Modificarea și completarea unui număr de regulamente privind autentificarea

(Chinhphu.vn) - O serie de noi reglementări privind autentificarea au fost emise prin Decretul Guvernului nr. 280/2025/ND-CP din 27 octombrie 2025.

Decretul nr. 280/2025/ND-CP de modificare și completare a unui număr de regulamente privind autentificarea.

Guvernul a emis Decretul nr. 280/2025/ND-CP din 27 octombrie 2025 pentru modificarea și completarea unor articole din Decretul nr. 23/2015/ND-CP privind emiterea de copii de pe originale, certificarea copiilor de pe originale și certificarea semnarea și autentificarea contractelor, tranzacțiilor, cu modificările ulterioare, completat prin Decretul nr. 07/2025/ND-CP.

Conform noilor reglementări din Decretul nr. 280/2025/ND-CP, certificarea unei copii de pe original înseamnă că autoritatea, organizația sau persoana competentă, așa cum este prevăzută în prezentul decret, pe baza originalului, certifică faptul că respectiva copie este conformă cu originalul.

Certificarea semnăturii este actul unei agenții, organizații sau persoane competente, așa cum este prevăzut în prezentul decret, de a certifica faptul că semnătura dintr-un document sau hârtie este semnătura persoanei care solicită certificarea.

Autentificarea tranzacțiilor este actul unei persoane competente, așa cum este prevăzut în prezentul decret, care certifică momentul și locul încheierii tranzacției civile, capacitatea actului civil, voința voluntară, semnătura sau amprenta digitală a părților care participă la tranzacția civilă.

Extinderea domeniului de aplicare al certificării

În special, Decretul nr. 280/2025/ND-CP a modificat și completat clauza 9 a articolului 2 din Decretul 23/2015/ND-CP în direcția extinderii subiectelor certificării.

Mai exact, persoana care efectuează certificarea este Președintele Comitetului Popular al comunei, secției sau zonei speciale (Comitetul Popular la nivel de comună); persoana autorizată sau desemnată să îndeplinească sarcina de certificare conform regulamentelor; notarul notarial, al Biroului Notarial (organizația de practică notarială); funcționarul diplomatic , funcționarul consular al agenției de reprezentare diplomatică, al agenției de reprezentare consulară și al altor agenții autorizate să îndeplinească funcții consulare ale Vietnamului în străinătate (Agenția de reprezentare).

Astfel, comparativ cu vechile reglementări, Decretul nr. 280/2025/ND-CP extinde subiectele certificării pentru a include persoane autorizate sau desemnate să îndeplinească sarcini de certificare conform reglementărilor.

Modificări ale regulamentelor privind autoritatea și responsabilitatea de certificare

Decretul nr. 280/2025/ND-CP modifică și completează, de asemenea, reglementările privind autoritatea și responsabilitatea certificării în direcția definirii clare a responsabilităților fiecărui subiect care efectuează certificarea. Mai exact:

1. Președintele Comitetului Popular la nivel de comună are autoritatea și responsabilitatea de a:

a) Să certifice copii de pe originale ale documentelor și documentelor emise sau certificate de agențiile și organizațiile competente din Vietnam; agențiile și organizațiile competente din țări străine; agențiile și organizațiile competente din Vietnam în asociere cu agențiile și organizațiile competente din țări străine;

b) Autentificarea semnăturilor în documente și înscrisuri;

c) Autentifică semnătura traducătorului în documente și lucrări din limbi străine în vietnameză și din vietnameză în limbi străine;

d) Certificarea tranzacțiilor privind bunuri mobile;

d) Certificarea tranzacțiilor aferente drepturilor de utilizare a terenurilor, conform prevederilor legislației privind terenurile;

e) Certifica tranzacțiile imobiliare conform prevederilor legii privind locuințele;

g) Succesiune;

h) Certificarea documentelor prin care se refuză primirea moștenirii;

i) Certificarea documentelor privind partajul moștenirii ca bunuri specificate la punctele d, dd și e de mai sus.

2. Președintele Comitetului Popular la nivel de comună dirijează și organizează implementarea activităților de certificare în zonă.

Autorizarea și atribuirea efectuării certificărilor specificate în Clauza 1, precum și semnarea și utilizarea sigiliilor la efectuarea certificărilor se efectuează în conformitate cu prevederile legii privind organizarea autorităților locale, legii privind organizarea agențiilor specializate pe lângă Comitetele Populare la nivel de comună și legilor relevante.

3. Agenția reprezentativă are autoritatea și responsabilitatea de a autentifica aspectele specificate la punctele a, b și c, clauza 1. Funcționarul diplomatic sau consular va semna, certifica și va aplica sigiliul agenției reprezentative.

4. Notarii au autoritatea și responsabilitatea de a autentifica aspectele specificate la punctele a, b și c, clauza 1, de a semna autentificarea și de a aplica sigiliul organizației notariale.

5. Certificarea nu depinde de domiciliul persoanei care solicită certificarea în următoarele cazuri:

a) Copii certificate de pe originale, semnături certificate;

b) Certificarea tranzacțiilor privind bunuri mobile;

c) Certificarea testamentelor și a documentelor prin care se refuză primirea unei moșteniri;

d) Certificarea documentelor de autorizare aferente executării drepturilor utilizatorilor de terenuri și locuințe;

d) A certifica modificarea, adăugarea și anularea tranzacțiilor specificate la punctele b, c și d din prezenta secțiune.

6. Certificarea tranzacțiilor privind drepturile de folosință asupra terenurilor se efectuează la Comitetul Popular al comunei în care se află terenul, certificarea tranzacțiilor locative se efectuează la Comitetul Popular al comunei în care se află locuința, cu excepția cazurilor specificate la punctul 5.

Persoana care solicită autentificarea nu trebuie să fie obligată să prezinte originale sau copii ale documentelor integrate pe VNeID.

În același timp, Decretul nr. 280/2025/ND-CP completează și reglementările privind obligațiile și drepturile persoanei care efectuează certificarea.

Decretul nr. 280/2025/ND-CP prevede în continuare: persoana care efectuează autentificarea nu solicită persoanei care solicită autentificarea să depună sau să prezinte originalul sau o copie a documentelor și documentelor integrate în VNeID atunci când persoana care solicită autentificarea a prezentat informațiile corespunzătoare din VNeID.

În cazul în care persoana care solicită certificările și persoana care efectuează certificarea pot exploata informații și documente din Baza Națională a Populației sau din alte baze de date, în condițiile legii, persoana care efectuează certificarea este responsabilă pentru exploatarea informațiilor și documentelor din aceste baze de date și nu solicită persoanei care solicită certificarea să prezinte originalul, o copie din carnetul original sau o copie certificată a informațiilor și documentelor exploatate.

Modificarea regulamentelor privind responsabilitățile Comitetelor Populare la toate nivelurile în managementul de stat al autentificării

În plus, Decretul nr. 280/2025/ND-CP modifică și completează articolul 43 din Decretul nr. 23/2015/ND-CP care reglementează responsabilitățile Comitetelor Populare la toate nivelurile în gestionarea autentificării de către stat pentru a îndeplini cerințele privind organizarea și funcționarea modelului de administrație locală pe 2 niveluri.

Conform Decretului nr. 280/2025/ND-CP, responsabilitățile Comitetelor Populare la toate nivelurile în gestionarea autentificării de către stat sunt prevăzute după cum urmează:

1- Comitetul Popular la nivel provincial îndeplinește gestionarea certificării la nivel local, având următoarele atribuții și competențe:

a) Organizarea implementării documentelor juridice privind certificarea la nivel local;

b) Să ofere îndrumări și instruire privind competențele de certificare pentru oficialii și funcționarii publici care lucrează în domeniul certificării în cadrul Comitetelor Populare la nivel de comună și notarii din cadrul organizațiilor de practică notarială;

c) Organizarea de propagandă și diseminare a reglementărilor legale privind certificarea; luarea de măsuri pentru remedierea situației de abuz privind cerința de a emite copii certificate ale documentelor și documentelor la efectuarea procedurilor administrative în domeniu;

d) Aplicarea tehnologiei informației în efectuarea certificării și gestionarea de stat a certificării în cadrul activității locale, îndeplinind cerințele privind furnizarea și schimbul de informații;

d) Inspectează și examinează activitățile de certificare ale Comitetelor Populare la nivel de comună și ale organizațiilor notariale din zonă;

e) Întocmește și postează lista semnatarilor certificatori ai Comitetelor Populare la nivel de comună în localitate pe Portalul Informațional Electronic sau Pagina Informațională Electronică a Departamentului de Justiție și actualizează această listă atunci când apar modificări;

g) Rezolvă reclamațiile, denunțurile, recomandările și reflecțiile din partea persoanelor fizice și organizațiilor și gestionează încălcările administrative legate de certificare în cadrul autorității;

h) Luarea în considerare a transferului total sau parțial al activității de certificare a copiilor de pe originale și de certificare a semnăturilor către organizații notariale din localitățile la nivel de comună, unde există cel puțin o organizație notarială care funcționează stabil și eficient la momentul luării deciziei privind transferul. Organizațiile notariale sunt distribuite în mod rezonabil și convenabil pentru persoanele fizice și juridice cu nevoi de certificare din localitate;

i) Sintetiza situația și statisticile privind certificarea locală, raporta Ministerului Justiției conform prescripțiilor. Departamentul de Justiție asistă Comitetul Popular Provincial în îndeplinirea sarcinilor specificate la punctele a, b, c, d, e, g, h și i și inspectează activitățile de certificare ale Comitetului Popular Comunal și ale organizațiilor notariale din zonă.

2. Comitetul Popular la nivel de comună efectuează gestionarea de stat a certificării în raza de competență la nivel de comună, având următoarele atribuții și competențe:

a) Gestionează implementarea sarcinilor de certificare, așa cum este prevăzut în prezentul decret;

b) Propagarea, diseminarea și mobilizarea populației pentru respectarea reglementărilor legale privind certificarea;

c) Să elibereze copii certificate ale tranzacției certificate originale;

d) Rezolvă reclamațiile, denunțurile, recomandările și reflecțiile din partea persoanelor fizice și organizațiilor și gestionează încălcările administrative legate de certificare în cadrul autorității;

d) Sintetiza situația și compila statistici privind rapoartele certificate către Departamentul de Justiție, conform reglementărilor.

Biroul Consiliului Popular și al Comitetului Popular colaborează cu Centrul de Servicii Administrative Publice pentru a asista Comitetul Popular la nivel de comună în îndeplinirea sarcinilor specificate la punctele a, b și c. Președintele Comitetului Popular la nivel de comună, persoana autorizată sau desemnată să îndeplinească sarcina de certificare conform regulamentului, trebuie să notifice Departamentului de Justiție modelul de semnătură utilizat la semnarea certificării.

Decretul nr. 280/2025/ND-CP completează, de asemenea, prevederile articolului 47 din Decretul nr. 23/2015/ND-CP privind dispozițiile tranzitorii în sensul:

Pentru tranzacțiile certificate la Departamentul de Justiție și Comitetul Popular la nivel de comună înainte de 1 iulie 2025, modificarea, suplimentarea, anularea tranzacțiilor, corectarea erorilor din tranzacțiile certificate și eliberarea copiilor certificate de pe tranzacțiile certificate originale se vor efectua la Comitetul Popular la nivel de comună care păstrează înregistrările de certificare a tranzacțiilor.

Copiile certificate de pe originale, registrele de certificare a semnăturilor/adreselor, registrele de certificare a semnăturilor traducătorilor și registrele de certificare a tranzacțiilor înființate înainte de data intrării în vigoare a prezentului decret (1 noiembrie 2025) vor continua să fie utilizate până la 31 decembrie 2025.

Phuong Nhi

Sursă: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm