Group, Lado, etc.), a mudança de endereços administrativos criará impactos significativos nas operações de muitas empresas.

Em particular, setores como comércio eletrônico, transporte (incluindo táxis, serviços de transporte por aplicativo, entregas, logística) e imobiliário serão bastante afetados.

Enquanto isso, empresas de outros setores, especialmente aquelas que usam software de gestão no nível de bairro/comuna, precisarão de mais tempo para implementar essas mudanças de forma sincronizada.

O Sr. Binh prevê que, durante o processo de transformação, as organizações enfrentarão seis grandes grupos de desafios.

Em primeiro lugar, a carga de trabalho é grande e há risco de erros e penalidades. É importante distinguir entre "usar endereços em operações diárias" e "exigir conversão e armazenamento de endereços de acordo com novas unidades administrativas".

Sem um plano específico e antecipação de situações emergentes, as organizações ficam propensas a interrupções do sistema, erros e possíveis penalidades de acordo com as regulamentações.

Em segundo lugar, o risco de usar APIs de mapas de terceiros. Atualmente, muitos provedores de APIs de mapas ainda não confirmaram sua capacidade de oferecer suporte completo a novos endereços administrativos. Alguns já iniciaram um projeto piloto, mas a precisão ainda não foi confirmada.

Portanto, os aplicativos que usam APIs de mapas de terceiros precisam antecipar riscos caso o endereço esteja incorreto.

Terceiro, é difícil para os usuários identificarem os endereços equivalentes entre o antigo e o novo. A conversão pode causar confusão. Por exemplo, o Sr. Binh deu um exemplo: Anteriormente, era fácil distinguir "5 Quang Trung (Hoan Kiem)" de "5 Quang Trung (Ha Dong)", mas no sistema de endereços de dois níveis, a falta de informações sobre os distritos pode facilmente causar confusão na comunicação, entrega e deslocamento.

Em quarto lugar, padronize os dados de endereço. A conversão só é eficaz quando os dados de entrada são padronizados. Se os endereços forem inseridos aleatoriamente, não em um formato padrão ou forem escritos à mão de forma inconsistente, o processo de processamento e conversão se torna complicado e custoso.

Quinto, a exigência de faturas de acordo com o novo endereço. A regulamentação atual exige que as faturas sejam emitidas de acordo com o novo endereço administrativo. Entretanto, alguns sistemas operacionais ainda podem usar o endereço antigo. Portanto, as empresas precisam revisar, atualizar as informações e trabalhar com as autoridades fiscais para obter instruções específicas a fim de evitar erros na declaração e na emissão de faturas.

Em sexto lugar, custos ocultos durante a transição. Desde a atualização de sistemas de software, ajustes de APIs, modificações de sinalização, reimpressão de faturas e contratos... tudo isso gera custos. Esses custos podem ser significativos, especialmente para empresas com grandes operações ou muitos pontos de contato de dados de endereços.

Armazene endereços antigos e novos em paralelo

Para minimizar os custos dos riscos mencionados, o Sr. Binh sugeriu algumas soluções que as organizações podem consultar. Primeiramente, é necessário planejar a conversão de dados de forma controlada, incluindo etapas de verificação, comparação e teste antes da implementação oficial.

Armazenar os endereços antigo e novo simultaneamente no início também é uma forma de garantir operações ininterruptas. Além disso, os sistemas devem suportar a exibição de ambos os formatos de endereço ou, pelo menos, oferecer aos usuários a opção de saber o novo endereço correspondente.

Isso ajudará os usuários a se acostumarem gradualmente ao novo endereço e evitará confusões. Em particular, a atualização de faturas para o novo endereço exige uma coordenação estreita com as autoridades fiscais para garantir o cumprimento das normas e evitar riscos legais.

Por fim, o Sr. Binh disse que, atualmente, se o Governo puder promover a padronização e a implementação síncrona de códigos postais (CEP) para endereços administrativos de 2 níveis, esta será uma solução fundamental ideal.

Isso não só ajuda a sincronizar os sistemas entre as partes (mapas, transporte, administração e comércio), mas também economiza muitos recursos no futuro, caso haja outras alterações.

HONG PHUC

Fonte: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm