Semnături digitale și mărci temporale: Fundația pentru notarizarea electronică securizată

Transformarea digitală are loc cu forță în toate domeniile, de la managementul statului până la viața civilă. Activitățile de notarizare - care sunt strâns asociate cu tranzacțiile juridice de mare valoare - nu fac excepție de la această tendință. Odată cu intrarea în vigoare a Legii privind tranzacțiile electronice din 2023 la 1 iulie 2024 și a Legii privind notarizarea din 2024 la 1 iulie 2025, notarizarea electronică devine oficial un nou pas înainte în reforma procedurii administrative.

Vorbitorii au discutat la atelierul „Rolul semnăturilor digitale și al serviciilor de încredere în notarizarea electronică”, 19 septembrie 2025.

Una dintre cele mai importante caracteristici ale noului sistem juridic sunt prevederile specifice privind utilizarea semnăturilor digitale și a mărcilor temporale în procesul de notarizare electronică – doi factori considerați „cheie” pentru asigurarea siguranței, transparenței și valorii juridice a tranzacțiilor în mediul digital.

Soluții pentru depășirea situației de falsificare și a litigiilor în tranzacțiile notariale

Notarizarea este o activitate juridică specială care necesită un nivel ridicat de securitate și autentificare. Articolul 3, clauza 1, din Legea privind notarizarea afirmă: „O tranzacție care trebuie autentificată notarial este o tranzacție importantă care necesită un nivel ridicat de securitate juridică și este prevăzută de lege sau de legea desemnată de Guvern pentru a fi autentificată notarial.”

De fapt, de-a lungul anilor, activitățile de notarizare au prezentat încă numeroase riscuri. Situația falsificării documentelor, a falsificării semnăturilor persoanelor care solicită notarizarea, chiar și a falsificării notarilor sau a sigiliilor notariale s-a desfășurat într-un mod complex și sofisticat. Aceste acte nu numai că cauzează daune mari oamenilor, dar reduc și încrederea în sistemul juridic. În plus, o altă problemă frecventă o reprezintă disputele legate de data intrării în vigoare a documentelor notariate - un factor cheie în determinarea drepturilor, obligațiilor și validității tranzacțiilor.

Confruntat cu această situație, Ministerul Justiției a luat numeroase măsuri corective. În octombrie 2023, Departamentul de Asistență Judiciară a emis Deplasamentul Oficial nr. 1459/BTTP-CC, TPL, prin care solicita aplicarea strictă a reglementărilor privind notarizarea, îmbunătățind în același timp abilitățile de identificare a contrafacerilor și a comportamentelor frauduloase. Cu toate acestea, în contextul dezvoltării puternice a tranzacțiilor electronice, soluțiile manuale nu mai sunt suficiente. Este nevoie de instrumente tehnologice care să asigure autenticitatea, transparența și nerepudierea - și acesta este rolul semnăturilor digitale și al mărcilor temporale în notarizarea electronică.

Semnătura digitală – „Semnătura scrisă de mână” în spațiul digital

Conform Legii privind tranzacțiile electronice din 2023, o semnătură digitală este o formă de semnătură electronică care utilizează un algoritm cu cheie asimetrică, inclusiv o cheie secretă pentru semnare și o cheie publică pentru verificare. O semnătură digitală asigură trei factori: autenticitatea (cine este cu adevărat semnatarul), integritatea (datele nu sunt modificate după semnare) și nerepudierea (semnatarul nu poate nega că a semnat).

Atelier despre rolul semnăturilor digitale și al serviciilor de încredere cu notarizare electronică

Legea confirmă, de asemenea, că semnăturile digitale au aceeași valoare juridică ca semnăturile olografe în tranzacțiile electronice. Acesta este un pas important înainte pentru a ajuta documentele, contractele și tranzacțiile electronice - inclusiv notarizarea electronică - să fie recunoscute legal și să aibă aceeași valoare ca documentele tradiționale.

În domeniul notarizării electronice, Decretul 104/2025/ND-CP stipulează în mod clar utilizarea semnăturilor digitale publice. Acesta este un tip de semnătură digitală garantată de un certificat digital emis de o organizație care furnizează servicii de certificare a semnăturilor digitale publice. Cu alte cuvinte, identitatea semnatarului digital este verificată prin intermediul unei terțe părți de încredere, ceea ce ajută la asigurarea faptului că semnatarul este real și că semnătura este validă.

În special, serviciile publice de certificare a semnăturilor digitale și serviciile de marcare temporală sunt clasificate drept servicii de încredere – sectoare de investiții economice condiționate, licențiate de Ministerul Științei și Tehnologiei . Prin urmare, autentificarea semnăturii digitale și a mărcii temporale nu este doar tehnică, ci are și o bază juridică solidă.

Aplicate în notarizarea electronică, semnăturile digitale publice ajută la prevenirea riscului de falsificare notarială, de falsificare a documentelor de către organizațiile notariale și, în același timp, autentifică absolut subiectul semnatarului. Fiecare tranzacție poate fi urmărită și verificată pentru integritate, asigurându-se că „ceea ce este semnat este real, ceea ce este semnat este valid”.

Marcaj temporal – Garantează data intrării în vigoare a documentului

Dacă semnătura digitală ajută la determinarea „cine este semnatarul”, marca temporală ajută la determinarea „când a avut loc semnarea”. Acesta este unul dintre factorii importanți în soluționarea disputelor privind validitatea documentelor electronice notariate.

Conform noilor reglementări, o marcă temporală este atașată mesajului de date în momentul semnării digitale, creând o dovadă tehnică a momentului semnării. Marca temporală, emisă de un furnizor de servicii de încredere, are aceeași valoare juridică ca și cea a unui notar care confirmă ora semnării pe un document pe hârtie.

Legea notarizării din 2024 și Decretul 104/2025/ND-CP stipulează clar: Documentele notariale electronice intră în vigoare din momentul semnării cu semnătura digitală a notarului și a organizației notariale. Semnăturile digitale care utilizează servicii de marcare temporală sunt o condiție obligatorie pentru furnizarea serviciilor de notarizare electronică. Participanții la tranzacțiile de notarizare electronică trebuie să utilizeze semnături digitale publice recunoscute în Vietnam.

În plus, semnăturile digitale și mărcile temporale sunt utilizate pe tot parcursul procesului de notarizare electronică – de la creare, corectarea erorilor tehnice, semnare și confirmare până la arhivarea documentelor. Atunci când documentele notariale pe hârtie sunt transferate în spațiul de stocare electronic, organizația notarială trebuie să semneze digital pentru a confirma conținutul corect înainte de stocare, asigurând integritatea și needitabilitatea.

Astfel, din momentul în care documentul notarial este creat și până când este stocat, fiecare operațiune este protejată de un dublu strat de autentificare – semnătură digitală și marcaj temporal pentru a ajuta la prevenirea falsificării, fraudei și a litigiilor.

Un mare pas înainte în digitalizarea activităților notariale

Adăugarea de prevederi privind semnăturile digitale și mărcile temporale în noua Lege Notarială nu numai că își propune să abordeze riscurile existente, ci și deschide calea pentru un sistem electronic cuprinzător de notarizare în viitor.

Pentru organizațiile notariale, aceasta este o oportunitate de a-și converti modelul operațional într-un mediu digital, economisind timp, costuri și resurse umane. Pentru persoane fizice și companii, notarizarea electronică ajută la scurtarea procesului, poate efectua tranzacții de la distanță și minimizează riscul de pierdere sau falsificare a documentelor.

Mai important, noile reglementări contribuie și la construirea încrederii în întregul ecosistem al comerțului electronic, promovând o dezvoltare mai puternică a comerțului electronic, a finanțelor digitale și a domeniilor conexe.

Din perspectiva managementului statului, utilizarea semnăturilor digitale și a mărcilor temporale ajută autoritățile să monitorizeze, să recupereze, să stocheze și să compare cu ușurință informațiile, creând în același timp o bază juridică solidă pentru formarea unei baze de date notariale naționale.

Notarizarea electronică este un pas inevitabil în procesul național de transformare digitală. Reglementările clare privind utilizarea semnăturilor digitale și a mărcilor temporale din Legea notarizării și documentele sale de implementare nu au doar o semnificație tehnică, ci demonstrează și angajamentul statului de a asigura siguranța, transparența și corectitudinea tuturor tranzacțiilor din mediul digital.

Se poate spune că semnăturile digitale și ștampilele temporale sunt „sigiliile digitale” pentru fiecare document electronic notarial, afirmând atât valoarea juridică, cât și protejând drepturile persoanelor și organizațiilor. Aceasta nu este doar o inovație în tehnicile de notarizare, ci și un pas înainte în gândirea juridică, aducând notarizarea vietnameză mai aproape de standardele internaționale din era digitală.

Centrul pentru Comunicare în Știință și Tehnologie

Sursă: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm