Främja digitaliseringen av arkivdokument för att gynna partikommittéernas verksamhet

Nationellt simultant implementering av digital transformation inom lagring

I och med genomförandet av politbyråns och det centrala partisekretariatets resolutioner och slutsatser om omorganisation av apparaten och administrativa enheter har arbetet med att samla in, redigera och digitalisera arkivdokument blivit mer brådskande än någonsin.

(Illustration)

Lokala myndigheter planerade och utfärdade snabbt föreskrifter och procedurer för att hantera och driva det interna nätverkssystemet. Informationsteknologisk infrastruktur investerades samtidigt; många dataintegrationscenter vid provinsiella och kommunala partikommittéer utrustades med moderna servrar, nätverks- och säkerhetsutrustning, vilket uppfyllde standarderna och riktlinjerna från det centrala partikontoret.

Inte bara på provinsiell nivå har det operativa ledningssystemet, programvara för digitala filer, 3.0-databasen för partimedlemmar, digitala signaturer och delade applikationer implementerats på kommunnivå – vilket säkerställer att 100 % av provinsiella och kommunala partikommittéer tillämpas. Elektroniska dokument, sändning och mottagning, bearbetning av digitala dokument, datalagring och hantering av partimedlemmars filer är i stor utsträckning implementerade.

Digitalisering hjälper till att bearbeta arbete snabbt samtidigt som dokumentation bevaras hållbart.

Övergången från papperslagring till en digital miljö medför många uppenbara fördelar: Partiets handlingar, dokument och arbetsdokument – inklusive de som skapats under processen att organisera och slå samman myndigheter – är alla redigerade, centralt lagrade, lätta att söka upp, säkra och utnyttjas vid behov. På vissa platser har partikommittékontor färdigställt databaser och tagit i bruk ett digitalt lagringssystem, vilket hjälper ledare att snabbt komma åt dem när de leder arbetet.

Dessutom bidrar digitalisering till att förbättra lagringsdisciplinen: varningar minskar förlust och felplacering av originaldokument, särskilt när enheter omorganiseras eller sammanfogas – ett problem som anses vara högrisk om traditionella manuella metoder fortfarande tillämpas.

Utmaningar kvarstår vid utbredd spridning

Den omfattande digitaliseringsprocessen möter dock fortfarande betydande hinder. På många platser är mängden dokument som finns kvar innan omorganisationen av apparaten mycket stor, ännu inte redigerad – vilket leder till risk för förlust eller förläggning vid lagring eller konvertering. På kommun- och valkretsnivå före sammanslagningen, såväl som i de distrikt och enheter som har upplösts, är insamlingen och digitaliseringen av dokument fortfarande inte grundlig. Vissa partiorganisationer och enheter saknar specialiserad arkivpersonal, utrustning och elektroniska arkiv – vilket orsakar många begränsningar i konverteringen.

Därför är partikommittéerna skyldiga att strikt tillämpa: från att skapa arbetsregister, skicka in dokument till arkiv, till att redigera och digitalisera dokument som uppstår från och med den 1 juli 2025. Samtidigt är det nödvändigt att tydligt definiera personliga ansvarsområden - chefer för partikommittéer, myndigheter och partiorganisationer - för att säkerställa att arkivdata är fullständiga och säkra.

Vissa orter, såsom Tuyen Quangs provinsiella partikommitté, har specificerade skriftliga föreskrifter – som kräver överlämning av alla gamla filer och dokument; redigering, digitalisering och hantering av eftersläpande dokument från omorganiserade enheter.

Digitalisering – ett nödvändigt steg för att modernisera ledarskap och riktning

Med stark beslutsamhet anses digitalisering av arkiv vara en viktig lösning för partikommittéer på alla nivåer för att säkerställa effektiviteten och ändamålsenligheten i ledarskapets arbete – särskilt i samband med att organisationen ständigt omorganiseras och förändras. När data hanteras centralt och regelbundet uppdateras kan ledare snabbt och korrekt få tillgång till, söka upp och använda dokument och information, vilket stöder snabb riktning och ledning.

Att investera i digital infrastruktur, tillämpa informationsteknik, skapa delade datalager och driva programvara för synkron lagringshantering är en viktig del av processen att modernisera partiets ledningsapparat – vilket bidrar till att säkerställa transparens, säkerhet och mer bekvämlighet för ledning, expertis och historiskt bevarande.

Nguyen Bach

Källa: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/day-manh-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-de-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy/20251208050141548