Modificări și completări la anumite regulamente privind autentificarea.

(Chinhphu.vn) - Prin Decretul Guvernamental nr. 280/2025/ND-CP din 27 octombrie 2025 au fost emise mai multe reglementări noi privind autentificarea.

Decretul nr. 280/2025/ND-CP modifică și completează o serie de regulamente privind autentificarea.

Guvernul a emis Decretul nr. 280/2025/ND-CP din 27 octombrie 2025, prin care a modificat și completat o serie de articole din Decretul nr. 23/2015/ND-CP. Privind emiterea de copii de pe documentele originale, certificarea copiilor de pe documentele originale și autentificare. Semnăturile și autentificarea contractelor și tranzacțiilor, cu modificările ulterioare. Completat prin Decretul nr. 07/2025/ND-CP.

Conform noilor reglementări din Decretul nr. 280/2025/ND-CP, certificarea unei copii de pe original înseamnă că o agenție, organizație sau persoană cu autoritate așa cum este prevăzută în prezentul decret, pe baza documentului original, certifică faptul că respectiva copie este conformă cu originalul.

Autentificarea semnăturii este procesul prin care o agenție, organizație sau persoană autorizată, așa cum este prevăzut în prezentul decret, certifică faptul că semnătura de pe un document sau hârtie este semnătura persoanei care solicită autentificarea.

Autentificarea tranzacțiilor este actul unei persoane autorizate, așa cum este prevăzut în prezentul decret, de a certifica momentul și locul încheierii unei tranzacții civile, capacitatea juridică, voința voluntară, semnătura sau amprenta digitală a părților participante la tranzacția civilă.

Extinderea domeniului de aplicare al entităților autorizate să efectueze autentificarea.

În special, Decretul nr. 280/2025/ND-CP a modificat și completat clauza 9 a articolului 2 din Decretul 23/2015/ND-CP, extinzând domeniul de aplicare al entităților autorizate să efectueze autentificarea.

Mai exact, persoanele autorizate să efectueze autentificarea sunt președintele Comitetului Popular al comunei, secției sau regiunii administrative speciale (Comitetul Popular la nivel de comună); persoanele autorizate sau desemnate să îndeplinească atribuții de autentificare conform prescripțiilor; notarii birourilor notariale sau firmelor notariale (organizații de practică notarială); funcționarii diplomatici și consulari ai misiunilor diplomatice, misiunilor consulare și altor agenții autorizate să îndeplinească funcții consulare ale Vietnamului în străinătate (agenții de reprezentare).

Astfel, comparativ cu vechile reglementări, Decretul nr. 280/2025/ND-CP extinde domeniul de aplicare al celor autorizați să efectueze autentificarea pentru a include persoanele care sunt autorizate sau desemnate să îndeplinească sarcini de autentificare conform prescripțiilor.

Modificarea reglementărilor privind autoritatea și responsabilitatea pentru autentificare.

Decretul nr. 280/2025/ND-CP modifică și completează, de asemenea, reglementările privind autoritatea și responsabilitatea pentru autentificare, definind clar responsabilitățile fiecărei categorii de persoane care efectuează autentificarea. Mai exact:

1. Președintele Comitetului Popular la nivel de comună are autoritatea și responsabilitatea de a:

a) Copii autentificate de pe documente și documente originale emise sau certificate de agenții și organizații competente din Vietnam; agenții și organizații competente din țări străine; sau agenții și organizații competente din Vietnam, în colaborare cu agenții și organizații competente din țări străine;

b) Autentificarea semnăturilor de pe documente și lucrări;

c) Autentificarea semnăturii traducătorului pe documentele și textele traduse dintr-o limbă străină în vietnameză și din vietnameză într-o limbă străină;

d) Autentificarea tranzacțiilor care implică bunuri mobile;

d) Autentificarea tranzacțiilor legate de drepturile de utilizare a terenurilor, conform prevederilor legislației funciare;

e) Autentificarea tranzacțiilor imobiliare în conformitate cu legislația privind locuințele;

g) Autentificarea unui testament;

h) Autentificarea unui document de respingere a unei moșteniri;

i) Autentificarea documentelor de partajare a proprietății moștenite, așa cum este prevăzut la punctele d, e și f de mai sus.

2. Președintele Comitetului Popular la nivel de comună dirijează și organizează implementarea activităților de autentificare în zonă.

Delegarea și atribuirea sarcinilor legate de autentificare, așa cum sunt stipulate în Clauza 1, precum și semnarea și utilizarea sigiliilor la efectuarea autentificării, se vor realiza în conformitate cu legile privind organizarea administrației publice locale, legile privind organizarea agențiilor specializate pe lângă Comitetul Popular la nivel de comună și alte legi relevante.

3. Agenția reprezentativă are autoritatea și responsabilitatea de a certifica aspectele prevăzute la punctele a, b și c ale clauzei 1. Funcționarii diplomatici și consulari semnează certificarea și aplică sigiliul agenției reprezentative.

4. Notarii au autoritatea și responsabilitatea de a certifica aspectele prevăzute la punctele a, b și c ale clauzei 1, de a semna certificarea și de a aplica sigiliul organizației notariale.

5. Autentificarea nu depinde de domiciliul persoanei care solicită autentificarea în următoarele cazuri:

a) Autentificarea copiilor de pe documentele originale, autentificarea semnăturilor;

b) Autentificarea tranzacțiilor care implică bunuri mobile;

c) Autentificarea testamentelor, autentificarea documentelor de respingere a moștenirii;

d) Autentificarea documentelor de procură referitoare la exercitarea drepturilor de utilizare a terenurilor și a locuințelor;

d) Autentificarea modificării, completării sau anulării tranzacțiilor, așa cum sunt prevăzute la punctele b, c și d din prezenta secțiune.

6. Autentificarea tranzacțiilor privind drepturile de folosință asupra terenurilor se efectuează la Comitetul Popular al comunei în care se află terenul, iar autentificarea tranzacțiilor locative se efectuează la Comitetul Popular al comunei în care se află locuința, cu excepția cazurilor specificate la punctul 5.

Solicitanților de autentificare nu li se permite să solicite originale sau fotocopii ale documentelor deja integrate în VNeID.

În același timp, Decretul nr. 280/2025/ND-CP completează și reglementările privind obligațiile și drepturile celor care efectuează autentificarea.

Decretul nr. 280/2025/ND-CP prevede în plus că persoana care efectuează autentificarea nu va solicita persoanei care solicită autentificarea să depună sau să prezinte originalul sau copiile documentelor deja integrate în VNeID atunci când persoana care solicită autentificarea a prezentat deja informațiile corespunzătoare din VNeID.

În cazurile în care persoana care solicită autentificarea și persoana care efectuează autentificarea pot accesa informații și documente din Baza Națională de Date a Populației sau din alte baze de date, conform prevederilor legale, persoana care efectuează autentificarea este responsabilă pentru accesarea informațiilor și documentelor din aceste baze de date și nu solicită persoanei care solicită autentificarea să prezinte originalul, o copie din registrul original sau o copie certificată a informațiilor și documentelor accesate.

Modificarea regulamentelor privind responsabilitățile Comitetelor Populare la toate nivelurile în gestionarea autentificării la nivel de stat.

În plus, Decretul nr. 280/2025/ND-CP modifică și completează articolul 43 din Decretul nr. 23/2015/ND-CP, care stipulează responsabilitățile Comitetelor Populare la toate nivelurile în gestionarea autentificării de către stat, pentru a îndeplini cerințele privind funcționarea structurii organizatorice și a activităților modelului de administrație locală pe două niveluri.

Conform Decretului nr. 280/2025/ND-CP, responsabilitățile Comitetelor Populare la toate nivelurile în gestionarea autentificării la nivel de stat sunt stipulate după cum urmează:

1. Comitetul Popular la nivel provincial exercită conducerea de stat asupra autentificării la nivel local, având următoarele atribuții și competențe:

a) Organizarea și implementarea reglementărilor legale privind autentificarea la nivel local;

b) Asigurarea îndrumării și formării profesionale în domeniul notarizării pentru oficialii și funcționarii publici care lucrează în domeniul notarizării în cadrul Comitetelor Populare la nivel de comună și pentru notarii organizațiilor notariale;

c) Organizarea diseminării și popularizării reglementărilor legale privind autentificarea; luarea de măsuri pentru remedierea situației de abuz privind cerința copiilor certificate ale documentelor la efectuarea procedurilor administrative în domeniu;

d) Aplicarea tehnologiei informației în implementarea autentificării și gestionarea stării autentificării la nivel local, îndeplinind cerințele de furnizare și schimb de informații;

d) Inspectează și supraveghează activitățile de autentificare ale Comitetelor Populare la nivel de comună și ale birourilor notariale din zonă;

e) Întocmește și publică lista semnatarilor Comitetelor Populare la nivel de comună în localitate pe portalul electronic sau site-ul web al Departamentului de Justiție și actualizează această listă atunci când apar modificări;

g) Soluționarea reclamațiilor, denunțurilor, petițiilor și feedback-ului din partea persoanelor fizice și organizațiilor și gestionarea încălcărilor administrative legate de certificare în limitele jurisdicției sale;

h) Să ia în considerare transferul total sau parțial al activității de certificare a copiilor de pe documentele originale și de certificare a semnăturilor către birouri notariale din comunele în care cel puțin un birou notarial funcționează stabil și eficient la momentul deciziei de transfer și în care biroul notarial este amplasat într-un loc rezonabil și convenabil pentru persoanele și organizațiile care au nevoie de servicii de certificare în localitate;

i) Compilează informații și statistici privind autentificarea la nivel local și raportează Ministerului Justiției , după cum este necesar. Departamentul de Justiție asistă Comitetul Popular Provincial în îndeplinirea sarcinilor prevăzute la punctele a, b, c, d, e, g, h și i și inspectează activitățile de autentificare ale Comitetelor Populare Comunale și ale birourilor notariale din provincie.

2. Comitetul Popular la nivel de comună exercită conducerea de stat asupra autentificării în raza geografică a comunei și are următoarele atribuții și competențe:

a) Gestionarea implementării sarcinilor de autentificare, astfel cum este prevăzut în prezentul decret;

b) Să disemineze informații, să promoveze conștientizarea și să încurajeze publicul să respecte reglementările legale privind autentificarea;

c) Eliberarea de copii certificate de pe tranzacția originală autentificată;

d) Soluționarea reclamațiilor, denunțurilor, petițiilor și feedback-urilor din partea persoanelor fizice și organizațiilor și gestionarea încălcărilor administrative legate de autentificare în limitele jurisdicției sale;

d) Să compileze informații și statistici privind procesul de certificare și să raporteze Departamentului de Justiție, după cum este necesar.

Biroul Consiliului Popular și Comitetul Popular, în coordonare cu Centrul de Servicii Administrative Publice, asistă Comitetul Popular la nivel de comună în îndeplinirea sarcinilor prevăzute la punctele a, b și c. Președintele Comitetului Popular la nivel de comună sau persoana autorizată sau desemnată să îndeplinească sarcina de autentificare conform prescripțiilor trebuie să notifice Departamentului de Justiție cu privire la modelul de semnătură utilizat la semnarea documentelor de autentificare.

Decretul nr. 280/2025/ND-CP completează, de asemenea, dispozițiile tranzitorii din articolul 47 din Decretul nr. 23/2015/ND-CP după cum urmează:

Pentru tranzacțiile certificate la Departamentul de Justiție sau la Comitetul Popular la nivel de comună înainte de 1 iulie 2025, modificarea, suplimentarea, anularea tranzacțiilor, corectarea erorilor din tranzacțiile certificate și eliberarea copiilor certificate de pe tranzacțiile certificate originale se efectuează la Comitetul Popular la nivel de comună care păstrează înregistrările de certificare a tranzacțiilor.

Registrele pentru certificarea copiilor de pe originale, registrele pentru certificarea semnăturilor/amprentelor digitale, registrele pentru certificarea semnăturilor traducătorilor și registrele pentru certificarea tranzacțiilor care au fost înființate înainte de data intrării în vigoare a prezentului decret (1 noiembrie 2025) vor continua să fie utilizate până la 31 decembrie 2025.

Phuong Nhi

Sursă: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm