Оцифровка данных: повышение полезности, безопасности и ценности знаний о Бакнине

Оцифровка данных — это не только история трансформации методов хранения, но и стратегический шаг вперёд в управлении знаниями в современных государственных структурах. В Бакнине оцифровка исторических архивов даёт очевидные результаты: более 3,6 миллионов страниц документов были преобразованы в электронные данные, что упрощает поиск информации для людей и организаций, сокращает время обработки в десятки раз, одновременно повышая безопасность и юридическую ценность. Из громоздкого бумажного архива Бакнинь создаёт «цифровое хранилище знаний» — платформу для электронного правительства, цифровой экономики и цифрового общества в цифровую эпоху.

Если раньше поиск личного дела, административного решения или данных аспиранта занимал часы поиска в бумажном хранилище, то теперь достаточно нескольких ключевых слов и нескольких минут работы, чтобы система выдала точные, полные и юридически значимые результаты. Случай с г-жой Нгуен Тхи Тху Хыонг, учительницей средней школы Нго Си Льен, является типичным примером: по поисковой команде «Решение о завершении стажировки г-жи Нгуен Тхи Тху Хыонг» файл за 1993 год был найден менее чем за три минуты. Или, как г-жа Фам Тхи Нгок Ха, учительница средней школы Нгок Сон, легко нашла список выпускников 1969–1985 годов всего за несколько поисковых запросов.

С 2022 по 2024 год Министерство внутренних дел провинции Бакнинь совместно с консалтинговым отделом внедрило программное обеспечение для управления электронным архивом, усовершенствовав функции ввода данных, поиска, авторизации доступа и мониторинга изменений. Было оцифровано более 31 300 документов, что эквивалентно 3,3 миллионам страниц формата А4, в основном директивных и административных документов Народного комитета провинции, а также ведомств и отделений за период с 1948 по 2014 год. Ежегодно к системе обращаются в среднем более миллиона пользователей, совершается 1500 онлайн-запросов на доступ к файлам, что свидетельствует об эффективности практического применения электронного архива.

По словам г-на Данг Куанг Сона, директора Центра исторических архивов № 1 провинции Бакнинь, цифровые технологии позволяют сократить время поиска в 20–30 раз по сравнению с прежними сроками, обеспечивая при этом безопасность благодаря контролю доступа, авторизации пользователей и регистрации истории изменений. «Каждый найденный документ — это не только административный документ, но и часть сохранённой памяти, возрождённая юридическая ценность и свидетельство эффективности цифровой трансформации», — подчеркнул г-н Сон.

Создание цифровой базы знаний — сохранение ценности

Проект оцифровки архивных документов направлен не только на улучшение методов работы, но и на трансформацию модели «традиционных архивов» в «современную модель управления знаниями». На основе отдельного хранилища документов Центр исторических архивов № 1 провинции Бакнинь создал взаимосвязанную экосистему данных, где каждый документ, постановление, официальное донесение и дело государственного служащего маркированы и связаны по времени, издательскому органу, области и теме. Создание «Архива знаний» помогает пользователям использовать информацию в контексте, открывая возможности для анализа, сбора статистических данных и применения данных в различных целях: администрировании, исследованиях, образовании , культуре и праве.

Однако процесс оцифровки сталкивается с множеством трудностей. Некоторым документам уже несколько десятилетий, и их физическое состояние ухудшилось, что затрудняет сканирование, идентификацию и исправление данных. Многие документы не имеют аннотаций, а формат не унифицирован, что требует трудоемкой деловой обработки. Кроме того, утверждение процесса, оценка и приемка оцифрованных продуктов в соответствии с действующими правилами также занимают много времени, что сказывается на ходе работ. С другой стороны, поскольку сервер хранения находится в Департаменте науки и технологий, при возникновении проблем с линией передачи данных эксплуатация временно прерывается. На сегодняшний день скорость оцифровки документов достигла лишь около 75% от общего объема документов, хранящихся в хранилище (по состоянию на 2020 год), в то время как каждый год в Центр по-прежнему поступает большой объем новых документов.

Чтобы преодолеть это ограничение и продолжить расширение масштабов, Народный комитет провинции Бакнинь одобрил проект «Оцифровка документов Провинциального исторического архива на период 2025–2029 годов» с общим бюджетом около 23 миллиардов донгов. Цель проекта — оцифровать дополнительно 3,8 миллиона страниц формата А4 административных документов Народного комитета провинции, а также его департаментов и отделений. Это важный шаг на пути к созданию цифрового хранилища административных данных провинции и переходу к модели «Электронное правительство — электронное хранилище — обслуживание электронных граждан».

Согласно плану, Министерство внутренних дел возьмет на себя ведущую роль в реализации и координации работы с соответствующими ведомствами и подразделениями для обеспечения точности, полноты и безопасности данных. Исторический архивный центр № 1 провинции Бакнинь отвечает за выбор надежных технологических партнеров, организацию специализированных групп по оцифровке и содействие коммуникации для граждан в использовании оцифрованных данных. К середине 2025 года Центр оцифровал более 330 000 страниц документов Народного комитета провинции, а также Министерства образования и профессиональной подготовки, Министерства науки и технологий, создав основу для следующего этапа.

Отличительной чертой модели Бакнинь является интеграция инфраструктуры цифрового хранения данных с многоуровневой децентрализованной системой безопасности. Система не только обеспечивает быстрый поиск, но и отслеживает журналы доступа, выявляет аномалии и обеспечивает полную защиту исходных данных. Это важный критерий в контексте реализации правительством Национальной стратегии в области данных до 2030 года, которая требует от местных органов власти преобразования модели хранения данных с «хранения документов» на «управление данными».

В более широком смысле, Бакнинь формирует модель интеллектуального хранения, в которой данные прошлого становятся ресурсом будущего. Оцифровка, связывание и защита исторических документов не только служит административной задаче, но и служит основой для аналитических приложений, прогнозирования, политических исследований и местного исторического образования.

В целом, проект оцифровки архивов Бакниня демонстрирует устойчивый подход к цифровой трансформации: не только «превращает бумагу в данные», но и «превращает документы в знания, а знания — в ценности». Когда весь процесс архивирования, поиска и управления документами автоматизирован и прозрачен, Бакнинь не только сохраняет местную административную память, но и создаёт платформу данных для «умного» правительства, более эффективно обслуживая людей и бизнес в цифровую эпоху.

Центр научно-технической коммуникации

Источник: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm